توالی صورت‌حساب تأمین‌کننده¶
هنگام تأیید صورت‌حساب تأمین‌کننده، سازمان‌یار یک شماره ارجاع منحصربه‌فرد برای صورت‌حساب تأمین‌کننده ایجاد می‌کند. به‌طور پیش‌فرض، از فرمت توالی BILL/سال/ماه/شماره-افزاینده (مثلاً BILL/2025/01/00001) استفاده می‌شود که هر سال از 00001 مجدداً شروع می‌شود.
با این حال، امکان تغییر فرمت توالی و تناوب آن و همچنین توالی‌دهی مجدد انبوه صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده وجود دارد.
توجه
تغییرات ایجاد شده در شماره‌های ارجاع در کادر گفتگو ثبت می‌شود.
تغییر توالی پیش‌فرض¶
برای سفارشی‌سازی توالی پیش‌فرض، آخرین صورت‌حساب تأیید شده فروشنده را باز کنید، روی بازنشانی به پیش‌نویس کلیک کرده و شماره مرجع صورت‌حساب فروشنده را ویرایش کنید.
سپس سازمان‌یار توضیح می‌دهد که چگونه فرمت شناسایی شده برای تمام صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده آینده اعمال خواهد شد. برای مثال، اگر ماهِ صورت‌حساب فروشنده فعلی حذف شود، تناوب توالی به جای هر ماه، به هر سال تغییر خواهد کرد.
نکته
فرمت توالی را می‌توان مستقیماً هنگام ایجاد اولین صورت‌حساب تأمین‌کننده در یک دوره توالی معین ویرایش کرد.
توالی‌بندی مجدد انبوه صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده¶
توالی‌بندی مجدد چندین شماره صورت‌حساب تأمین‌کننده می‌تواند مفید باشد. برای مثال، هنگام وارد کردن صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده از یک سیستم حسابداری دیگر و زمانی که مرجع از نرم‌افزار قبلی نشأت گرفته است، باید پیوستگی برای سال جاری بدون شروع مجدد از ابتدا حفظ شود.
توجه
این قابلیت فقط برای کاربرانی با دسترسی مدیر سیستم یا مشاور در دسترس است.
برای توالی‌دهی مجدد شماره‌های صورت‌حساب تأمین‌کننده، مراحل زیر را دنبال کنید:
حالت برنامه‌نویس را فعال کنید.
در نمای لیست صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده، صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده‌ای را که نیاز به توالی جدید دارند انتخاب کنید.
روی منوی عملیات کلیک کرده و توالی‌دهی مجدد را انتخاب کنید.
در فیلد نحوه توالی‌دهی، یکی از این گزینه‌ها را انتخاب کنید
حفظ توالی فعلی: ترتیب شماره‌ها ثابت می‌ماند.
توالی‌دهی مجدد بر اساس تاریخ حسابداری: شماره بر اساس تاریخ حسابداری مجدداً ترتیب‌دهی می‌شود.
اولین توالی جدید را تنظیم کنید.
پیش‌نمایش تغییرات را ببینید و روی تأیید کلیک کنید.
توجه
برای نشان دادن محل شروع تغییر توالی، اولین صورت‌حساب تأمین‌کننده در توالی جدید در فهرست صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده به رنگ قرمز برجسته می‌شود. این نشانگر بصری دائمی و صرفاً اطلاعاتی است.
اگر هرگونه بی‌نظمی در توالی جدید وجود داشته باشد، مانند فاصله‌ها، ثبت‌های لغوشده یا حذف شده در دوره باز، پیام خلاء در توالی در دفتر روزنامه صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده در داشبورد حسابداری ظاهر می‌شود. برای مشاهده جزئیات بیشتر درباره صورت‌حساب(های) فروشنده مرتبط، روی خلاء در توالی کلیک کنید. این نشانگر بصری موقتی است و پس از اینکه تاریخ حسابداری داده در تاریخ قفل یا بعد از آن قرار گیرد، ناپدید خواهد شد.
نکته
توالی‌دهی مجدد در این مواقع امکان‌پذیر نیست:
زمانی که اسناد قبل از تاریخ قفل باشند.
زمانی که توالی منجر به تکرار شود.
زمانی که محدوده نامعتبر باشد. برای مثال، اگر تاریخ صورت‌حساب با تاریخ در توالی جدید هم‌خوانی نداشته باشد، مانند استفاده از توالی 2024 (BILL/2024/MM/XXXX) برای صورت‌حساب تأمین‌کننده‌ای با تاریخ 2025.
در این موارد، پیام خطای اعتبارسنجی ظاهر می‌شود.