مدیریت صورت‌حساب‌های فروشنده¶

A vendor bill is an invoice received for products and/or services purchased by a company from a vendor. Vendor bills record payables as they arrive from vendors, and can include amounts owed for the goods and/or services purchased, sales taxes, freight and delivery charges, and more.

در سازمان‌یار، صورت‌حساب تأمین‌کننده را می‌توان در مراحل مختلف فرآیند خرید، بسته به سیاست کنترل صورت‌حساب انتخاب شده در تنظیمات برنامه خرید، ایجاد کرد.

سیاست‌های کنترل صورت‌حساب¶

برای پیکربندی سیاست پیش‌فرض کنترل صورت‌حساب، به مسیر برنامه خرید ◄ پیکربندی ◄ تنظیمات بروید و به بخش صورت‌حساب اسکرول کنید.

ویژگی کنترل صورت‌حساب دو گزینه دارد: تعداد سفارش داده شده و تعداد دریافت شده.

سیاستی که در اینجا انتخاب می‌شود، سیاست پیش‌فرض محصولات ایجاد شده جدید خواهد بود. هر سیاست به شرح زیر عمل می‌کند:

تعداد سفارش داده شده: به محض اینکه سفارش خرید تأیید شد، صورت‌حساب فروشنده ایجاد می‌شود. محصولات و تعداد مشخص شده در سفارش خرید برای تولید صورت‌حساب پیش‌فرض استفاده می‌شوند.
تعداد دریافت شده: صورت‌حساب تنها پس از دریافت تمام (یا بخشی از) کل سفارش ایجاد می‌شود. محصولات و مقادیر دریافت شده برای تولید صورت‌حساب پیش‌نویس استفاده می‌شوند.

سیاست‌های کنترل صورت‌حساب در تنظیمات برنامه خرید.

پس از انتخاب سیاست مورد نظر، روی ذخیره کلیک کنید.

نکته

اگر محصولی به سیاست کنترل متفاوتی نسبت به تنظیمات برنامه خرید نیاز داشته باشد، می‌توان سیاست کنترل آن محصول را از تب خرید در فرم محصول و انتخاب سیاست مورد نظر در فیلد سیاست کنترل تغییر داد.

تطابق سه طرفه¶

سیاست تطابق 3 طرفه تضمین می‌کند که صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده تنها پس از دریافت تمام (یا بخشی از) محصولات در یک سفارش خرید پرداخت شوند.

برای فعال‌سازی تطابق 3 طرفه، به مسیر برنامه خرید ◄ پیکربندی ◄ تنظیمات بروید و به بخش صورت‌حساب اسکرول کنید.

گزینه تطابق 3 طرفه را تیک بزنید و روی ذخیره کلیک کنید.

مهم

ویژگی تطابق 3 طرفه فقط برای کار با سیاست کنترل صورت‌حساب تعداد دریافت شده طراحی شده است.

ایجاد و مدیریت صورت‌حساب‌های فروشنده به هنگام دریافت¶

هنگامی که محصولات به انبار شرکت وارد می‌شوند، رسیدها ایجاد می‌گردند. پس از اینکه شرکت مقادیر دریافت شده را پردازش کرد، می‌تواند صورت‌حساب تأمین‌کننده را مستقیماً از فرم رسید انبار ایجاد کند.

بسته به سیاست کنترل صورت‌حساب انتخاب شده در تنظیمات، ایجاد صورت‌حساب تأمین‌کننده در مراحل مختلف فرآیند تدارکات تکمیل می‌شود.

تعداد سفارش داده شده¶

برای ایجاد و مدیریت صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده برای رسیدهایی که سیاست کنترل صورت‌حساب آنها تعداد سفارش داده شده است، ابتدا وارد برنامه خرید شوید و از داشبورد درخواست‌های پیش‌فاکتور، روی جدید کلیک کنید.

با این کار فرم درخواست پیش‌فاکتور باز می‌شود. در فرم خالی RfQ، یک تأمین‌کننده اضافه کنید و در تب محصول روی افزودن سطر کلیک کنید تا محصولات به سفارش اضافه شوند.

در سطر محصول، یک محصول را از منوی کشویی در فیلد محصول انتخاب کرده و مقدار مورد نظر برای سفارش را در فیلد مقدار وارد کنید.

پس از آماده شدن، روی تأیید سفارش کلیک کنید تا RfQ به PO تأیید شود.

سپس، برای ایجاد صورت‌حساب تأمین‌کننده، روی ایجاد صورت‌حساب کلیک کنید. این کار یک فرم صورت‌حساب تأمین‌کننده را در وضعیت پیش‌نویس باز می‌کند. از اینجا، یک تاریخ صورت‌حساب را در فیلد تاریخ صورت‌حساب اضافه کنید.

پس از آماده شدن، صورت‌حساب را با کلیک بر روی تأیید در صفحه صورت‌حساب تأمین‌کننده تأیید کنید.

نکته

از آنجایی که سیاست کنترل صورت‌حساب روی تعداد سفارش داده شده تنظیم شده است، صورت‌حساب پیش‌نویس می‌تواند به محض ایجاد و قبل از دریافت هرگونه محصولی، تأیید شود.

پس از انجام پرداخت، برای ثبت آن روی ثبت پرداخت در بالای صورت‌حساب کلیک کنید.

با این کار پنجره پاپ‌آپ ثبت پرداخت ظاهر می‌شود که در آن می‌توان یک دفتر روزنامه پرداخت را انتخاب و یک روش پرداخت را مشخص کرد.

علاوه بر این، مبلغ صورت‌حساب، تاریخ پرداخت و یادداشت (شماره مرجع) را می‌توان در صورت لزوم از این پنجره ویرایش کرد.

پس از آماده شدن، برای نهایی کردن صورت‌حساب تأمین‌کننده روی ایجاد پرداخت کلیک کنید. با این کار یک بنر سبز رنگ پرداخت شده در فرم RfQ نمایش داده می‌شود.

فرم صورت‌حساب فروشنده برای سیاست کنترل تعداد سفارش داده شده.

تعداد دریافت شده¶

برای ایجاد و مدیریت صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده برای رسیدهای دارای سیاست کنترل صورت‌حساب تعداد دریافت شده، ابتدا وارد برنامه خرید شوید و روی جدید کلیک کنید.

با این کار یک فرم جدید RfQ باز می‌شود. در فرم خالی RfQ، یک تأمین‌کننده اضافه کنید و در تب محصول روی افزودن سطر کلیک کنید تا محصولات به سفارش اضافه شوند.

پس از آماده شدن، روی تأیید سفارش کلیک کنید تا RfQ به PO تأیید شود.

مهم

هنگام استفاده از سیاست کنترل تعداد دریافت شده، کلیک روی ایجاد صورت‌حساب قبل از دریافت هرگونه محصولی، باعث ظاهر شدن پنجره پاپ‌آپ عملیات نامعتبر می‌شود.

سازمان‌یار برای ایجاد صورت‌حساب تأمین‌کننده، نیاز دارد که حداقل بخشی از مقادیر آیتم‌های موجود در PO دریافت شده باشد.

در PO، روی دکمه هوشمند رسید کلیک کنید تا فرم رسید انبار را مشاهده نمایید.

از اینجا، روی تأیید کلیک کنید تا مقادیر انجام شده (دریافت شده) ثبت شوند.

سپس، از طریق مسیر راهنما به PO بازگردید و روی ایجاد صورت‌حساب کلیک کنید.

این کار فرم صورت‌حساب تأمین‌کننده را در وضعیت پیش‌نویس باز می‌کند. تاریخ صورت‌حساب را در فیلد تاریخ صورت‌حساب اضافه کنید. پس از آماده شدن، صورت‌حساب را با کلیک روی تأیید در بالای پیش‌نویس، تأیید کنید.

پس از انجام پرداخت، برای ثبت آن روی ثبت پرداخت در بالای صورت‌حساب کلیک کنید.

مدیریت صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده در حسابداری¶

صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده را می‌توان مستقیماً از برنامه حسابداری نیز ایجاد کرد، بدون اینکه نیازی به ایجاد سفارش خرید باشد.

به مسیر برنامه حسابداری ◄ تأمین‌کنندگان ◄ صورت‌حساب‌ها بروید و روی جدید کلیک کنید. با این کار یک فرم خالی صورت‌حساب تأمین‌کننده نمایش داده می‌شود.

یک تأمین‌کننده را در فیلد تأمین‌کننده اضافه کنید. سپس، در تب آیتم‌های فاکتور، برای افزودن محصولات روی افزودن سطر کلیک کنید.

یک محصول را از منوی کشویی در فیلد محصول انتخاب کرده و مقدار مورد نظر برای سفارش را در فیلد تعداد وارد کنید.

تاریخ صورت‌حساب را انتخاب کرده و سایر اطلاعات لازم را پیکربندی کنید. در نهایت، برای تأیید صورت‌حساب، روی تأیید کلیک کنید.

پس از تأیید، روی تب آیتم‌های دفتر روزنامه کلیک کنید و دفاتر روزنامه حسابداری را مشاهده نمایید. این دفاتر روزنامه بر اساس پیکربندی موجود در فرم‌های مربوط به تأمین‌کننده و محصول پر می‌شوند.

در صورت لزوم، برای افزودن اعلامیه بستانکاری به صورت‌حساب، روی اعلامیه بستانکاری کلیک کنید. علاوه بر این، می‌توان یک شماره مرجع صورت‌حساب نیز اضافه کرد.

پس از آماده شدن، برای تکمیل صورت‌حساب تأمین‌کننده، روی ثبت پرداخت و سپس ایجاد پرداخت کلیک کنید.

نکته

برای لینک کردن صورت‌حساب پیش‌نویس به سفارش خرید موجود، قبل از کلیک بر روی تأیید، روی منوی کشویی کنار تکمیل خودکار کلیک کرده و یک PO را از منو انتخاب کنید.

صورت‌حساب به طور خودکار با اطلاعات PO انتخاب شده پر می‌شود.

لیست کشویی تکمیل خودکار برای صورت‌حساب فروشنده پیش‌نویس.

صورت‌حساب دسته‌ای¶

صورت‌حساب‌های فروشنده را می‌توان در برنامه حسابداری به صورت دسته‌ای پردازش و مدیریت کرد.

به مسیر برنامه حسابداری ◄ تأمین‌کنندگان ◄ صورت‌حساب‌ها بروید. سپس، روی چک‌باکس در گوشه بالا سمت و راست، کنار ستون شماره، زیر دکمه جدید کلیک کنید.

این کار تمام صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده موجود با وضعیت ثبت شده یا پیش‌نویس را انتخاب می‌کند.

برای چاپ فاکتورها یا صورت‌حساب‌های انتخاب شده، روی دکمه :icon:`fa-print` چاپ کلیک کنید.

برای ایجاد و پردازش پرداخت برای چند صورت‌حساب تأمین‌کننده به طور همزمان، روی ثبت پرداخت کلیک کنید.

توجه

فقط صورت‌حساب‌هایی که وضعیت آنها ثبت شده است را می‌توان به صورت دسته‌ای پرداخت کرد. صورت‌حساب‌های در وضعیت پیش‌نویس باید قبل از اینکه بتوانند در پرداخت دسته‌ای گنجانده شوند، ثبت شوند.

با کلیک روی ثبت پرداخت، پنجره ثبت پرداخت باز می‌شود. از پنجره پاپ‌آپ، دفتر روزنامه`ای که صورت‌حساب‌ها باید در آن ثبت شوند را انتخاب کنید، یک :guilabel:`تاریخ پرداخت و یک روش پرداخت را انتخاب کنید.

همچنین در این پنجره گزینه گروه‌بندی پرداخت‌ها نیز وجود دارد. اگر این گزینه فعال باشد، به جای یک پرداخت به ازای هر صورت‌حساب، تنها یک پرداخت ایجاد می‌شود. این گزینه تنها در صورتی ظاهر می‌شود که ویژگی پرداخت‌های دسته‌ای در تنظیمات برنامه حسابداری فعال باشد.

پس از آماده شدن، روی دکمه ایجاد پرداخت کلیک کنید. این کار لیستی از ثبت‌های دفتر روزنامه را در یک صفحه جداگانه ایجاد می‌کند. ثبت‌های دفتر روزنامه در این لیست همگی به صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده مربوطه خود لینک دارند.

همچنین ملاحظه نمائید

سیاست‌های کنترل صورت‌حساب