قراردادها

Every employee in Odoo is required to have a running contract in order to be paid. A contract outlines the terms of an employee's position, their compensation, working hours, and any other details about their position.

مهم

Contract documents (PDFs) are uploaded and organized using the Documents application, and are signed using the Sign application. Ensure these applications are installed to send and sign contracts. Please refer to the اسناد and امضاء documentation.

To view the employee contracts, go to the Payroll app ◄ Contracts ◄ Contracts from the top menu. All employee contracts, and their current contract status, are displayed in a list view, by default. The list view displays running contracts, contracts that require action, expired contracts, and cancelled contracts.

توجه

لیست قرارداد در برنامه حقوق و دستمزد با لیست قراردادها در برنامه کارمندان مطابقت دارد.

In order for an employee to be paid, an active contract is required. If a new contract is needed, click the Create button on the Contracts dashboard. A contract form appears where the information can be entered.

فرم قرارداد جدید

بخش اطلاعات عمومی

• شماره ارجاع قرارداد: نام یا عنوان قرارداد را وارد کنید، مانند قرارداد علیرضا غضنفری. این فیلد الزامی است.

• Employee: using the drop-down menu, select the employee that the contract applies to.

• Contract Start Date: the date the contract starts. To choose a date, click the drop-down menu, navigate to the correct month and year with the < > (arrow) icons, then click on the desired date. This field is required.

• Contract End Date: if the contract has a specific end date, click the drop-down menu, navigate to the correct month and year with the < > (arrow) icons, then click on the desired date.

• برنامه کاری: یکی از برنامه‌های موجود را از منوی باز شده انتخاب کنید. این فیلد الزامی است.

  نکته

  The Working Schedule drop-down menu displays all the working schedules for the selected company. To modify or add to this list, go to Payroll app ◄ Configuration ◄ Working Schedules. Click New, and create a new working schedule, or click on an existing working schedule and make edits.

• Work Entry Source: select how the work entries are generated. This field is required. Click the radio button next to the desired selection. The options are:

  • Working Schedule: work entries are generated based on the selected Working Schedule.

  • Attendances: work entries are generated based on the employee's check-in records in the Attendances application. (This requires the Attendances application).

  • Planning: work entries are generated based on the planned schedule for the employee from the Planning application. (This requires the Planning application).

• Salary Structure Type: select one of the salary structure types from the drop-down menu. The default salary structure types are Employee or Worker. A new salary structure type can be created, if needed.

• Department: select the department the contract applies to from the drop-down menu.

• Job Position: select the specific job position the contract applies to from the drop-down menu.

  توجه

  If the selected Job Position has a contract template linked to it with a specific Salary Structure Type, the Salary Structure Type changes to the one associated with that Job Position.

• Wage on Payroll: enter the employee's monthly wage.

• Contract Type: choose either Permanent, Temporary, Seasonal, Full-Time, or Part-Time from the drop-down menu.

نکته

منوی کشویی برنامه کاری تمام ساعات کاری موجود برای شرکت را نشان می‌دهد. برای اصلاح یا افزودن برنامه جدید به این لیست وارد مسیر حقوق و دستمزد ◄ پیکربندی ◄ ساعات کاری شوید، یک برنامه کار جدید ایجاد کنید و یا یکی از برنامه‌های موجود را انتخاب کرده و آن را ویرایش کنید.

• Yearly Cost (Real): this field automatically updates after the Schedule Pay and Wage fields are entered. This amount is the total yearly cost for the employer. This field can be modified. However, if this is modified, the Wage field updates, accordingly. Ensure both the Wage and Yearly Cost (Real) are correct if this field is modified.

• Monthly Cost (Real): this field automatically updates after the Schedule Pay and Wage fields are entered. This amount is the total monthly cost for the employer. This field cannot be modified, and is calculated based on the Yearly Cost (Real).

  

Contract Details tab

تب جزئیات قرارداد امکان افزودن و ویرایش قرارداد، به همراه مشخص کردن قالب مورد استفاده هنگام ایجاد قرارداد جدید را فراهم می‌کند. پر کردن این فیلدها برای ایجاد قرارداد جدید الزامی است.

مهم

برای دسترسی به فیلدهای مختلف قالب قرارداد در تب جزئیات قرارداد، ماژول پیکربندی حقوق و دستمزد (hr_contract_salary) باید نصب شده باشد.

هنگامی که ماژول پیکربندی حقوق و دستمزد نصب می‌شود، ماژول‌های پیکربندی حقوق و دستمزد - تعطیلات و پیکربندی حقوق و دستمزد - حقوق و دستمزد* نیز نصب می‌شوند.

پس از نصب شدن ماژول‌ها، پایگاه داده به داشبورد اصلی هدایت می‌شود.

• Contract Template: select a pre-existing contract template from the drop-down menu. Contract templates are typically created through the configuration menu, and stored in the Documents application.

Sign section

• HR Responsible: select the person who is responsible for validating the contract from the drop-down menu. This field is required.

• New Contract Document Template: select a contract from the drop-down menu to be modified for this new employee contract. These documents are stored in the Sign application.

• Contract Update Document Template: select a contract from the drop-down menu, if the employee has an existing contract that requires updating. These documents are stored in the Sign application.

مهم

The HR Responsible, New Contract Document Template, and Contract Update Document Template fields are only visible if the Sign application is installed, along with the hr_contract_salary and hr_contract_salary_payroll modules. The Sign application is where the contract templates are stored. This application is required for an employee to sign any contract.

Accounting section

• Analytic Account: select the account the contract affects from the drop-down menu. It is recommended to check with the accounting department to ensure the correct account is selected.

Part Time section

• Part Time: tick this box if the employee is working part-time. When active, additional fields appear:

  • % (Percentage): enter the percent of time the employee works as compared to a full-time employee.

  • Standard Calendar: select the working hours that a typical full-time worker uses from the drop-down menu.

  • Part Time Work Entry Type: select the work entry type that generates the balance of a full-time working schedule.

    Example

    If a full-time employee works 40 hours a week, and the employee works 20, enter 50 in the % (Percentage) field (50% of 40 hours = 20 hours). The employee generates twenty (20) hours of work entries under the work entry type part-time, and another twenty (20) hours of work entries under the work entry type generic time off, for a total of forty (40) hours worth of work entries.

Notes section

• Notes: a text field where any notes for the employee contract are entered for future reference.

ویرایش قالب قرارداد

روی آیکون :icon:`fa-external-link` (لینک خارجی) در انتهای قالب سند قرارداد جدید یا قالب سند به‌روزرسانی قرارداد کلیک کنید تا قالب قرارداد مربوطه باز شود و تغییرات دلخواه را اعمال کنید.

Click the Upload your file button next to the corresponding document, navigate to the file, then click Open to select the document and add it to the tab.

Modifying document templates

Contracts templates can be modified at any point when changes are needed.

• برچسب‌ها: هر برچسبی که مربوط به قرارداد است را انتخاب کنید.

• فضای کار سند امضاء شده: اینجا محل ذخیره امضاءها است. یک فضای کاری از پیش پیکربندی شده انتخاب کنید یا یکی جدید ایجاد کنید. برای ایجاد فضای کاری سند امضاء شده جدید، نام فضای کاری را تایپ کرده و سپس روی ایجاد کلیک کنید تا فضای کاری جدید اضافه شود، یا روی ایجاد و ویرایش کلیک کنید تا فضای کاری اضافه شود و جزئیات فضای کاری را تغییر دهید.

• برچسب‌های سند امضاء شده: برچسب‌های مربوط به قرارداد امضاء شده را، که متفاوت از قرارداد امضاء نشده است، ایجاد یا انتخاب کنید.

• لینک ریدایرکت: برای دسترسی کارمند به قرارداد لینک ریدایرکت ایجاد کنید. لینک ریدایرکت کاربر را از یک آدرس به آدرسی دیگر منتقل می‌کند، که در اینجا همان قرارداد به‌روزرسانی شده جدید است که برای آنها نوشته شده است.

• چه کسی می‌تواند امضاء کند: یکی از گزینه‌های همه کاربران یا بر اساس دعوت را انتخاب کنید.

  • همه کاربران: هر کاربری در سازمان می‌تواند قرارداد را امضاء کند.

  • بر اساس دعوت: فقط کاربرانی که در این فیلد انتخاب شده‌اند می‌توانند قرارداد را امضاء کنند.

• کاربران دعوت شده: شخص(هایی) که می‌توانند سند را امضاء کنند انتخاب کنید.

• سند: سند ضمیمه شده را می‌توان با استفاده از آیکون :icon:`fa-pencil` (مداد) جایگزین کرد. پنجره‌ای برای انتخاب سند دیگر برای آپلود باز می‌شود. فایل باید در قالب PDF باشد. برای حذف سند آیکون :icon:`fa-trash-o` (سطل زباله) را کلیک کنید.

بعد از اینکه تمام ویرایش‌ها کامل شد، دکمه ذخیره را کلیک کنید. تمام اطلاعات قالب قرارداد انتخاب شده در فیلدهای تب اطلاعات حقوق و دستمزد نمایش داده می‌شود. تب‌های دیگر، از جمله اسناد شخصی نیز طبق نیاز فعال می‌شوند.

اسناد شخصی

این تب فقط پس از انتخاب یک کارمند ظاهر می‌شود و هر سندی که به کارمند در پرونده کارمندی‌اش مرتبط باشد را در خود جای می‌دهد. نمی‌توان به این تب سندی اضافه کرد و فقط اسنادی را نشان می‌دهد که قبلاً آپلود شده و با کارمند مرتبط هستند.

اسناد موجود در این تب قابل دانلود هستند. برای دانلود سند، بر روی آیکون :icon:`fa-download` (دانلود) کنار سند کلیک کنید.

Send the contract

Click on the following button to send the contract to the employee:

• Generate Offer: Clicking this opens a pop-up window that contains the basic information from the contract, as well as a link for the contract when using the salary configurator. Click Send to send an email to the employee, so they can sign the contract.

At the bottom of the pop-up form is a Link Expiration Date. This is the timeframe that the contract offer is valid for. By default, this field is pre-populated with 30 days, but it can be modified.

توجه

In order to send a contract using the Generate Simulation Link, there must be a signature field in the contract PDF being sent to the employee, so they can sign it.

• درخواست امضاء: با کلیک بر این دکمه پنجره‌ای باز شده و امکان تایپ ایمیل جهت ارسال به کارمند وجود دارد. سند را از جمله قرارداد، NDA یا سیاست کار در خانه از منوی کشویی انتخاب کنید و بخش‌های ایمیل را تکمیل کنید. هرگاه ایمیل آماده شده ارسال را کلیک کنید.

توجه

To send a contract using the Generate Simulation Link, there must be a signature field in the contract PDF being sent to the employee, so they can sign it.

الحاقیه حقوق و دستمزد

هر نوع کسورات و اضافات خودکار کارمند، از جمله پرداخت نفقه فرزند یا تأمین دستمزد در بخش الحاقیه حقوق و دستمزد اضافه می‌شوند. در منوی ضمیمه حقوق و دستمزد از بخش قراردادها تمام کسورات و اضافات قابل تعریف هستند.

برای افزودن کسورات جدید، ابتدا به حقوق و دستمزد ◄ قراردادها ◄ الحاقیه‌های حقوق و دستمزد وارد شوید. سپس روی ایجاد کلیک کنید. با این کار فرم ضمیمه حقوق و دستمزد جدید بارگذاری می‌شود.

فیلدهای زیر را در فرم تکمیل کنید:

• کارمند: با استفاده از منوی کشویی، کارمندی را که الحاقیه حقوق برای آن اعمال می‌شود انتخاب کنید.

• توضیح: توضیح کوتاهی برای الحاقیه حقوق و دستمزد وارد کنید، از جمله نفقه فرزند.

• Type: using the drop-down menu, select the type of salary attachment being created.

• تاریخ شروع: تاریخی که الحاقیه شروع می‌شود. با کلیک بر منوی کشویی و انتخاب ماه و سال مورد نظر با آیکون‌های :icon:`fa-chevron-left` :icon:`fa-chevron-right` (فلش) ماه و سال صحیح را انتخاب و تاریخی را مشخص کنید. این فیلد الزامی است.

• تاریخ تخمینی پایان: این فیلد پس از پر شدن هر دو فیلد مبلغ ماهانه و مبلغ کل به طور خودکار پر می‌شود. این فیلد قابل تغییر نیست.

• سند: هرگونه سند مرتبط با الحاقیه حقوق و دستمزد را ضمیمه کنید. روی دکمه آپلود فایل خود کلیک کنید، به سند مورد نظر در مرورگر فایل‌ها بروید، سپس روی Open کلیک کنید تا سند انتخاب شود و به فرم ضمیمه شود. برای تغییر سند ضمیمه شده، روی آیکون :icon:`fa-pencil` (مداد) کلیک کنید و سند دیگری انتخاب کنید. برای حذف یک سند، روی آیکون :icon:`fa-trash-o` (سطل زباله) کلیک کنید.

• مبلغ ماهانه: مبلغی که باید هر ماه برای این الحاقیه از پرداختی به کارمند کسر شود را وارد کنید.

• مبلغ کل: مبلغ کلی که کارمند برای تکمیل شدن پیوست باید پرداخت کند را وارد کنید.