حالت چند شرکتی¶
در اودوو، چند شرکت می‌توانند در یک پایگاه داده وجود داشته باشند. این وضعیت امکان به اشتراک‌گذاری برخی داده‌ها را بین شرکت‌های مختلف فراهم می‌کند و در عین حال سطحی از جداسازی بین نهادها حفظ می‌شود.
پیش از تصمیم‌گیری برای استفاده از قابلیت چند شرکتی، عوامل مختلفی را باید در نظر گرفت.
مهم
ویژگی چند شرکتی فقط در پایگاه داده‌های یک اپ رایگان یا در طرح‌های سفارشی در دسترس است.
دسترسی به چند شرکت¶
فهرست شرکت‌هایی که یک کارمند به آن‌ها دسترسی دارد در multi-company database در قسمت بالا-چپ نوار منوی اصلی اودوو نمایش داده می‌شود. در این قسمت شرکت‌های فعال لیست شده‌اند. با کلیک بر روی نام شرکت لیست تمامی شرکت‌های مجاز نمایش داده می‌شود. برای تغییر شرکت، روی نام شرکت در منوی کشویی کلیک کنید. برای فعال‌سازی چند شرکت به‌صورت هم‌زمان، چک‌باکس کنار نام هر شرکت مورد نظر را علامت بزنید.
نمونه‌ای از یک کاربر با دسترسی به چند شرکت. شرکت فعلی «شرکت من (تبریز)» است، در حالی که «شرکت من (تهران)» نیز فعال است.¶
توجه
پس از علامت‌زدن هر چک‌باکس، پایگاه داده ممکن است رفرش شود.
چند شرکت فعال¶
اگر بیش از یک شرکت هم‌زمان فعال باشد، یکی از شرکت‌ها با رنگ بنفش مشخص شده و در نوار منو فهرست می‌شود. این شرکت به‌عنوان شرکت فعلی در نظر گرفته می‌شود.
هنگام ایجاد رکورد جدید، شرکت فعلی در فیلد شرکت به رکورد اضافه می‌شود، مگر در شرایط زیر:
فیلد شرکت برای یک محصول جدید یا یک مخاطب جدید خالی می‌ماند.
اگر یک سند مرتبط از قبل در سیستم وجود داشته باشد، فیلد شرکت در رکورد جدید به‌طور پیش‌فرض به همان شرکت اختصاص داده می‌شود.
Example
علیرضا غضنفری چند شرکت فعال دارد، اما شرکت فعلی شرکت من (تبریز) است. هنگامی که او یک رکورد محصول جدید ایجاد می‌کند، فیلد شرکت به‌طور پیش‌فرض خالی می‌ماند.
هنگامی که یک تیم فروش جدید ایجاد می‌شود، فیلد شرکت به‌طور خودکار روی شرکت من (تبریز) تنظیم می‌شود.
محصولات¶
در یک multi-company database، محصولات جدید به‌طور پیش‌فرض با فیلد شرکت خالی ایجاد می‌شوند. اگر فیلد شرکت خالی بماند، محصول بین تمامی شرکت‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود.
مخاطبان¶
مانند محصولات، رکوردهای مخاطبان نیز به‌طور پیش‌فرض بین شرکت‌ها به اشتراک گذاشته می‌شوند. برای محدود کردن دسترسی به یک شرکت خاص، در فرم مخاطب روی فیلد شرکت کلیک کرده و یک شرکت را برای اختصاص مخاطب به آن انتخاب کنید.
تراکنش‌های بین‌شرکتی¶
ویژگی تراکنش‌های بین‌شرکتی به یک شرکت در پایگاه داده اجازه می‌دهد کالاها و خدمات را از یک شرکت دیگر در همان پایگاه داده خریداری کرده یا به فروش برساند. اسناد مربوط به سفارش‌ها و فاکتورها می‌توانند به‌طور خودکار ایجاد و بسته به تنظیمات پیکربندی همگام‌سازی شوند.
هشدار
برای اطمینان از مدیریت صحیح تراکنش‌های بین‌شرکتی، برخی پیکربندی‌ها مانند موقعیت‌های مالیاتی و بومی‌سازی‌ها باید به‌درستی تنظیم شوند. برای اطلاعات بیشتر، به تراکنش‌های بین‌شرکتی مراجعه کنید.
موارد استفاده¶
شرکت‌های چندملیتی¶
یک زنجیره خرده‌فروشی چندملیتی که در ایالات متحده و کانادا فعالیت می‌کند، نیاز دارد که تراکنش‌های خود را در دو ارز USD و CAD مدیریت کند.
علاوه بر این، به دلیل تفاوت قوانین و مقررات مالیاتی در هر کشور، استفاده از قابلیت چند شرکتی به نفع مشتری خواهد بود.
این ویژگی امکان انجام تراکنش‌های بین‌شرکتی را فراهم می‌کند تا بتوان جابه‌جایی موجودی بین مرزهای بین‌المللی را مدیریت کرده و فروش به مشتریان در هر دو کشور را به ارز محلی آن‌ها ساده‌تر کرد.
فرآیندهای جداگانه¶
یک شرکت کوچک تولید مبلمان در حال توسعه یک خط تولید جدید است که نیاز به فرآیندهای جداگانه‌ای برای تأمین، موجودی و تولید دارد. این محصولات جدید به طور چشمگیری با کاتالوگ فعلی تفاوت دارند. این شرکت در نظر دارد از قابلیت چند شرکتی استفاده کند تا این خط تولید جدید را به عنوان یک واحد مستقل مدیریت کند.
برای جلوگیری از پیچیدگی بیش از حد پایگاه داده، این شرکت مبلمان نیازی به افزودن یک شرکت کاملاً جدید ندارد. در عوض، می‌تواند از ویژگی‌های موجود مانند حسابداری تحلیلی و چند انباری برای مدیریت خط تولید جدید استفاده کند، بدون اینکه تراکنش‌ها را بیش از حد پیچیده کند.
محدودیت‌ها¶
در برخی موارد، multi-company database ممکن است به دلیل محدودیت‌های بالقوه، بهترین گزینه نباشد.
سطوح دسترسی¶
دسترسی کاربران در سطح پایگاه داده تنظیم می‌شود. اگر یک کاربر در یک multi-company database به بیش از یک شرکت دسترسی داشته باشد، سطح دسترسی او در تمامی شرکت‌ها یکسان خواهد بود.
گزارش‌های PDF¶
برخی از سفارشی‌سازی‌ها، به‌ویژه برای گزارش‌های PDF، برای تمامی شرکت‌ها اعمال می‌شوند. همیشه امکان تفکیک گزارش‌ها برای هر شرکت به‌صورت مجزا وجود ندارد.