بازدیدکنندگان¶
در برنامه پذیرش، بازدیدکننده به هر فرد غیرکارمند (مانند تعمیرکار، متقاضی کار، حسابرس و غیره) اطلاق می‌شود. ورود و خروج بازدیدکنندگان را می‌توان برای اهداف امنیتی ثبت کرد تا سابقه دقیقی از اینکه چه کسی در محل حضور دارد تضمین شود.
لیست بازدیدکنندگان¶
برای دسترسی به لیست کامل بازدیدکنندگان وارد شده، وارد مسیر شوید.
توجه
به طور پیش‌فرض، فیلترهای برنامه‌ریزی شده یا وارد شده و امروز در نوار جستجو... ظاهر می‌شوند.
همه بازدیدکنندگان در نمای لیستی، با جزئیات زیر که هنگام ورود وارد شده‌اند، ارائه می‌شوند:
نام: نام مهمان.
شرکت بازدیدکننده: شرکتی که مهمان نماینده آن است.
تلفن: شماره تلفن مهمان.
نوشیدنی‌ها*: نوشیدنی‌ای که مهمان درخواست کرده است.
میزبان: فردی که مهمان منتظر دیدن اوست.
ورود: تاریخ و ساعت ورود مهمان.
خروج*: تاریخ و ساعت خروج مهمان. در نمای پیش‌فرض، فقط مهمانانی با وضعیت وارد شده یا برنامه‌ریزی شده قابل مشاهده هستند. مهمانانی با زمان خروج فقط در صورتی قابل مشاهده هستند که فیلتر امروز حذف شود.
مدت زمان: مدت زمانی که مهمان وارد شده است.
ایستگاه: مکانی که مهمان در آن وارد شده است.
وضعیت: وضعیت مهمان. گزینه‌ها عبارتند از: وارد شده، برنامه‌ریزی شده، خارج شده یا لغو شده.
ایمیل*: آدرس ایمیل مهمان.
شرکت*: شرکتی که مهمان برای بازدید از آنجا آمده است. این فیلد فقط در پایگاه داده چند شرکتی در دسترس است.
* این فیلدها در لیست پیش‌فرض بازدیدکننده قابل مشاهده نیستند، بلکه باید با استفاده از آیکون (ویرایش تنظیمات) در گوشه بالا و چپ لیست فعال شوند.
در سمت چپ ستون‌های دارای عنوان در صفحه بازدیدکنندگان، یک ستون بدون عنوان وجود دارد که در آن می‌توان وضعیت مهمان را به‌روز کرد.
هنگامی که مهمان خارج می‌شود، روی دکمه خروج موجود کلیک کنید تا رکورد مهمان به‌روز شده و تاریخ و ساعت خروج آنها ثبت شود.
اگر مهمان برنامه‌ریزی شده می‌رسد و با کیوسک پذیرش وارد نشده است، می‌توان آنها را از این لیست با کلیک روی دکمه ورود برای ثبت تاریخ و ساعت ورود آنها، وارد کرد.
در کنار ستون وضعیت بدون عنوان، دکمه نوشیدنی سرو شد ظاهر می‌شود، اما فقط در صورتی که بازدیدکننده نوشیدنی درخواست کرده باشد.
هنگامی که نوشیدنی آنها سرو شد، روی دکمه نوشیدنی سرو شد کلیک کنید تا نشان داده شود که نوشیدنی به مهمان تحویل داده شده است. پس از کلیک، دکمه ناپدید می‌شود.
در سمت چپ سطر، دکمه چاپ نشان فقط برای بازدیدکنندگان برنامه‌ریزی شده ظاهر می‌شود. برای دانلود فایل PDF از نشان بازدیدکننده، روی این دکمه کلیک کنید. نشان، تاریخ و ساعت ورود بازدیدکننده، نام و شرکت بازدیدکننده، فردی که با او ملاقات دارد و لوگوی شرکتی را که بازدید می‌کند، نمایش می‌دهد.
توجه
نشان PDF را می‌توان روی برچسب‌های چسبنده برای استفاده بازدیدکننده چاپ کرد، یا روی کاغذی که می‌توان آن را در یک نگهدارنده نشان پلاستیکی قرار داد.
اگر هر ستونی قابل مشاهده نیست، یا اگر ترجیح داده می‌شود یک ستون قابل مشاهده پنهان شود، روی آیکون (ویرایش تنظیمات) در انتهای سطر بالا کلیک کنید. با این کار، یک منوی کشویی از گزینه‌های ستون برای فعال یا غیرفعال کردن باز می‌شود. آیکون (تیک) نشان می‌دهد که ستون قابل مشاهده است.
بازدیدکنندگان برنامه‌ریزی شده¶
هنگامی که مهمانانی مانند متقاضیان کار، مقامات دولتی یا تأمین‌کنندگان جدید انتظار می‌رود، وارد کردن اطلاعات بازدیدکننده از قبل می‌تواند مفید باشد. هنگامی که بازدیدکنندگان می‌رسند، می‌توانند از گزینه ورود سریع در کیوسک استفاده کنند، به جای اینکه تمام اطلاعات خود را به صورت دستی هنگام ورود وارد کنند.
اطلاعات مهمان مورد انتظار را با ایجاد مهمان برنامه‌ریزی شده در برنامه پذیرش از قبل وارد کنید.
برای ایجاد مهمان برنامه‌ریزی شده، وارد مسیر شوید و روی جدید کلیک کنید. سپس، همان اطلاعاتی را که برای هر بازدیدکننده دیگر در فرم مهمان وارد کنید. تنها فیلدهای الزامی عبارتند از نام بازدیدکننده و ایستگاهی که انتظار می‌رود در آنجا برسند.
مهم
اگر مهمان از قبل برنامه‌ریزی شده باشد، باید از لیست صفحه بازدیدکنندگان در برنامه پذیرش () وارد شود. اگر مهمان برنامه‌ریزی شده با استفاده از کیوسک وارد شود، به طور جداگانه از داده بازدیدکننده برنامه‌ریزی شده خود وارد می‌شود و داده بازدیدکننده برنامه‌ریزی شده او به عنوان برنامه‌ریزی شده باقی می‌ماند.
وضعیت برنامه‌ریزی شده مهمان برنامه‌ریزی شده فقط زمانی به وارد شده تغییر می‌کند که آنها در داخل لیست بازدیدکنندگان برنامه وارد شوند.
اگر مهمان با استفاده از کیوسک وارد می‌شود، اطمینان حاصل کنید که تمام سوابق به‌روز هستند و لیست مهمانانی که در حال حاضر در محل هستند، صحیح است. حتماً داده‌های صحیح را وارد یا خارج کنید تا لیست بازدیدکنندگان به درستی نشان دهد چه کسی در حال حاضر در محل حضور دارد.
اطمینان حاصل کنید که به مهمانان برنامه‌ریزی شده اطلاع داده شده است که اگر از قبل به عنوان مهمان برنامه‌ریزی شده لیست شده‌اند، نباید با استفاده از کیوسک وارد شوند.
گردش‌کار بازدیدکننده¶
ورود بازدیدکننده¶
هنگامی که بازدیدکننده به یک مرکز می‌رسد، به یک کیوسک پذیرش نزدیک می‌شود و روی ورود کلیک می‌کند. اطلاعات درخواست شده از بازدیدکننده همان چیزی است که برای آن ایستگاه پذیرش پیکربندی شده است. اگر هرگونه اطلاعاتی الزامی باشد، فیلد یک ستاره قرمز (*) در کنار آن نمایش داده می‌شود. بازدیدکننده باید اطلاعات الزامی را برای ورود وارد کند.
پس از وارد کردن اطلاعات، بازدیدکننده روی دکمه ورود می‌زند.
توجه
در هر مرحله از فرآیند ورود، اگر ده ثانیه بدون هرگونه انتخاب سپری شود، کیوسک به صفحه خوشامدگویی اصلی بازمی‌گردد.
ورود بازدیدکننده برنامه‌ریزی شده¶
هنگامی که یک بازدیدکننده برنامه‌ریزی شده به یک مرکز می‌رسد، ابتدا به یک کیوسک پذیرش نزدیک می‌شود. اگر بازدیدکنندگان برنامه‌ریزی شده‌ای برای آن روز وجود داشته باشند، یک پنل ورود سریع در سمت چپ کیوسک ظاهر می‌شود و می‌پرسد: آیا شما یکی از این افراد هستید؟ بعد از سؤال، لیستی از تمام بازدیدکنندگانی که برای آن روز برنامه‌ریزی شده‌اند، قرار دارد.
برای ورود، روی نام مربوطه در لیست کلیک کنید.
نوشیدنی‌ها¶
اگر برای ایستگاه نوشیدنی پیکربندی شده باشد، پس از ضربه زدن روی ورود، یک صفحه تأیید ثبت نام به همراه سؤال زیر بارگیری می‌شود: نوشیدنی میل دارید؟
بازدیدکننده می‌تواند روی بله، لطفاً یا نه، متشکرم ضربه بزند.
اگر بله، لطفاً را انتخاب کنند، صفحه انتخاب نوشیدنی ظاهر می‌شود و گزینه‌های از پیش پیکربندی شده لیست می‌شوند. سپس بازدیدکننده روی انتخاب مورد نظر ضربه می‌زند، یا اگر چیزی نمی‌خواهند، می‌توانند روی دکمه هیچ چیز، متشکرم در پایین صفحه ضربه بزنند.
اگر انتخاب نوشیدنی انجام شده باشد، پیام از ثبت نام شما متشکریم! نوشیدنی شما در حال آماده‌سازی است. ظاهر می‌شود.
اطلاع‌رسانی‌ها (اعلان‌ها)¶
پس از ورود بازدیدکننده، به فردی که با او ملاقات دارد و هر کاربر دیگری که برای اطلاع‌رسانی هنگام ورود در کیوسک پیکربندی شده است، اطلاع داده می‌شود. اطلاع‌رسانی با ایمیل، پیامک، چت پیام‌رسان یا هر ترکیبی از این سه گزینه انجام می‌شود.
اگر بازدیدکننده نوشیدنی درخواست کرده باشد، به کاربرانی که به عنوان افراد قابل اطلاع‌رسانی در فرم نوشیدنی پیکربندی شده‌اند، از طریق برنامه پیام‌رسان اطلاع داده می‌شود. پیامی که ظاهر می‌شود این است: (نام بازدیدکننده) وارد شد. نوشیدنی درخواستی: (نام نوشیدنی)
پس از تحویل نوشیدنی به مهمان، فردی که نوشیدنی را تحویل داده است، مسئول علامت‌گذاری نوشیدنی به عنوان تحویل شده است.
برای علامت‌گذاری نوشیدنی به عنوان تحویل شده، وارد مسیر شوید و کارت ایستگاه مورد نظر را که (#) نوشیدنی برای سرو را نمایش می‌دهد، انتخاب کنید.
با این کار لیستی از تمام بازدیدکنندگانی که در آن ایستگاه وارد شده‌اند و منتظر نوشیدنی هستند، باز می‌شود. روی دکمه نوشیدنی سرو شده در انتهای ردیف برای بازدیدکننده‌ای که سرویس‌دهی شده است، کلیک کنید. پس از اینکه آنها به عنوان دریافت‌کننده نوشیدنی علامت‌گذاری شدند، بازدیدکننده از لیست ناپدید می‌شود.
ثبت خروج¶
پس از اینکه بازدیدکننده کار خود را تمام کرد و محل را ترک کرد، برای ثبت دقیق سوابق، مهم است که آنها را خارج کنید.
برای خروج صحیح بازدیدکنندگان، از کارت ایستگاه مورد نظر را که (#) نوشیدنی برای سرو را نمایش می‌دهد، انتخاب کنید. با این کار لیستی از تمام بازدیدکنندگانی که در حال حاضر در آن ایستگاه وارد شده‌اند، باز می‌شود.
روی دکمه خروج در انتهای سطر بازدیدکننده‌ای که رفته است کلیک کنید. پس از اینکه آنها به عنوان خارج شده علامت‌گذاری شدند، بازدیدکننده از لیست ناپدید می‌شود.
مهم
بازدیدکنندگان هنگام خروج خود را خارج نمی‌کنند. برای ثبت دقیق سوابق، مهم است که کاربران پذیرش خروج بازدیدکنندگان را ثبت کنند.
همیشه لیست دقیقی از اینکه چه کسی در هر زمان در محل حضور دارد داشته باشید. این مسئله برای اهداف امنیتی و در صورت بروز حادثه مهم است.