سفارش‌های کلی¶
سفارش‌های کلی، قراردادهای خرید بلند مدتی بین یک شرکت و یک تأمین‌کننده برای تحویل محصولات به صورت دوره‌ای با قیمت‌گذاری از پیش تعیین‌شده هستند.
سفارش‌های کلی زمانی مفید هستند که محصولات به طور مداوم از یک تأمین‌کننده خریداری می‌شوند، اما در مقادیر مختلف و در زمان‌های متفاوت.
سفارش‌های کلی با ساده‌سازی فرآیند ثبت سفارش نه تنها در زمان بلکه در هزینه‌ها هم صرفه‌جویی می‌کنند؛ چرا که این سفارش‌ها برای مذاکره قیمت عمده با فروشندگان مزیت‌هایی به همراه دارد.
ایجاد سفارش کلی¶
برای ایجاد سفارش‌های کلی، ویژگی توافقنامه‌های خرید را از تنظیمات برنامه خرید فعال کنید. وارد مسیر شوید و در بخش سفارش‌ها، گزینه توافقنامه‌های خرید را فعال کنید. سپس روی ذخیره کلیک کنید تا تغییرات اعمال شود.
توجه
علاوه بر ایجاد سفارش‌های کلی، تنظیم توافقنامه‌های خرید به کاربران امکان ایجاد درخواست‌های پیش‌فاکتور جایگزین را نیز فراهم می‌کند.
برای ایجاد یک سفارش کلی، به مسیر بروید و روی جدید کلیک کنید. این کار یک فرم سفارش کلی جدید باز می‌کند.
فیلدهای زیر را در فرم سفارش جدید پیکربندی کنید تا قوانین از پیش تعیین‌شده قرارداد بلندمدت دوره‌ای ایجاد شود:
نماینده خرید: کاربری که به این سفارش کلی اختصاص داده شده است. به‌طور پیش‌فرض، کاربری است که قرارداد را ایجاد کرده است؛ کاربر را می‌توان مستقیماً از منوی کشویی کنار این فیلد تغییر داد.
نوع قرارداد: نوع قرارداد خریدی که این سفارش کلی تحت آن طبقه‌بندی می‌شود. در سازمان‌یار، سفارش‌های کلی تنها توافقنامه‌های خرید رسمی هستند.
تأمین‌کننده: تأمین‌کننده‌ای که این قرارداد، یک‌بار یا به‌صورت دوره‌ای، به او مرتبط است. تأمین‌کننده را می‌توان مستقیماً از منوی کشویی کنار این فیلد انتخاب کرد.
واحد پول: ارز توافق شده برای استفاده در این مبادله. اگر چند ارز در پایگاه داده فعال شده باشند، ارز را می‌توان از منوی کشویی کنار این فیلد تغییر داد.
سررسید قرارداد: تاریخی که این قرارداد خرید در آن منقضی خواهد شد. اگر این سفارش کلی نباید منقضی شود، این فیلد را خالی بگذارید.
تاریخ سفارش: تاریخی که اگر یک پیش‌فاکتور جدید مستقیماً از فرم سفارش کلی ایجاد شود، این سفارش کلی باید در آن ثبت شود. اگر یک پیش‌فاکتور جدید ایجاد شود، این مقدار به طور خودکار فیلد سررسید سفارش را در RfQ پر می‌کند.
تاریخ تحویل: تاریخ تحویل مورد انتظار محصولاتی که در یک RfQ گنجانده شده‌اند، در صورتی که مستقیماً از فرم سفارش کلی ایجاد شده باشند. اگر یک پیش‌فاکتور جدید ایجاد شود، این مقدار به طور خودکار فیلد ورود مورد انتظار را در RfQ پر می‌کند.
سند منبع: سفارش خرید منبعی که این سفارش کلی به آن مرتبط است. اگر این سفارش کلی نباید به هیچ سفارش خرید موجودی مرتبط باشد، این فیلد را خالی بگذارید.
شرکت: شرکتی که به این سفارش کلی اختصاص داده شده است. به‌طور پیش‌فرض، این شرکت کاربری است که سفارش کلی را ایجاد می‌کند. اگر پایگاه داده چند شرکتی نباشد، این فیلد قابل تغییر نیست و به‌طور پیش‌فرض تنها شرکت لیست شده در پایگاه داده خواهد بود.
پس از تکمیل تمام فیلدهای مربوطه، روی افزودن سطر کلیک کنید تا محصولات را در ستون محصول اضافه نمایید. سپس، در ستون تعداد، مقدار هر محصول را تغییر دهید و قیمتی را در ستون قیمت واحد تعیین کنید.
مهم
هنگام افزودن محصولات به سفارش کلی جدید، قیمت‌های موجود قبلی محصولات به طور خودکار به سطرهای محصول اضافه نمی‌شوند. در عوض، قیمت‌ها باید به صورت دستی، با تغییر مقدار در ستون قیمت واحد به قیمت توافق شده با تأمین‌کننده مشخص شده اختصاص داده شوند. در غیر این صورت، قیمت ۰ باقی خواهد ماند.
برای مشاهده و تغییر تنظیمات پیش‌فرض توافقنامه خرید برای سفارش‌های کلی، از فرم سفارش کلی روی آیکون ⬅️ (فلش چپ) با هاور بر روی فیلد نوع قرارداد کلیک کنید. این کار شما را به تنظیمات سفارش کلی هدایت می‌کند.
از اینجا، تنظیمات سفارش‌های کلی قابل ویرایش هستند. در بخش نوع قرارداد، نام نوع قرارداد و همچنین نوع انتخاب قرارداد قابل تغییر است. دو گزینه برای نوع انتخاب وجود دارد که می‌توان فعال کرد:
انتخاب فقط یک پیش‌فاکتور (انحصاری): هنگامی که یک سفارش خرید تأیید می‌شود، سفارش‌های خرید باقی‌مانده لغو می‌شوند.
انتخاب چند درخواست پیش‌فاکتور (غیر انحصاری): هنگامی که یک سفارش خرید تأیید می‌شود، سفارش‌های خرید باقی‌مانده لغو نمی‌شوند. در عوض، چند سفارش خرید مجاز هستند.
در بخش داده‌های پیشفاکتورهای جدید، فیلدهای سطرها و مقادیر قابل ویرایش هستند. انجام این کار نحوه پر شدن پیشفاکتورهای جدید را هنگام استفاده از این قرارداد خرید، تعیین می‌کند.
برای سطرها می‌توان دو گزینه را فعال کرد:
استفاده از ردیف‌های قرارداد: هنگام ایجاد پیش‌فاکتور جدید، اگر سفارش کلی مذکور برای پیش‌فاکتور جدید انتخاب شود، آیتم‌های سفارش با همان محصولات لیست شده در سفارش کلی، از پیش پر می‌شوند.
عدم ایجاد خودکار ردیف‌های درخواست پیش‌فاکتور: هنگام ایجاد پیش‌فاکتور جدید و انتخاب یک سفارش کلی موجود، تنظیمات به پیش‌فاکتور جدید منتقل می‌شوند، اما ردیف‌های محصول پر نمی‌شوند.
برای تعداد نیز دو گزینه در دسترس است:
استفاده از مقادیر قرارداد: هنگام ایجاد پیش‌فاکتور جدید، اگر سفارش کلی مذکور برای پیش‌فاکتور جدید انتخاب شود، مقادیر محصول مشخص شده در سفارش کلی، در ردیف‌های محصول از پیش پر می‌شوند.
تنظیم دستی مقادیر: هنگام ایجاد پیش‌فاکتور جدید و انتخاب یک سفارش کلی موجود، ردیف‌های محصول از پیش پر می‌شوند، اما تمام مقادیر روی
۰تنظیم می‌شوند. مقادیر باید به‌صورت دستی توسط کاربر تنظیم شوند.
پس از انجام تغییرات مورد نظر، روی جدید (از طریق مسیر راهنما، در بالای صفحه) کلیک کنید و به فرم سفارش کلی بازگردید. سپس، روی تأیید کلیک کنید تا قرارداد خرید جدید ذخیره شود.
پس از تأیید، مرحله سفارش کلی (در گوشه بالا و چپ) از پیش‌نویس به در جریان تغییر می‌کند، به این معنی که این قرارداد می‌تواند هنگام ایجاد درخواست‌های پیش‌فاکتور جدید انتخاب و استفاده شود.
نکته
بعد از ایجاد و تأیید سفارش کلی، محصولات، تعداد و قیمت آنها در توافقنامه باز هم قابل ویرایش، اضافه شدن و حذف شدن خواهند بود.
ایجاد RfQ جدید از سفارش کلی¶
پس از تأیید سفارش کلی، پیشفاکتورهای جدید را می‌توان مستقیماً از فرم سفارش کلی ایجاد کرد. درخواست‌های پیش‌فاکتوری که از این فرم استفاده می‌کنند، با اطلاعات مبتنی بر قوانین تعیین شده در فرم از پیش پر می‌شوند. علاوه بر این، پیشفاکتورهای جدید به‌طور خودکار از طریق دکمه هوشمند RFQها/سفارش‌ها در بالا و چپ فرم به این فرم سفارش کلی لینک می‌شوند.
برای ایجاد یک پیش‌فاکتور جدید از فرم سفارش کلی، روی دکمه پیش‌فاکتور جدید کلیک کنید. این کار یک RfQ جدید باز می‌کند که بسته به تنظیمات پیکربندی شده در فرم سفارش کلی، با اطلاعات صحیح از پیش پر شده است.
از فرم RfQ جدید، روی ارسال با ایمیل کلیک کنید تا ایمیلی را برای تأمین‌کننده لیست شده بنویسید و ارسال کنید. روی چاپ درخواست پیش‌فاکتور کلیک کنید تا یک PDF قابل چاپ از پیش‌فاکتور ایجاد شود؛ یا پس از آماده شدن، روی تأیید سفارش کلیک کنید تا PO تأیید شود.
پس از تأیید PO، به فرم سفارش کلی (از طریق مسیر راهنمای بالای صفحه) بازگردید. از فرم سفارش کلی، اکنون یک RfQ در دکمه هوشمند RFQها/سفارش‌ها در بالا و چپ فرم لیست شده است. روی دکمه هوشمند RFQها/سفارش‌ها کلیک کنید تا سفارش خریدی را که به تازگی ایجاد شده است، ببینید.
تجدید موجودی¶
پس از تأیید سفارش کلی، یک ردیف تأمین‌کننده جدید در تب خرید محصولات موجود در سفارش اضافه می‌شود.
این امر سفارش‌های کلی را با تجدید موجودی خودکار مفید می‌کند، زیرا اطلاعات مربوط به تأمین‌کننده، قیمت و قرارداد در ردیف تأمین‌کننده ارجاع داده می‌شوند. این اطلاعات تعیین می‌کند که محصول چه زمانی، کجا و با چه قیمتی باید تجدید موجودی شود.
همچنین ملاحظه نمائید