ثبت‌های کاری¶
ثبت‌های کاری به طور خودکار در برنامه حقوق و دستمزد، بر اساس نوع ساختار حقوقی کارمند، و از برنامه‌های برنامه‌ریزی، حضور و غیاب، و مرخصی ایجاد می‌شوند.
داشبورد ثبت‌های کاری در برنامه حقوق و دستمزد، نمای کلی و بصری ثبت‌های کاری فردی هر کارمند را ارائه می‌دهد.
برای ورود به داشبورد، وارد مسیر شوید.
در داشبورد رکورد کارکرد، ثبت‌های کاری بر اساس نام کوچک کارمندان و به ترتیب حروف الفبا نمایش داده می‌شوند. کل ماه نمایش داده می‌شود و روز جاری به رنگ زرد کم‌رنگ برجسته شده است.
در صورتی که رکوردی دارای مغایرت باشد که نیاز به رفع آن است، داشبورد به‌طور پیش‌فرض فقط رکوردهای دارای مغایرت را فیلتر می‌کند.
برای حذف فیلتر از نوار جستجو... و مشاهده همه ثبت‌های کاری، روی آیکون ✖️ (حذف) در کنار فیلتر دارای مغایرت در نوار جستجو... کلیک کنید تا تمام ثبت‌های کاری در لیست نمایش داده شوند.
برای تغییر نما و نمایش رکوردها فقط برای یک روز، هفته یا ماه، روی ماه کلیک کنید. یک منوی کشویی با گزینه‌های روز، هفته یا ماه ظاهر می‌شود. با کلیک روی هر یک از این گزینه‌ها، داده‌ها فقط برای بازه زمانی انتخابی نمایش داده می‌شوند.
برای تنظیم تاریخ‌های نمایش داده شده، از آیکون‌های ➡️ (فلش راست) و ⬅️ (فلش چپ) در دو طرف دکمه ماه استفاده کنید. این فلش‌ها تاریخ را بر اساس نوع بازه زمانی انتخاب شده تنظیم می‌کنند.
برای مثال، اگر گزینه ماه انتخاب شده باشد، با هر بار کلیک روی فلش، زمان به اندازه یک ماه جابه‌جا می‌شود. اگر گزینه‌های هفته یا روز انتخاب شده باشند، با هر کلیک، زمان به ترتیب به اندازه یک هفته یا یک روز تغییر می‌کند.
در هر زمان، برای بازگشت به نمای روز جاری، روی دکمه امروز کلیک کنید.
افزودن ثبت کاری جدید¶
اگر یک ثبت کاری مانند مرخصی استعلاجی جا افتاده و باید اضافه شود، یا اگر کارمندی فراموش کرده است ساعت ورود و خروج خود را برای یک شیفت ثبت کند، برای ایجاد ثبت کاری جدید، روی دکمه جدید در داشبورد ثبت کاری کلیک کنید.
فرم پاپ‌آپ ایجاد ثبت کاری ظاهر می‌شود.
اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید:
توضیحات: توضیح کوتاهی برای ثبت کاری، مانند
مرخصی استعلاجی، وارد کنید. اگر این فیلد خالی بماند، پس از انتخاب کارمند به‌طور خودکار تکمیل می‌شود. مقدار پیش‌فرض آنحضور و غیاب: (کارمند)است.کارمند: با استفاده از منوی کشویی، کارمندی را که ثبت کاری برای او است، انتخاب کنید.
نوع ثبت کاری: با استفاده از منوی کشویی، نوع ثبت کاری را انتخاب کنید.
از و تا: تاریخ و زمان شروع (از) و پایان (تا) ثبت کاری را وارد کنید.
ابتدا، روی سطر از یا تا کلیک کنید تا پنجره پاپ‌آپ تقویم باز شود. با استفاده از آیکون‌های > (فلش راست) و < (فلش چپ) ماه و سال صحیح را انتخاب کرده، سپس روی روز مورد نظر کلیک کنید.
سپس، با کلیک روی فیلدهای ساعت یا دقیقه در پایین تقویم، زمان مورد نظر را برای ساعت و دقیقه انتخاب کنید.
هنگامی که تاریخ و زمان رکورد صحیح بود، روی دکمه اعمال کلیک کنید.
مدت: تعداد ساعت را بر اساس مقادیر تا و از نمایش می‌دهد. تغییر این فیلد، فیلد تا را تغییر می‌دهد (فیلد از تغییر نمی‌کند).
پس از وارد کردن اطلاعات مورد نظر، روی ذخیره و بستن کلیک کنید تا رکورد ذخیره شده و فرم پاپ‌آپ بسته شود.
مغایرت‌ها¶
مغایرت برای درخواستی رخ می‌دهد که تأیید نشده است، از جمله زمان مرخصی یا تعطیلی و یا اینکه اگر در ثبت کاری خطایی وجود داشته باشد، مثل خالی بودن فیلدهای الزامی. قبل از تولید فیش‌های حقوق باید این مغایرت‌ها برطرف شوند.
هر ثبت کاری که مغایرتی برای حل شدن داشته باشد، در داشبورد اصلی ثبت کاری مشخص می‌شود که با ورود به مسیر قابل دسترسی است. به طور پیش‌فرض، فقط مغایرت‌هایی که نیاز به حل شدن دارند نمایش داده می‌شوند.
مغایرت‌ها با یک مثلث نارنجی در گوشه بالا و راست هر ثبت کاری مشخص می‌شوند. برای مشاهده تاریخ و زمان هر ثبت کاری، روی آن کلیک کرده و سپس روی ویرایش کلیک کنید تا جزئیات مغایرت در یک پنجره پاپ‌آپ نمایش داده شود.
مغایرت به طور خلاصه در یک کادر متنی نارنجی در پنجره پاپ‌آپ باز کردن که ظاهر می‌شود، توضیح داده شده است.
توضیحات، کارمند و نوع ثبت کاری در سمت راست پنجره پاپ‌آپ لیست شده‌اند. بازه تاریخ و زمان از و تا، و همچنین زمان کل (به ساعت) در فیلد مدت، در سمت چپ ظاهر می‌شود.
اگر مغایرت به دلیل درخواست مرخصی باشد که هنوز تأیید نشده است، فیلد مرخصی در سمت راست ظاهر می‌شود و نوع مرخصی درخواستی در توضیحات آن ذکر شده است.
مغایرت‌های مرخصی¶
رایج‌ترین مغایرت‌های ثبت‌های کاری مربوط به درخواست‌های مرخصی است که ثبت شده‌اند اما هنوز تأیید نشده‌اند، که منجر به ایجاد ثبت‌های کاری تکراری برای آن کارمند می‌شود (یکی برای مرخصی و دیگری برای کار عادی).
اگر مغایرتی به دلیل وجود درخواست مرخصی در سیستم برای همان زمانی که یک رکورد کار عادی وجود دارد، ایجاد شود، درخواست مرخصی در فیلد مرخصی وارد می‌شود.
مغایرت مرخصی را می‌توان در پنجره پاپ‌آپ ثبت کاری یا در پنجره پاپ‌آپ جزئیات درخواست مرخصی حل کرد.
حل کردن ثبت کاری¶
برای حل مغایرت مرخصی در پنجره پاپ‌آپ ثبت کاری، روی دکمه تأیید مرخصی کلیک کنید تا درخواست مرخصی تأیید شده و مغایرت ثبت کاری حل شود.
دکمه‌های تأیید مرخصی و رد مرخصی ناپدید می‌شوند. برای بستن پنجره پاپ‌آپ روی دکمه ذخیره و بستن کلیک کنید. از آنجایی که مغایرت حل شده است، از داشبورد ثبت کاری ناپدید می‌شود.
حل کردن در درخواست مرخصی¶
برای حل مغایرت مرخصی در پنجره پاپ‌آپ جزئیات درخواست مرخصی، روی دکمه لینک داخلی در انتهای سطر رکورد مرخصی کلیک کنید تا جزئیات درخواست مرخصی در پنجره پاپ‌آپ جدید ظاهر شود. در صورت نیاز، درخواست قابل ویرایش است.
برای تأیید درخواست روی دکمه تأیید کلیک کنید، سپس برای ذخیره تغییرات و بازگشت به پنجره پاپ‌آپ مغایرت ثبت کاری، روی دکمه ذخیره و بستن کلیک کنید.
اکنون، دکمه تأیید مرخصی پنهان است و فقط دکمه رد مرخصی قابل مشاهده است.
اگر تأیید اشتباهی بوده است، می‌توان با کلیک روی دکمه رد مرخصی، درخواست را در اینجا رد کرد.
از آنجایی که مرخصی در پنجره مرخصی تأیید شده است، برای بستن پنجره روی X در گوشه بالا و چپ کلیک کنید. مغایرت از داشبورد ثبت کاری ناپدید می‌شود، زیرا حل شده است.
ایجاد مجدد ثبت‌های کاری¶
هنگام بازسازی ثبت‌های کاری، هرگونه تغییر دستی، مانند مغایرت‌ها حل شده، بازنویسی می‌شود و ثبت‌های کاری از برنامه‌هایی که آنها را ایجاد کرده‌اند، دوباره تولید (یا بازسازی) می‌شوند.
این روش برای اصلاح تعداد زیادی از مغایرت‌ها توصیه می‌شود تا همه رکوردها صحیح باقی بمانند. در حالی که مغایرت‌ها می‌توانند به صورت جداگانه حل شوند، اگر مغایرت‌ها ناشی از برنامه دیگری باشند، بهترین روش این است که از صحت رکوردهای برنامه‌های دیگر نیز اطمینان حاصل شود. به همین دلیل توصیه می‌شود این مغایرت‌ها در برنامه‌هایی که آنها را ایجاد کرده‌اند حل شوند.
دلیل دیگر توصیه این روش این است که هنگام بازسازی ثبت‌های کاری، اگر مشکل در برنامه مربوطه حل نشده باشد، مغایرت‌ها دوباره ظاهر می‌شوند.
ابتدا، اطمینان حاصل کنید که مشکلات در برنامه‌های خاصی که باعث مغایرت‌ها ثبت کاری شده‌اند، حل شده‌اند.
سپس، روی دکمه ایجاد مجدد ثبت‌های کاری در بالای داشبورد ثبت‌های کاری کلیک کنید تا پنجره پاپ‌آپ ایجاد مجدد ثبت کاری ظاهر شود.
از منوی کشویی، کارمندانی را که می‌خواهید ثبت‌های کاریشان بازسازی شود انتخاب کنید و فیلدهای از و تا را طوری تنظیم کنید که بازه زمانی صحیح نمایش داده شود.
روی دکمه ایجاد مجدد ثبت‌های کاری کلیک کنید تا ثبت‌های کاری دوباره ایجاد شوند. پس از اتمام، پنجره پاپ‌آپ بسته می‌شود.
Example
کارمندی به دلیل تخصیص نادرست و همزمان به دو ایستگاه کاری، دارای ثبت‌های کاری نادرستی است که از برنامه برنامه‌ریزی تولید شده‌اند. این مشکل باید در برنامه برنامه‌ریزی حل شود، نه در برنامه حقوق و دستمزد.
برای اصلاح این مشکل، برنامه زمانی کارمند را در برنامه برنامه‌ریزی تغییر دهید تا به درستی فقط به یک ایستگاه کاری تخصیص داده شود. سپس، در برنامه حقوق و دستمزد، ثبت‌های کاری آن کارمند را برای آن بازه زمانی خاص بازسازی کنید.
سپس برنامه حقوق و دستمزد داده‌های جدید و اصلاح شده را از برنامه برنامه‌ریزی فراخوانی کرده و ثبت‌های کاری صحیح را برای آن کارمند بازسازی می‌کند. اکنون تمام مغایرت‌ها مربوط به آن کارمند حل شده است.
ایجاد فیش‌های حقوقی¶
برای تولید فیش‌های حقوقی، به بازه زمانی که فیش‌های حقوقی باید برای آن تولید شوند، بروید. اطمینان حاصل کنید که فیلتر دارای مغایرت حذف شده باشد. هنگامی که دوره پرداخت مورد نظر نمایش داده شد، روی دکمه تولید فیش‌های حقوقی کلیک کنید.
نکته
اگر دکمه تولید فیش‌های حقوقی فعال نباشد (به جای بنفش تیره، به رنگ بنفش کم‌رنگ ظاهر شود)، این نشان‌دهنده وجود مغایرت‌ها یا انتخاب تاریخی در آینده است. قبل از تولید فیش‌های حقوقی، تمام مغایرت‌ها را حل کنید.
با کلیک روی دکمه تولید فیش‌های حقوقی، یک رکورد دسته‌ای برای بازه زمانی انتخاب شده در صفحه‌ای جداگانه ظاهر می‌شود.
نام دسته در فیلد نام دسته با فرمت پیش‌فرض از (تاریخ) تا (تاریخ) درج می‌شود.
بازه زمانی مربوط به فیش‌های حقوقی در فیلد دوره و شرکت در فیلد شرکت ظاهر می‌شود. ایجاد تغییر در این فرم ممکن نیست.
ایجاد داده پیش‌نویس را برای ایجاد فیش حقوق برای دسته کلیک کنید.
برای مشاهده تمام فیش‌های حقوقی این دسته، روی دکمه هوشمند فیش‌های حقوقی در بالای صفحه کلیک کنید.
چاپ فیش‌های حقوقی¶
برای چاپ فیش‌های حقوقی، ابتدا با کلیک روی دکمه هوشمند فیش‌های حقوقی در فرم دسته، هر یک از فیش‌های حقوقی را مشاهده کنید.
سپس، از لیست فیش‌های حقوقی، فیش‌های مورد نظر برای چاپ را انتخاب کنید. برای انتخاب، روی کادر کنار هر فیش حقوقی کلیک کنید، یا برای انتخاب همزمان تمام فیش‌های موجود در لیست، روی کادر سمت راست عنوان ستون کد ارجاع کلیک کنید.
روی دکمه چاپ کلیک کنید تا یک فایل PDF شامل تمام فیش‌های حقوقی مشخص شده ایجاد شود.
توجه
دکمه چاپ تا زمانی که حداقل یک فیش حقوقی در لیست انتخاب نشده باشد، ظاهر نمی‌شود.
مرخصی برای گزارش¶
اگر درخواست مرخصی برای دوره‌ای ثبت شود که قبلاً در یک فیش حقوقی پردازش شده است، درخواست مرخصی در صفحه مرخصی برنامه حقوق و دستمزد ظاهر می‌شود که با ورود به مسیر قابل دسترسی است.
در صفحه مرخصی، درخواست با وضعیت به فیش حقوقی بعدی تعویق می‌شود ظاهر می‌شود. این به این دلیل است که به کارمند قبلاً برای آن روز حقوق دریافت کرده است و آن روز به عنوان یک روز کاری عادی ثبت شده است.
برای صحیح نگه داشتن مانده مرخصی کارمند، درخواست مرخصی باید در دوره پرداخت بعدی اعمال شود. این کار نه تنها تضمین می‌کند که مانده درخواست‌های مرخصی به‌روز است، بلکه نیاز به انجام مجدد ثبت‌های کاری، لغو چک‌های پرداخت و صدور مجدد آنها را نیز از بین می‌برد.
رایج‌ترین سناریو در این وضعیت، زمانی است که فیش‌های حقوقی یک یا دو روز قبل از پایان دوره پرداخت پردازش می‌شوند و کارمندی به طور غیرمنتظره در یکی از روزهای آخر دوره پرداخت بیمار می‌شود. کارمند برای روزی که قبلاً به عنوان روز کاری عادی در فیش حقوقی پردازش شده، درخواست مرخصی ثبت می‌کند. سازمان‌یار به جای لغو فیش حقوقی، تغییر ثبت‌های کاری و صدور مجدد پرداخت حقوق، اجازه می‌دهد درخواست‌های مرخصی مربوطه در دوره پرداخت بعدی اعمال شوند.
برای مشاهده تمام درخواست‌های مرخصی که باید به فیش حقوقی بعدی موکول شوند، وارد مسیر شوید. فیلتر پیش‌فرض برای این گزارش برای تعویق است.
تمام درخواست‌های مرخصی که باید در دوره پرداخت بعدی اعمال شوند با وضعیت فیش حقوقی به فیش حقوقی بعدی تعویق می‌شود ظاهر می‌شوند.
تعویق چند رکورد مرخصی¶
برای انتخاب ثبت‌های کاری که می‌خواهید به تعویق بیندازید، روی کادر سمت راست سطر ثبت کاری کلیک کنید. برای انتخاب تمام ثبت‌های کاری در لیست، روی کادر سمت راست عنوان ستون کارمندان در بالای لیست کلیک کنید.
پس از انتخاب هر ثبت کاری، دو دکمه در بالای گزارش ظاهر می‌شود: دکمه (#) انتخاب شده و دکمه عملیات. دکمه (#) انتخاب شده نشان می‌دهد که چه تعداد رکورد در حال حاضر انتخاب شده است.
هنگامی که تمام ثبت‌های کاری مورد نظر انتخاب شدند، روی دکمه عملیات کلیک کنید تا منویی با چند گزینه ظاهر شود. در لیست روی تعویق به ماه بعد کلیک کنید تا تمام رکوردهای انتخاب شده به ماه بعد موکول شوند.
تعویق رکوردهای مرخصی تکی¶
درخواست‌های مرخصی که در لیست مرخصی برای گزارش ظاهر می‌شوند را می‌توان به صورت جداگانه به تعویق انداخت.
روی یک درخواست مرخصی تکی کلیک کنید تا جزئیات آن درخواست بارگذاری شود.
جزئیات خاص درخواست مرخصی در سمت راست، و تمام درخواست‌های مرخصی ثبت شده توسط کارمند در سمت چپ ظاهر می‌شوند (از جمله درخواستی که جزئیات آن در سمت راست نمایش داده شده است).
برای به تعویق انداختن درخواست مرخصی به فیش حقوقی بعدی، روی دکمه گزارش به ماه بعد در بالا کلیک کنید. پس از پردازش، دکمه گزارش به ماه بعد ناپدید شده و وضعیت فیش حقوقی از به فیش حقوقی بعدی تعویق می‌شود به محاسبه شده در فیش حقوقی جاری تغییر می‌کند.
برای بازگشت به لیست مرخصی برای گزارش، روی مرخصی در مسیر بالای صفحه (breadcrumb) کلیک کنید.
همچنین ملاحظه نمائید