خروج از خدمت (خاتمه همکاری)¶
هنگامی که یک کارمند شرکت را ترک می‌کند، داشتن برنامه خروج از خدمت برای اطمینان از انجام تمام مراحل ضروری، مانند بازگرداندن تجهیزات، لغو دسترسی به سیستم‌های تجاری، پر کردن فرم‌های منابع انسانی، انجام مصاحبه خروج و موارد دیگر، مهم است. بسته به شرکت، ممکن است چند برنامه خروج از خدمت مختلف، پیکربندی شده برای دپارتمان‌ها یا بخش‌های خاص وجود داشته باشد که الزامات و مراحل متفاوتی نسبت به برنامه اصلی خروج از خدمت دارند.
علاوه بر برنامه خروج از خدمت، رکورد کارمند باید برای انعکاس خروج آنها به‌روز شود، دلیل ترک آنها ثبت شود، هرگونه فعالیت باز مرتبط با کارمند بسته شود و هرگونه سند مهم به آنها ارائه شود.
مشاهده برنامه خروج از خدمت¶
قبل از شروع فرآیند خروج از خدمت، توصیه می‌شود برنامه خروج از خدمت پیش‌فرضی را که با برنامه کارمندان از پیش پیکربندی شده است، بررسی کنید. برای مشاهده برنامه پیش‌فرض فعلی، وارد مسیر شوید. برای مشاهده فرم دقیق برنامه خروج از خدمت، روی خروج از خدمت کلیک کنید.
مراحل برنامه خروج از خدمت¶
برنامه پیش‌فرض خروج از خدمت حداقل موارد را دارد و در کل دو مرحله است (در صورت نصب برنامه **ناوگان حمل و نقل ** سه مرحله). تمام مراحل فعالیت‌های برای انجام هستند و برای روزی که برنامه خروج از خدمت راه‌اندازی می‌شود (۰ روز قبل از تاریخ برنامه) برنامه‌ریزی شده‌اند.
سازماندهی انتقال دانش در داخل تیم: مدیر باید اطمینان حاصل کند که تمام دانش کارمند مربوط به موقعیت شغلی او، مستند شده یا با همکاران به اشتراک گذاشته شده باشد تا خلاء دانشی وجود نداشته باشد.
بازپس‌گیری ناوگان: مدیر ناوگان اطمینان حاصل می‌کند که هرگونه وسیله نقلیه اختصاص داده شده به کارمند یا بدون تخصیص (برای سایر کارمندان در دسترس) یا راننده بعدی به آن اختصاص داده شده است. این مرحله فقط در صورتی ظاهر می‌شود که برنامه ناوگان نصب شده باشد.
بازپس‌گیری لوازم منابع انسانی: مدیر باید هرگونه سند و مواردی را که دپارتمان منابع انسانی نیاز دارد، دریافت کند. توصیه می‌شود با دپارتمان منابع انسانی بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود که تمام موارد مورد نیاز برای این مرحله تکمیل شده است.
تغییر برنامه خروج از خدمت¶
برنامه پیش‌فرض خروج از خدمت حداقل است تا بتوان تغییراتی را برای برآورده کردن نیازهای خروج از خدمت هر شرکتی ایجاد کرد. هر شرکتی الزامات متفاوتی دارد، بنابراین لازم است مراحل مورد نیاز به برنامه خروج از خدمت اضافه شود.
اگر برنامه خروج از خدمت سراسری است، برنامه پیش‌فرض را اضافه یا تغییر دهید. اگر برنامه خروج از خدمت مورد نیاز فقط برای یک دپارتمان خاص است، باید یک برنامه جدید به طور خاص برای آن دپارتمان ایجاد شود.
برای تغییر برنامه پیش‌فرض، ابتدا وارد مسیر شوید و سپس روی خروج از خدمت کلیک کنید.
برای تغییر مرحله، روی مرحله کلیک کنید تا یک پنجره پاپ‌آپ باز: فعالیت‌ها ظاهر شود. هرگونه تغییرات مورد نظر را در مرحله ایجاد کنید، سپس برای پذیرش تغییرات و بستن پنجره پاپ‌آپ، روی ذخیره کلیک کنید.
برای افزودن مرحله جدید، روی افزودن سطر در پایین فعالیت‌های لیست شده در تب فعالیت‌های قابل ایجاد کلیک کنید تا پنجره پاپ‌آپ خالی ایجاد فعالیت‌ها ظاهر شود. تمام اطلاعات را در پنجره پاپ‌آپ وارد کنید، سپس اگر مرحله دیگری برای اضافه کردن وجود ندارد، روی ذخیره و بستن کلیک کنید، یا اگر مراحل بیشتری مورد نیاز است، روی ذخیره و جدید کلیک کنید.
تمام مراحل مورد نظر را برای برنامه خروج از خدمت پیکربندی کنید.
ایجاد برنامه خروج از خدمت¶
برای برخی شرکت‌ها، ممکن است برنامه‌های خروج از خدمت خاصی برای برخی دپارتمان‌ها ضروری باشد. در این موارد، ممکن است به یک برنامه خروج از خدمت جدید و مختص دپارتمان نیاز باشد.
برای ایجاد برنامه خروج از خدمت جدید، ابتدا وارد مسیر شوید. روی دکمه جدید در گوشه بالا و راست کلیک کنید تا یک فرم برنامه خالی بارگیری شود.
اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید:
نام برنامه: نام خاص برنامه.
مدل: این فیلد مشخص می‌کند که این برنامه در کجا قابل استفاده است که در اینجا برنامه کارمندان است. این فیلد قابل تغییر نیست.
دپارتمان: اگر خالی بماند (تنظیم پیش‌فرض)، برنامه برای تمام دپارتمان‌ها در دسترس است. برای اینکه برنامه مختص دپارتمان شود، یک دپارتمان را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.
سپس، با کلیک روی افزودن سطر در پایین فعالیت‌های لیست شده در تب فعالیت‌های قابل ایجاد، مراحل مختلف برنامه را اضافه کنید تا پنجره پاپ‌آپ خالی ایجاد فعالیت‌ها ظاهر شود.
اطلاعات زیر را در پنجره پاپ‌آپ وارد کنید:
نوع فعالیت: با استفاده از منوی کشویی، فعالیت خاصی را که باید برنامه‌ریزی شود، انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارتند از: ایمیل، تماس، جلسه، برای انجام یا آپلود سند. اگر برنامه امضاء نصب شده باشد، گزینه درخواست امضاء در دسترس است.
خلاصه: توضیحات مختصری برای مرحله وارد کنید.
تخصیص: با استفاده از منوی کشویی، فردی را که برای انجام فعالیت اختصاص داده شده است، انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارتند از: در زمان راه‌اندازی سؤال شود، کاربر پیش‌فرض، مربی، مدیر و کارمند. اگر برنامه ناوگان حمل و نقل نصب شده باشد، گزینه مدیر ناوگان حمل و نقل نیز در دسترس است.
توجه
انتخاب برای نقش تخصیص در رابطه با کارمند است. اگر مربی انتخاب شود، مربی کارمند به فعالیت اختصاص داده می‌شود.
اگر کاربر پیش‌فرض انتخاب شود، فیلد محول شد به ظاهر می‌شود. با استفاده از منوی کشویی، کاربری را که همیشه این فعالیت به او اختصاص داده می‌شود انتخاب کنید.
فاصله زمانی: فیلدهای این ردیف را برای تعیین تاریخ سررسید فعالیت پیکربندی کنید. یک عدد در فیلد اول وارد کنید، سپس با استفاده از منوهای کشویی در دو فیلد بعدی، زمان ایجاد تاریخ سررسید را پیکربندی کنید؛ (
#) از روزها، هفته‌ها یا ماه‌ها، یا قبل از تاریخ برنامه یا بعد از تاریخ برنامه.
هنگامی که فرم ایجاد فعالیت‌ها تکمیل شد، اگر مرحله دیگری برای اضافه کردن وجود ندارد، روی ذخیره و بستن کلیک کنید، یا برای اضافه کردن مراحل بیشتر، در صورت نیاز، روی ذخیره و جدید کلیک کنید.
Example
یک شرکت متخصص در برنامه‌های هنری بعد از مدرسه، دو برنامه خروج از خدمت جداگانه دارد، یکی برای معلمانی که در این زمینه کار می‌کنند و دیگری برای کارمندان اداری.
برنامه خروج از خدمت برای معلمان برای دپارتمان معلمان برنامه هنری تنظیم شده است و شامل وظایف تخصصی مربوط به آن مشاغل است. این موارد شامل اطمینان از فهرست‌بندی و بازگرداندن تمام لوازم هنری، تحویل تمام فرم‌های بازخورد دانش‌آموزان و بازگرداندن تمام نشان‌های دسترسی و کلیدهای مکان‌های مختلف است.
راه‌اندازی برنامه خروج از خدمت¶
پس از اینکه کارمند اطلاع‌رسانی کرد (معمولاً دو هفته) یا پس از اینکه شرکت تصمیم به خاتمه رابطه کاری با کارمند گرفت، برنامه خروج از خدمت باید راه‌اندازی شود. به بروید و روی پروفایل کارمند در حال ترک کلیک کنید. روی دکمه راه‌اندازی برنامه کلیک کنید تا پنجره پاپ‌آپ خالی راه‌اندازی برنامه بارگیری شود.
با استفاده از منوی کشویی، برنامه خروج از خدمت مورد نظر را در فیلد برنامه انتخاب کنید. سپس، با استفاده از انتخابگر تقویم، تاریخی را در فیلد تاریخ برنامه تنظیم کنید. این معمولاً روزی است که کارمند اطلاع‌رسانی کرده است، اما هر تاریخی را می‌توان انتخاب کرد.
سمت چپ پنجره پاپ‌آپ راه‌اندازی برنامه تمام مراحل برنامه انتخاب شده را، به صورت گروه‌بندی شده بر اساس آنچه در فیلدهای تخصیص برای مراحل مختلف برنامه انتخاب شده است، نمایش می‌دهد.
پس از پیکربندی فیلدهای برنامه و تاریخ برنامه، روی دکمه برنامه‌ریزی کلیک کنید تا سازمان‌یار همه چیز را در برنامه، مطابق با تاریخ‌های سررسید مربوطه، برنامه‌ریزی کند. تمام فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده در چت پروفایل کارمند ظاهر می‌شوند.
بایگانی کردن یک کارمند¶
در سازمان‌یار، هنگامی که کارمند شرکت را ترک می‌کند، باید بایگانی شود. این مرحله باید پس از اینکه کارمند به طور کامل از خدمت خارج شد انجام شود. برای بایگانی کردن کارمند، ابتدا از کارمندی را که شرکت را ترک می‌کند، پیدا کرده و روی کارت کارمند او کلیک کنید.
فرم کارمند بارگیری می‌شود و تمام اطلاعات او را نمایش می‌دهد. روی آیکون (چرخ‌دنده) در گوشه بالا و راست کلیک کنید تا منوی کشویی ظاهر شود. روی بایگانی کلیک کنید تا پنجره پاپ‌آپ خاتمه کارمند ظاهر شود.
فیلدهای زیر را در فرم تکمیل کنید:
دلیل خروج: دلیلی را که کارمند ترک می‌کند از منوی کشویی انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارتند از:
اخراج شده: زمانی که یک کارمند اخراج می‌شود و شرکت اطلاع‌رسانی کرده است، این گزینه را انتخاب کنید.
استعفا داده: زمانی که کارمند دیگر تمایلی به استخدام ندارد و کارمند اطلاع‌رسانی کرده است این گزینه را انتخاب کنید.
استعفا داده: بازنشسته: زمانی که کارمند بازنشسته می‌شود، این گزینه را انتخاب کنید.
فریلنسر شده: زمانی که کارمند دیگر برای شرکت کار نمی‌کند، اما به جای آن به یک کارگر آزاد تبدیل می‌شود، این گزینه را انتخاب کنید.
توافق دوجانبه: زمانی که هر دو طرف برای خاتمه رابطه کاری خود توافق کرده‌اند، این گزینه را انتخاب کنید.
تاریخ پایان قرارداد: با استفاده از انتخابگر تقویم، آخرین روزی را که کارمند برای شرکت کار می‌کند، انتخاب کنید.
دلیل مشروح: توضیحات مختصری برای خروج کارمند در این فیلد وارد کنید.
بستن فعالیت‌ها: چک‌باکس کنار هر نوع فعالیت را برای بستن یا حذف هرگونه فعالیت باز مرتبط با آن علامت بزنید. توصیه می‌شود تمام چک‌باکس‌های قابل اعمال را علامت بزنید. گزینه‌های موجود عبارتند از:
ارزیابی‌ها: تمام ارزیابی‌های برنامه‌ریزی شده پس از تاریخ پایان قرارداد را لغو می‌کند.
قرارداد: تاریخ پایانی برای قرارداد فعلی اعمال می‌کند.
خودروی شرکت: کارمند را به عنوان راننده خودروی فعلی شرکت حذف می‌کند و در صورت وجود، راننده بعدی را اختصاص می‌دهد.
تجهیزات: کارمند را از هرگونه تجهیزات اختصاص داده شده حذف می‌کند.
اطلاعات منابع انسانی: چک‌باکس کنار ارسال لینک دسترسی را برای ارسال لینک دانلود به آدرس ایمیل شخصی کارمند، حاوی تمام فایل‌های منابع انسانی شخصی او، علامت بزنید.
ایمیل شخصی: این فیلد در صورتی ظاهر می‌شود که چک‌باکس اطلاعات منابع انسانی علامت زده شده باشد. اگر یک ایمیل شخصی در پروفایل کارمند لیست شده باشد، این فیلد به طور خودکار تکمیل می‌شود. اگر آدرس ایمیل شخصی در رکورد وجود نداشته باشد، آدرس ایمیل شخصی کارمند را وارد کنید.
هنگامی که فرم تکمیل شد، روی اعمال کلیک کنید. رکورد کارمند بایگانی می‌شود، یک ایمیل با لینک دانلود اسناد شخصی او به آدرس ایمیل شخصی کارمند ارسال می‌شود (در صورت انتخاب)، و یک بنر قرمز بایگانی شده در گوشه بالا و چپ فرم کارمند ظاهر می‌شود. در کادر گفتگو، تاریخ خروج و دلیل خروج و اینکه آیا لینک دسترسی ایمیل شده است یا خیر، ثبت می‌شود.
توجه
هنگام تلاش برای ارسال لینک دسترسی به اسناد منابع انسانی، ممکن است پنجره پاپ‌آپ عملیات نامعتبر با پیام خطای زیر ظاهر شود:
باید برای استفاده از تابع «ارسال لینک دسترسی» ایمیل خصوصی کاربر مرتبط با کارمند تنظیم شده باشد: (نام کارمند)
اگر این خطا ظاهر شد، روی بستن کلیک کنید تا پنجره پاپ‌آپ بسته شود، سپس چک‌باکس ارسال لینک دسترسی را برای لغو انتخاب آن در پنجره پاپ‌آپ خاتمه همکاری کارمند علامت بزنید.
روی اعمال کلیک کنید تا کارمند بایگانی شده و فعالیت‌های انتخاب شده در پنجره پاپ‌آپ خاتمه کارمند بسته شوند و به فرم کارمند بازگردید.
پس از فرم کارمند، اطمینان حاصل کنید که فیلدهای زیر پر شده‌اند:
تب اطلاعات خصوصی: اطمینان حاصل کنید که یک آدرس ایمیل در فیلد ایمیل وارد شده است.
تب تنظیمات منابع انسانی: اطمینان حاصل کنید که یک کاربر مرتبط در فیلد مربوطه انتخاب شده است.
پس از وارد کردن اطلاعات لازم، لینک دسترسی به اسناد منابع انسانی را مجدداً ارسال کنید
ارسال لینک دسترسی به اسناد منابع انسانی¶
اگر لینک دسترسی هنگام بایگانی اولیه کارمند در فرم خاتمه کارمند ارسال نشده باشد، می‌توان آن را پس از بایگانی کارمند در هر زمانی ارسال کرد.
پس از بایگانی کارمند، دیگر در داشبورد اصلی برنامه کارمندان قابل مشاهده نیست. برای مشاهده کارمندان بایگانی شده، به داشبورد بروید و روی (فلش رو به پایین) در نوار جستجو کلیک کنید تا یک منوی کشویی باز شود. بایگانی شده را در پایین ستون فیلترها انتخاب کنید، سپس برای بستن پنجره کشویی، از آن دور شوید.
اکنون، فقط کارمندان بایگانی شده در داشبورد ظاهر می‌شوند. برای باز کردن فرم کارمند مورد نظر، روی او کلیک کنید. در این فرم، روی آیکون (چرخ‌دنده) در گوشه بالا و راست کلیک کنید، سپس از منوی کشویی حاصل، روی ارسال لینک دسترسی به اسناد منابع انسانی کلیک کنید. در کادر گفتگو ثبت می‌شود که لینک ارسال شده است.