هزینه‌های معوق¶
هزینه‌های معوق و پیش‌پرداخت‌ها (که به عنوان هزینه‌های پیش‌پرداخت شده نیز شناخته می‌شوند) هر دو هزینه‌هایی هستند که قبلاً برای محصولات یا خدماتی که هنوز دریافت نشده‌اند، رخ داده‌اند.
اینگونه هزینه‌ها برای شرکتی که آنها را پرداخت می‌کند دارایی محسوب می‌شوند، زیرا قبلاً برای محصولات و خدمات پرداخت کرده است اما یا هنوز آنها را دریافت نکرده یا هنوز از آنها استفاده نکرده است. شرکت نمی‌تواند آنها را در صورت سود و زیان جاری، یا صورت درآمد، گزارش دهد، زیرا پرداخت‌ها در آینده به‌طور مؤثر هزینه خواهند شد.
این هزینه‌های آتی باید در ترازنامه شرکت معوق شوند تا زمانی که بتوان آنها را، یک‌باره یا طی یک دوره تعریف‌شده، در صورت سود و زیان شناسایی کرد.
برای مثال، فرض کنید ما ۱۲۰۰ دلار را یک‌جا برای یک سال بیمه پرداخت می‌کنیم. هزینه را هم‌اکنون پرداخت کرده‌ایم اما هنوز از خدمات استفاده نکرده‌ایم. بنابراین، این هزینه جدید را در یک حساب پیش‌پرداخت ثبت می‌کنیم و تصمیم می‌گیریم آن را به‌صورت ماهانه شناسایی کنیم. هر ماه، برای ۱۲ ماه آینده، ۱۰۰ دلار به عنوان هزینه شناسایی خواهد شد.
ماژول حسابداری هزینه‌های معوق را با توزیع آنها در چند ثبت که به‌صورت دوره‌ای ارسال می‌شوند، مدیریت می‌کند.
توجه
سرور روزی یکبار بررسی می‌کند که آیا سندی باید ثبت شود. سپس ممکن است تا ۲۴ ساعت طول بکشد تا تغییری از وضعیت پیش‌نویس به ثبت شده مشاهده کنید.
پیکربندی¶
اطمینان حاصل کنید برای کسب‌وکار شما، تنظیمات پیش‌فرض به درستی پیکربندی شده‌اند. برای انجام این کار، به بروید. گزینه‌های زیر در دسترس هستند:
- دفتر روزنامه
اسناد حسابداری انتقالی در این دفتر روزنامه ثبت می‌شوند.
- هزینه معوق
هزینه‌ها تا زمان شناسایی در این حساب دارایی جاری معوق می‌شوند.
- ایجاد ثبت‌های حسابداری
زمانی که یک صورت‌حساب فروشنده را ارسال می‌کنید، سازمان‌یار به‌طور پیش‌فرض به‌طور خودکار ثبت‌های معوق را تولید می‌کند. همچنین می‌توانید با انتخاب گزینه دستی و گروهی، آنها را به‌صورت دستی تولید کنید.
- بر اساس
فرض کنید یک صورت‌حساب ۱۲۰۰ دلاری باید طی ۱۲ ماه معوق شود.
گزینه ماه، ۱۰۰ دلار را برای هر ماه به نسبت تعداد روزهای آن ماه محاسبه می‌کند (مثلاً ۵۰ دلار برای ماه اول اگر تاریخ شروع روی ۱۵ام ماه تنظیم شده باشد).
گزینه ماه‌های کامل هر ماه شروع شده را کامل در نظر می‌گیرد (مثلاً ۱۰۰ دلار برای ماه اول حتی اگر تاریخ شروع روی ۱۵ام ماه تنظیم شده باشد)؛ این یعنی با گزینه ماه‌های کامل، ۱۰۰ دلار کامل در ماه ناقص اول شناسایی می‌شود و نیازی به ماه سیزدهم برای شناسایی باقیمانده (مانند وقتی که از گزینه ماه استفاده می‌شود)، نیست.
گزینه روزها مبالغ مختلف را بسته به تعداد روزهای هر ماه محاسبه می‌کند (مثلاً حدود ۱۰۲ دلار برای ژانویه و حدود ۹۲ دلار برای فوریه).
ایجاد ثبت‌های تعویقی حسابداری هنگام تأیید¶
نکته
اطمینان حاصل کنید که فیلدهای تاریخ شروع و تاریخ پایان در تب ردیف‌های فاکتور قابل مشاهده باشند. در بیشتر موارد، تاریخ شروع باید در همان ماه تاریخ صورت‌حساب باشد. ثبت‌های هزینه معوق از تاریخ صورت‌حساب ارسال می‌شوند و بر این اساس در گزارش نمایش داده می‌شوند.
برای هر ردیف از صورت‌حساب که باید معوق شود، تاریخ‌های شروع و پایان دوره معوق را مشخص کنید.
اگر فیلد تولید ثبت‌ها روی هنگام تأیید فاکتور/صورت‌حساب تنظیم شده باشد، سازمان‌یار به‌طور خودکار ثبت‌های معوق را هنگام تأیید صورت‌حساب تولید می‌کند. برای مشاهده آنها، روی دکمه هوشمند ثبت‌های معوق کلیک کنید.
یک ثبت، با تاریخ همان روز تاریخ حسابداری صورت‌حساب، مبالغ صورت‌حساب را از حساب هزینه به حساب معوق معوق می‌کند. سایر ثبت‌ها، ثبت‌های معوق هستند که ماه به ماه، مبالغ صورت‌حساب را از حساب معوق به حساب هزینه منتقل می‌کنند تا هزینه شناسایی شود.
Example
می‌توانید صورت‌حساب ژانویه به مبلغ ۱۲۰۰ دلار را طی ۱۲ ماه با مشخص کردن تاریخ شروع ۰۱/۰۱/۲۰۲۳ و تاریخ پایان ۱۲/۳۱/۲۰۲۳ معوق کنید. در پایان آگوست، ۸۰۰ دلار به عنوان هزینه شناسایی می‌شود و ۴۰۰ دلار در حساب معوق باقی می‌ماند.
گزارش‌گیری¶
گزارش هزینه معوق یک نمای کلی از ثبت‌های معوق لازم برای هر حساب را محاسبه می‌کند. برای دسترسی به آن، به بروید.
برای مشاهده آیتم‌های دفتر روزنامه هر حساب، روی نام حساب کلیک کرده و سپس روی آیتم‌های دفتر روزنامه کلیک کنید.
توجه
فقط صورت‌حساب‌هایی که تاریخ حسابداری آنها پیش از پایان دوره گزارش باشد، در نظر گرفته می‌شوند.
ایجاد دستی ثبت‌های دفتر روزنامه گروهی¶
اگر درآمدهای تعویقی زیادی دارید و می‌خواهید تعداد ثبت‌های دفتر روزنامه ایجاد شده را کاهش دهید، می‌توانید اسناد حسابداری آتی را به صورت دستی ایجاد کنید. برای انجام این کار، فیلد ایجاد ثبت‌های دفتر روزنامه را در تنظیمات روی دستی و گروهی تنظیم کنید. با این کار سازمان‌یار مبالغ تعویقی را در یک سند حسابداری واحد تجمیع می‌کند.
در پایان هر ماه، به گزارش هزینه‌های معوق بروید و روی دکمه تولید ثبت‌ها کلیک کنید. این کار دو ثبت معوق ایجاد می‌کند:
یکی با تاریخ پایان ماه که برای هر حساب، تمام مبالغ معوق آن ماه را تجمیع می‌کند. این بدان معناست که در پایان آن دوره، بخشی از هزینه معوق شناسایی می‌شود.
برگشت این سند حسابداری ایجاد شده، به تاریخ روز بعد (یعنی اولین روز ماه بعد) برای لغو سند قبلی.
Example
دو صورت‌حساب وجود دارد:
صورت‌حساب A: ۱۲۰۰ دلار که باید از ۰۱/۰۱/۲۰۲۳ تا ۱۲/۳۱/۲۰۲۳ معوق شود
صورت‌حساب B: ۶۰۰ دلار که باید از ۰۱/۰۱/۲۰۲۳ تا ۱۲/۳۱/۲۰۲۳ معوق شود
- در ژانویه
در پایان ژانویه، پس از کلیک بر روی دکمه ایجاد ثبت‌ها، اسناد حسابداری زیر وجود دارد:
سند ۱ به تاریخ ۳۱ ژانویه:
ردیف ۱: حساب هزینه ۱۲۰۰- ۶۰۰- = ۱۸۰۰- (لغو مجموع هر دو صورت‌حساب)
ردیف ۲: حساب هزینه ۱۰۰ + ۵۰ = ۱۵۰ (شناسایی ۱/۱۲ از صورت‌حساب A و صورت‌حساب B)
ردیف ۳: حساب انتقالی ۱۸۰۰ - ۱۵۰ = ۱۶۵۰ (مبلغی که هنوز باید بعداً به تعویق انداخته شود)
سند ۲ به تاریخ ۱ فوریه، برگشت سند قبلی:
ردیف ۱: حساب هزینه ۱۸۰۰
ردیف ۲: حساب انتقالی ۱۵۰-
ردیف ۳: حساب هزینه ۱۶۵۰-
- در فوریه
در پایان فوریه، پس از کلیک بر روی دکمه ایجاد ثبت‌ها، اسناد حسابداری زیر وجود دارد:
سند ۱ به تاریخ ۲۸ فوریه:
ردیف ۱: حساب هزینه ۱۲۰۰- ۶۰۰- = ۱۸۰۰- (لغو مجموع هر دو صورت‌حساب)
ردیف ۲: حساب هزینه ۲۰۰ + ۱۰۰ = ۳۰۰ (شناسایی ۲/۱۲ از صورت‌حساب A و صورت‌حساب B)
ردیف ۳: حساب انتقالی ۱۸۰۰ - ۳۰۰ = ۱۵۰۰ (مبلغی که هنوز باید بعداً به تعویق انداخته شود)
سند ۲ به تاریخ ۱ مارس، برگشت سند قبلی.
- از مارس تا اکتبر
همین محاسبه برای هر ماه تا اکتبر انجام می‌شود.
- در نوامبر
در پایان نوامبر، پس از کلیک بر روی دکمه ایجاد ثبت‌ها، اسناد حسابداری زیر وجود دارد:
سند ۱ به تاریخ ۳۰ نوامبر:
ردیف ۱: حساب هزینه ۱۲۰۰- ۶۰۰- = ۱۸۰۰- (لغو مجموع هر دو صورت‌حساب)
ردیف ۲: حساب هزینه ۱۱۰۰ + ۵۵۰ = ۱۶۵۰ (شناسایی ۱۱/۱۲ از صورت‌حساب A و صورت‌حساب B)
ردیف ۳: حساب انتقالی ۱۸۰۰ - ۱۶۵۰ = ۱۵۰ (مبلغی که هنوز باید بعداً به تعویق انداخته شود)
سند ۲ به تاریخ ۱ دسامبر، برگشت سند قبلی.
- در دسامبر
نیازی به تولید ثبت‌ها در دسامبر نیست. در واقع، اگر محاسبات را برای دسامبر انجام دهیم، مبلغ معوق برابر با ۰ خواهیم داشت.
- در مجموع
اگر همه چیز را تجمیع کنیم، خواهیم داشت:
صورت‌حساب A و صورت‌حساب B
دو سند حسابداری (یکی برای انتقال و یکی برای برگشت) برای هر ماه از ژانویه تا نوامبر
بنابراین، با وجود سازوکار برگشتی، در پایان دسامبر، صورت‌حساب‌های A و B تنها یک بار به‌طور کامل به عنوان هزینه شناسایی می‌شوند، علی‌رغم تمام ثبت‌های ایجاد شده.