ایمیل خلاصه عملکرد

ایمیل خلاصه عملکرد در اصل اطلاعات لحظه‌ای و خلاصه عملکرد دوره‌ای است که از طریق ایمیل به اعضای سازمان ارسال شده و حاوی اطلاعات سطح بالایی در خصوص عملکرد تجاری است.

از مسیر تنظیمات ◄ آمار ویژگی ایمیل‌های خلاصه عملکرد را فعال کرده و روی ذخیره کلیک کنید.

تنظیمات مختلفی را می‌توان برای ایمیل‌های خلاصه عملکرد اعمال کرد، از جمله:

• تصمیم‌گیری در خصوص KPI که باید در ایمیل‌های خلاصه عملکرد اشتراک‌گذاری شوند

• تنظیم دوره تکرار ارسال ایمیل‌های دوره‌ای

• تعیین افرادی در سازمان که ایمیل‌های خلاصه عملکرد را دریافت خواهند کرد

• طراحی قالب سفارشی برای ایمیل‌های خلاصه عملکرد

• افزودن شاخص‌های کلیدی عملکرد اضافی (نیازمند برنامه استودیو)

توجه

به‌طور پیش‌فرض، قابلیت ایمیل خلاصه عملکرد فعال است. ایمیل خلاصه عملکرد شما به‌عنوان قالب اصلی عمل می‌کند که شامل تمامی مقادیر KPI در کل پایگاه داده سازمان‌یار است و روزانه برای مدیران ارسال می‌شود.

هشدار

هنگام ایجاد نسخه‌های تکثیر شده از پایگاه‌های داده که قابلیت ارسال دارند (نه حالت تست)، ایمیل‌های خلاصه همچنان از پایگاه داده تکثیر شده ارسال خواهند شد، مگر اینکه غیرفعال شوند.

برای غیر فعال کردن ایمیل خلاصه عملکرد، از مسیر تنظیمات ◄ آمار و برداشتن تیک گزینه مربوطه و کلیک بر روی ذخیره, ویژگی ایمیل‌های خلاصه عملکرد را غیرفعال کنید. راهنمای غیرفعال کردن ایمیل خلاصه عملکرد را ببینید.

ایمیل‌های سفارشی

برای سفارشی‌سازی ایمیل خلاصه پیش‌فرض (خلاصه عملکرد دوره‌ای شما)، از مسیر برنامه تنظیمات ◄ بخش آمار ◄ فیلد ایمیل خلاصه عملکرد، ایمیل خلاصه عملکرد دوره‌ای را انتخاب کرده و روی آیکون ↗️ (لینک خارجی) کنار منوی کشویی کلیک کنید.

یک پنجره پاپ‌آپ باز می‌شود که شامل تنظیمات قابل ویرایش مختلفی با موارد زیر است:

• نام ایمیل: نام ایمیل خلاصه.

• دوره تکرار: کنترل کنید که ایمیل‌های خلاصه هر چند وقت یک بار ارسال شوند (روزانه، هفتگی، ماهانه یا سه ماهه).

• تاریخ ارسال بعدی: تاریخی که ایمیل خلاصه دوباره ارسال خواهد شد.

• تب KPIs: هر کدام از KPIهای محاسبه شده که در ایمیل‌های خلاصه ظاهر خواهند شد را فعال/غیرفعال کنید. هر کادر علامت‌دار به معنای فعال بودن آن در ایمیل خلاصه است. بخش مربوط به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را مشاهده کنید.

• تب گیرندگان: کاربرانی که ایمیل‌های خلاصه را دریافت خواهند کرد را اضافه یا حذف کنید. به بخش گیرندگان مراجعه کنید.

توجه

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) را می‌توان با استفاده از برنامه استودیو سفارشی کرد. در صورت نیاز به نصب استودیو، هزینه‌های اضافی به اشتراک پایگاه داده اعمال می‌شود. توضیحات بیشتر را در تعریف KPIهای سفارشی با استودیو ببینید.

غیرفعال کردن ایمیل خلاصه عملکرد

برای غیرفعال کردن دستی یک ایمیل، ابتدا از مسیر برنامه تنظیمات ◄ بخش آمار بر روی پیکربندی ایمیل‌‌های خلاصه عملکرد کلیک کنید. سپس، ایمیلی که باید غیرفعال شود را از لیست انتخاب کنید.

سپس روی غیرفعال‌سازی برای همه کلیک کنید تا ایمیل برای همه غیرفعال شود، یا روی لغو اشتراک من کلیک کنید تا کاربر وارد شده از لیست ارسال حذف شود. این دکمه‌ها در منوی بالا، دقیقاً بالای نام ایمیل قرار دارند.

ارسال دستی ایمیل‌های خلاصه عملکرد

برای ارسال دستی یک ایمیل خلاصه، ابتدا از مسیر برنامه تنظیمات ◄ بخش آمار روی پیکربندی ایمیل‌های خلاصه عملکرد کلیک کنید. سپس، ایمیل مورد نظر را انتخاب کنید و روی ارسال کلیک کنید. این دکمه در منوی بالا، درست بالای نام ایمیل خلاصه قرار دارد.

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) از تب KPIs در فرم قالب ایمیل خلاصه قابل اضافه شدن هستند.

برای غیرفعال کردن دستی یک ایمیل خلاصه، ابتدا به برنامه تنظیمات ◄ بخش آمار بروید و روی پیکربندی ایمیل‌های خلاصه عملکرد کلیک کنید.

سپس ایمیل خلاصه مورد نظر را انتخاب کرده و تب KPIها را باز کنید.

برای اضافه کردن یک KPI به ایمیل، KPI مورد نظر را فعال کنید. پس از اضافه (یا حذف) تمامی KPIها، روی ذخیره کلیک کنید.

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) زیر به‌صورت پیش‌فرض در تب KPIها در فرم قالب ایمیل خلاصه عملکرد سازمان‌یار موجود هستند:

عمومی

• کاربران متصل

• پیام‌ها

پروژه

• وظایف باز

استخدام

• کارمندان

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

• سرنخ‌ها/فرصت‌های جدید

• فرصت‌های برنده شده

فروش

• همه فروش‌ها

• فروش‌های تجارت الکترونیکی

پایانه فروش

• فروش‌های پایانه فروش

گفتگوی آنلاین

• درصد رضایت

• مکالمات مدیریت شده

• زمان پاسخ‌دهی (ثانیه)

مرکز پشتیبانی

• تیکت‌های بسته شده

صورت‌حساب‌ها

• درآمد

• انتقال‌های نقدی و بانکی

گیرندگان

گیرندگان ایمیل خلاصه عملکرد در تب گیرندگان فرم قالب ایمیل اضافه می‌شوند.

برای افزودن گیرنده، به برنامه تنظیمات ◄ بخش آمار بروید و روی پیکربندی ایمیل‌های خلاصه عملکرد کلیک کنید. سپس، ایمیل مورد نظر را انتخاب کنید و تب گیرندگان را باز کنید.

برای افزودن یک گیرنده، روی افزودن سطر کلیک کنید تا پنجره افزودن گیرندگان ظاهر شود. در این پنجره می‌توانید تمام گیرندگانی که امکان اضافه شدن دارند را ببینید.

از پنجره باز شده، کادر کنار نام کاربران مورد نظر را فعال کنید و روی دکمه انتخاب کلیک کنید.

برای حذف کاربر به عنوان گیرنده، روی آیکون ❌ (حذف) در سمت چپ کاربر در لیست صفحه گیرندگان کلیک کنید.

برای اعمال تغییرات ذخیره را کلیک کنید.

ایجاد ایمیل‌های خلاصه عملکرد

برای ایجاد ایمیل خلاصه عملکرد جدید، به برنامه تنظیمات ◄ بخش آمار بروید و روی پیکربندی ایمیل‌های خلاصه عملکرد کلیک کنید. سپس، برای ایجاد ایمیل جدید، روی دکمه جدید کلیک کنید.

یک صفحه جداگانه با قالب خالی ایمیل خلاصه عملکرد ظاهر می‌شود که شامل تنظیمات قابل ویرایش مختلف است، از جمله:

• نام ایمیل: نام ایمیل خلاصه.

• دوره تکرار: کنترل کنید که ایمیل‌های خلاصه هر چند وقت یک بار ارسال شوند (روزانه، هفتگی، ماهانه یا سه ماهه).

• تاریخ ارسال بعدی: تاریخی که ایمیل خلاصه دوباره ارسال خواهد شد.

• تب KPIs: هر کدام از KPIهای محاسبه شده که در ایمیل‌های خلاصه ظاهر خواهند شد را فعال/غیرفعال کنید. هر کادر علامت‌دار به معنای فعال بودن آن در ایمیل خلاصه است. بخش مربوط به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را مشاهده کنید.

• تب گیرندگان: کاربرانی که ایمیل‌های خلاصه را دریافت خواهند کرد را اضافه یا حذف کنید. به بخش گیرندگان مراجعه کنید.

در این قسمت، برای ایمیل یک نام مشخص کنید، دوره تکرار را مشخص کنید، KPIهای مورد نظر را انتخاب کنید و در صورت نیاز گیرندگان را اضافه کنید.

پس از کلیک روی ذخیره، ایمیل سفارشی جدید به عنوان گزینه انتخاب در فیلد ایمیل خلاصه موجود است، که در بخش تنظیمات ◄ آمار قرار دارد.

تعریف KPIهای سفارشی با استودیو

همه KPIها در قالب ایمیل خلاصه، در تب KPIs، با ماژول استودیو قابل سفارشی‌سازی هستند.

هشدار

در صورتی که نیازمند نصب برنامه استودیو باشید، هزینه‌های بیشتری به اشتراک پایگاه داده اعمال می‌شود.

برای شروع، آیکون 🛠️ (ابزارها) در گوشه بالا و چپ صفحه را کلیک کنید. این لینک به برنامه استودیو است.

برای ایجاد فیلدهای بیشتر، باید دو فیلد در شیء خلاصه عملکرد ایجاد کنید:

1. یک فیلد بولین با نام kpi_myfield ایجاد کرده و آن را در تب KPIs نشان دهید.

2. یک فیلد محاسبه شده با نام kpi_myfield_value ایجاد کنید که KPI سفارشی شما را محاسبه می‌کند.

3. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) را در تب KPI انتخاب کنید.

نکته

فایل منبع برای هدایت برنامه‌نویس در کدنویسی فیلد محاسبه شده در این لینک در دسترس است.

همچنین ملاحظه نمائید

کاربران همچنین می‌توانند در تب گیرندگان و سپس منوی سه نقطه عمودی (kebab) کلیک کنند و این نما را ویرایش کنند. برای ویرایش این تب، روی ویرایش نمای لیست یا ویرایش نمای فرم کلیک کنید.

جدول مرجع مقادیر محاسبه شده

برچسب	مقدار
کاربران متصل	kpi_res_users_connected_value
پیام‌های ارسال شده	kpi_mail_message_total_value
سرنخ‌های جدید	kpi_crm_lead_created_value
فرصت‌های برده	kpi_crm_opportunities_won_value
وظایف باز	kpi_project_task_opened_value
تیکت‌های بسته شده	kpi_helpdesk_tickets_closed_value
% رضایت	kpi_livechat_rating_value
مکالمات رسیدگی شده	kpi_livechat_conversations_value
زمان پاسخگویی (ثانیه)	kpi_livechat_response_value
همه فروش‌ها	kpi_all_sale_total_value
فروش‌های تجارت الکترونیکی	kpi_website_sale_total_value
درآمد	kpi_account_total_revenue_value
انتقال‌های بانکی و نقدی	kpi_account_bank_cash_value
فروش‌های پایانه فروش	kpi_pos_total_value
کارمندان جدید	kpi_hr_recruitment_new_colleagues_value