پیگیری و صدور صورتحساب زمان¶
سامانه پشتیبانی سازمان‌یار به تیم‌ها این قابلیت را می‌دهد که میزان ساعات صرف شده برای کار روی یک تیکت را ردیابی کرده و برای آن زمان، برای مشتری صورتحساب صادر کنند. از طریق یکپارچه‌سازی با برنامه‌های فروش، ساعات کارکرد، پروژه و حسابداری، می‌توان پس از اتمام کار یا حتی پیش از شروع آن، از مشتریان هزینه دریافت کرد.
خطر
از آنجایی که ویژگی‌های ردیابی و صورتحساب زمان نیازمند یکپارچه‌سازی با سایر برنامه‌ها هستند، فعال کردن آنها ممکن است منجر به نصب ماژول‌ها یا برنامه‌های اضافی شود.
پیکربندی ویژگی‌های رهگیری و صدور صورتحساب زمان¶
پیش از آنکه بتوان برای خدمات پشتیبانی به مشتری فاکتور صادر کرد، ویژگی‌های ردیابی و صورتحساب زمان باید به طور جداگانه در هر تیم سامانه پشتیبانی فعال شوند.
فعال‌سازی پیگیری و صدور صورتحساب زمان در تیم سامانه پشتیبانی¶
برای مشاهده و فعال کردن ویژگی‌های ردیابی و صورتحساب زمان در یک تیم سامانه پشتیبانی، ابتدا به بروید. سپس، یک تیم را از لیست انتخاب کنید یا یک تیم جدید ایجاد نمایید. با این کار صفحه تنظیمات تیم نمایش داده می‌شود.
در صفحه تنظیمات تیم، به بخش پیگیری و صورتحساب زمان اسکرول کرده و تیک گزینه‌های برگه ساعات کارکرد و صورتحساب زمان را فعال کنید.
پس از علامت زدن کادر ساعات کارکرد، فیلد جدیدی با عنوان پروژه ظاهر می‌شود.
توجه
اگر این اولین باری است که این ویژگی در این پایگاه داده فعال می‌شود، ممکن است لازم باشد صفحه به صورت دستی ذخیره و تازه‌سازی شود تا فیلد پروژه ظاهر گردد.
پروژه انتخاب شده در این فیلد نشان‌دهنده محلی است که تمام ساعات کارکرد مربوط به تیکت‌های این تیم در آن ثبت می‌شوند. برای انتخاب پروژه، روی منوی کشویی پروژه کلیک کنید.
برای ایجاد پروژه جدید که ساعات کارکرد در آن ثبت شوند، روی منوی کشویی پروژه کلیک کنید، نامی برای پروژه تایپ کرده و سپس از منوی کشویی زیر آن، روی ایجاد کلیک نمایید.
پیکربندی محصولات خدماتی¶
هنگامی که ویژگی صورتحساب زمان فعال می‌شود، یک محصول جدید در برنامه فروش با نام خدمات مبتنی بر ساعات کارکرد ایجاد می‌گردد. این محصول را می‌توان در مسیر پیدا کرد. در این مسیر، عبارت خدمات مبتنی بر ساعات کارکرد را از نوار بالا جستجو کنید. این محصولی است که هنگام صدور فاکتور برای خدمات پشتیبانی پس‌پرداخت (پرداخت پس از انجام خدمت) پس از تکمیل آنها استفاده می‌شود.
از صفحه محصول، خدمات مبتنی بر ساعات کارکرد را انتخاب کنید. با این کار فرم جزئیات محصول نمایش داده می‌شود. محصول با نوع محصول خدماتی و سیاست صدور فاکتور بر اساس ساعات کارکرد پیکربندی شده است. هرگونه تغییر لازم را در رکورد محصول، مانند هزینه یا قیمت فروش، اعمال کنید.
به منظور صدور فاکتور برای خدمات پشتیبانی پیش از تکمیل کار (که به عنوان خدمات پشتیبانی پیش‌پرداخت نیز شناخته می‌شود)، باید یک محصول جداگانه با سیاست صدور فاکتور متفاوت ایجاد شود.
برای ایجاد محصول خدماتی جدید، به بروید و روی جدید کلیک کنید. با این کار یک فرم جزئیات محصول خالی نمایش داده می‌شود.
در فرم محصول جدید، نام محصول را وارد کرده و نوع محصول را در حالت خدماتی قرار دهید. سپس، سیاست صدور فاکتور را در حالت پیش‌پرداخت/قیمت ثابت قرار دهید. این یعنی فاکتور جدیدی تولید شده و پرداخت محصول را می‌توان قبل از ثبت ساعات کارکرد برای خدمات ارائه شده دریافت کرد.
در نهایت، قیمت فروش را تنظیم کرده و مطمئن شوید که واحد اندازه‌گیری روی ساعت تنظیم شده باشد.
صدور فاکتور خدمات پشتیبانی پیش‌پرداخت شده¶
هنگامی که خدمات پشتیبانی با قیمت ثابت فاکتور می‌شوند، می‌توان پیش از انجام هرگونه کاری روی مشکل، یک فاکتور ایجاد کرد. در این حالت، از یک محصول خدماتی با سیاست صدور فاکتور پیش‌پرداخت/قیمت ثابت استفاده می‌شود، مانند بخش بالا.
ایجاد سفارش فروش برای محصولِ از پیش پرداخت شده¶
برای صدور فاکتور به مشتری برای خدمات پشتیبانی پیش‌پرداخت، ابتدا یک سفارش فروش (SO) با محصول خدمات پشتیبانی ایجاد کنید. برای این کار، به بروید. سپس، روی جدید کلیک کنید تا یک فرم پیش‌فاکتور خالی نمایان شود.
سپس، فرم پیش‌فاکتور را با اطلاعات مشتری تکمیل کنید.
به تب آیتم‌های سفارش پیش‌فاکتور بروید و روی افزودن محصول کلیک کنید. سپس، هنگام پیکربندی محصول خدماتی، محصول خدمات پیش‌پرداخت را انتخاب کنید. فیلد مقدار را با تعداد ساعات به‌روز کنید.
پس از به‌روزرسانی سایر اطلاعات لازم، پیش‌فاکتور را تأیید کنید. این کار پیش‌فاکتور را به یک SO تبدیل می‌کند.
ایجاد و ارسال فاکتور برای خدماتِ از پیش پرداخت شده¶
پس از تأیید SO، روی دکمه ایجاد فاکتور کلیک کنید. با این کار پنجره پاپ‌آپ ایجاد فاکتور باز می‌شود.
اگر پیش‌پرداختی دریافت نمی‌شود، نوع ایجاد فاکتور می‌تواند به صورت فاکتور عادی باقی بماند. اگر پیش‌پرداخت دریافت می‌شود، بین پیش‌پرداخت (درصدی) یا پیش‌پرداخت (مبلغ ثابت) یکی را انتخاب کنید.
پس از وارد کردن اطلاعات لازم، روی ایجاد پیش‌نویس کلیک کنید.
در ادامه، فاکتور را می‌توان برای پرداخت به مشتری ارسال کرد.
ایجاد تیکت سامانه پشتیبانی برای خدماتِ از پیش‌پرداخت شده¶
برای ایجاد تیکت سامانه پشتیبانی برای خدمات پیش‌پرداخت، به بروید و روی دکمه تیکت‌ها کلیک کنید تا داشبورد مراحل تیم نمایان شود. برای ایجاد تیکت جدید، روی جدید کلیک کنید.
در فرم تیکت خالی، عنوانی ایجاد کرده و اطلاعات مشتری را وارد کنید.
هنگامی که نام مشتری اضافه می‌شود، فیلد آیتم سفارش فروش به طور خودکار با جدیدترین آیتم سفارش فروش پیش‌پرداخت که زمان باقیمانده دارد، پر می‌شود.
رهگیری ساعات در تیکت سامانه پشتیبانی¶
زمان صرف شده برای کار روی یک تیکت سامانه پشتیبانی در تب ساعات کارکرد تیکت مربوطه، ردیابی می‌شود.
در فرم جزئیات تیکت، وارد تب برگه ساعات کارکرد شده و افزودن سطر را بزنید. یک کارمند انتخاب کنید، شرح وظیفه را وارد کنید و تعداد ساعات صرف شده را مشخص کنید.
با اضافه شدن سطرهای جدید به تب ساعات کارکرد، فیلد ساعات باقیمانده در سفارش فروش، در پایین و چپ تب به طور خودکار به‌روز می‌شود.
توجه
اگر تعداد ساعات در تب ساعات کارکرد از تعداد ساعات فروخته شده بیشتر شود، ساعات باقیمانده سفارش فروش قرمز می‌شود.
با اضافه شدن ساعات به تب ساعات کارکرد، به طور خودکار در فیلد تحویل داده شده در SO به‌روز می‌شوند.
صدور فاکتور برای خدمات پشتیبانیِ پس‌پرداخت¶
هنگامی که خدمات پشتیبانی بر اساس میزان زمان صرف شده برای یک مشکل فاکتور می‌شوند، نمی‌توان پیش از وارد کردن کل ساعات مورد نیاز برای حل مشکل در ساعات کارکرد، فاکتور ایجاد کرد. در این حالت، از یک محصول خدماتی با سیاست صدور فاکتور بر اساس ساعات کارکرد استفاده می‌شود، مانند محصولی که پس از فعال شدن ویژگی صورتحساب زمان به طور خودکار ایجاد می‌شود.
ایجاد سفارش فروش برای محصول رهگیری شده زمانی¶
برای صدور فاکتور به مشتری برای خدمات پشتیبانی پس‌پرداخت، ابتدا یک SO با محصول خدمات مبتنی بر ساعات کارکرد ایجاد کنید. برای این کار، به بروید. سپس، روی جدید کلیک کنید تا یک فرم پیش‌فاکتور خالی نمایان شود.
پیش‌فاکتور را با اطلاعات مشتری تکمیل کنید.
در تب آیتم‌های سفارش، روی افزودن محصول کلیک کنید. محصول خدمات مبتنی بر ساعات کارکرد را انتخاب نمایید. پس از به‌روزرسانی سایر اطلاعات لازم، پیش‌فاکتور را تأیید کنید.
مهم
برخلاف پیش‌فاکتور خدمات پیش‌پرداخت، سازمان‌یار در این زمان اجازه ایجاد فاکتور را نمی‌دهد. از آنجایی که خدماتی انجام نشده، چیزی تحویل داده نشده است، بنابراین چیزی برای صدور فاکتور وجود ندارد.
ایجاد تیکت سامانه پشتیبانی برای خدمات رهگیری شده زمانی¶
برای ثبت ساعات کارکرد برای خدمات ردیابی شده با زمان، به برنامه بروید و تیم مربوط به این خدمات را انتخاب کنید.
اگر از قبل تیکتی برای این مشکل وجود دارد، آن را از نمای کانبان انتخاب کنید. با این کار فرم جزئیات تیکت باز می‌شود. اگر تیکتی برای این مشکل مشتری وجود ندارد، روی جدید کلیک کنید تا یک تیکت جدید ایجاد کرده و اطلاعات لازم مشتری را در فرم جزئیات تیکت خالی وارد نمایید.
پس از انتخاب یا ایجاد تیکت، به منوی کشویی آیتم سفارش فروش بروید. SO ایجاد شده در مرحله قبل را انتخاب کنید.
رهگیری ساعات پشتیبانی در تیکت¶
برای ایجاد فاکتور برای محصولات مبتنی بر برگه ساعات کارکرد، تعداد ساعات باید رهگیری و ثبت شوند. در حال حاضر، خدمت تحویل شده تلقی می‌شود. برای ثبت ساعات برای این خدمت پشتیبانی، وارد تب برگه ساعات کارکرد تیکت شوید.
برای ثبت رکورد جدید افزودن سطر را بزنید. از منوی کشویی یک کارمند انتخاب کنید و زمان صرف شده را در ستون ساعات صرف شده وارد نمایید.
این مراحل را تا زمانی که تمام ساعات کارکرد ثبت شوند، تکرار کنید.
ایجا فاکتور برای ساعات رهگیری شده تیکت¶
اگر به ساعات کارکرد جدیدی نیاز نیست، یک فاکتور ایجاد کرده و آن را برای مشتری ارسال کنید.
برای این کار، با کلیک روی دکمه هوشمند سفارش فروش در بالای تیکت، به SO بازگردید.
قبل از ایجاد فاکتور، تطابق تعداد ساعات تحویل شده با تعداد کل ساعت صرف شده لیست شده در تب برگه ساعات کارکرد را تأیید کنید.
سپس، روی ایجاد فاکتور کلیک کنید. با این کار پنجره پاپ‌آپ ایجاد فاکتور باز می‌شود.
اگر پیش‌پرداختی دریافت نمی‌شود، نوع ایجاد فاکتور می‌تواند به صورت فاکتور عادی باقی بماند. اگر پیش‌پرداختی دریافت می‌شود، بین پیش‌پرداخت (درصدی) یا پیش‌پرداخت (مبلغ ثابت) یکی را انتخاب کنید.
مهم
اگر این فاکتور فقط باید شامل ساعات کارکرد یک دوره زمانی خاص باشد، از فیلد دوره ساعات کارکرد استفاده کنید. اگر این فیلد خالی بماند، همه ساعات کارکرد قابل اعمال که هنوز فاکتور نشده‌اند، شامل خواهند شد.
پس از وارد کردن اطلاعات لازم، روی ایجاد پیش‌نویس کلیک کنید. سپس فاکتور قابل بررسی، ویرایش و ارسال برای مشتری جهت پرداخت خواهد بود.
همچنین ملاحظه نمائید