پیگیری فاکتورها¶
هنگام معوق شدن پرداخت‌ها می‌توان برای مشتریان پیام‌های پیگیری ارسال کرد. سازمان‌یار به شناسایی پرداخت‌های معوق کمک کرده و امکان برنامه‌ریزی و ارسال یادآوری‌های مناسب را با استفاده از عملیات پیگیری بر اساس تعداد روزهای معوقیت فراهم می‌کند. پیگیری‌ها می‌توانند از طریق روش‌های مختلفی از جمله ایمیل، پست یا پیامک ارسال شوند.
همچنین ملاحظه نمائید
پیکربندی¶
برای پیکربندی عملیات پیگیری، به مسیر بروید. در نمای لیست سطوح پیگیری، چند سطح و عملیات پیگیری به طور پیش‌فرض پیکربندی شده‌اند.
برای اصلاح سطح پیگیری، روی رکورد کلیک کنید. از نمای فرم، توضیحات را ویرایش کنید یا تعداد روزها قبل از ارسال یادآوری را تنظیم نمایید. در تب اطلاع‌رسانی، عملیاتی مانند ارسال ایمیل، ارسال نامه و ارسال پیامک را انتخاب کنید.
توجه
ارسال نامه یا پیامک در سازمان‌یار نیازمند اعتبار یا توکن خرید درون برنامه‌ای (IAP) است.
برای استفاده از قالب از پیش پر شده هنگام ارسال ایمیل یا نامه، یک قالب محتوا انتخاب کنید. برای اصلاح آن، روی آیکون :icon:`oi-arrow-right` (فلش لینک داخلی) کنار فیلد قالب محتوا کلیک کنید. اگر فعال باشد، پیامک‌ها از یک فیلد قالب پیامک خاص استفاده می‌کنند که با کلیک روی آیکون :icon:`oi-arrow-right` (فلش لینک داخلی) قابل اصلاح است.
گزینه‌های دیگری را می‌توان در بخش گزینه‌ها در سطح پیگیری خاص فعال کرد:
خودکارسازی یادآوری با گزینه خودکار.
پیوست فاکتورهای معوق در یادآوری.
به مشتری مرتبط برای دریافت اعلان‌ها درباره هرگونه پاسخ ایمیل به ایمیل یادآوری دنبال‌کننده اضافه کنید.
در تب فعالیت، گزینه برنامه‌ریزی خودکار فعالیت‌ها را هنگام فعال شدن سطح پیگیری، فعال کنید. کاربر مسئول و نوع فعالیت را انتخاب کرده و یک خلاصه وارد نمایید.
برای افزودن یک سطح پیگیری جدید، روی جدید کلیک کرده و فیلدها را پر کنید.
نکته
تعداد روزهای منفی را برای ارسال یادآوری قبل از تاریخ سررسید فاکتور تنظیم کنید.
پیگیری‌های فاکتور¶
توجه
قبل از شروع فرآیند پیگیری، تمام تراکنش‌های بانکی را مغایرت‌گیری کنید تا از ارسال یادآوری برای فاکتورهایی که قبلاً پرداخت شده‌اند، جلوگیری شود.
برای مشاهده تمام فاکتورهای معوق، به مسیر بروید. در نمای لیست فاکتورها، در نوار جستجو کلیک کرده و بر اساس معوق فیلتر کنید.
پیگیری‌ها برای یک مشتری¶
برای مشاهده کلی و دقیق وضعیت پیگیری فاکتور یک مشتری، به مسیر بروید. فرم مشتری را باز کرده و روی تب حسابداری کلیک کنید. در بخش پیگیری‌های فاکتور، روی سطوح مختلف کلیک کنید تا وضعیت پیگیری هر سطح را مشاهده نمایید. اگر اقدامی لازم است، روی فاکتورهای معوق کلیک کنید تا لیست دقیقی از فاکتورهای معوق را داشته باشید.
گزینه‌های دیگری نیز قابل تنظیم هستند:
یادآوری‌ها: یادآوری‌ها خودکار یا دستی هستند.
یادآوری بعدی: تاریخی که عملیات پیگیری بعدی باید تا آن انجام شود، هنگام پردازش پیگیری‌ها به طور خودکار تنظیم می‌شود، اما در صورت نیاز می‌توان آن را به صورت دستی تنظیم کرد.
مسئول: کاربری که اقدامات پیگیری را انجام می‌دهد.
برای ارسال دستی یادآوری پرداخت به یک مشتری، روی ارسال کلیک کرده و عملیات را در پنجره ارسال و چاپ انتخاب کنید:
Print
Email
پیامک
از طریق پست
گزینه پیوست فاکتورها را فعال کرده و در صورت نیاز قالب محتوا را تغییر دهید. سپس، برای ارسال گزارش پیگیری، روی ارسال یا ارسال و چاپ کلیک کنید.
همچنین ملاحظه نمائید
توجه
اطلاعات مخاطب ثبت شده روی فاکتور یا فرم مخاطب برای ارسال یادآور استفاده می‌شود.
کادر گفتگو سابقه کاملی از تمام عملیات پیگیری را نگه می‌دارد.
پیگیری همه مشتریانی که نیازمند اقدام هستند¶
پس از تنظیم گزینه‌های پیگیری اضافی، بررسی کنید کدام مشتریان فاکتورهای معوق دارند یا نیاز به پیگیری دارند. برای این کار، به مسیر بروید. در نمای کانبان مشتریان، روی نوار جستجو کلیک کرده و بر اساس فاکتورهای معوق یا نیازمند پیگیری فیلتر کنید.
برای انجام عملیات پیگیری همه مشتریان مربوطه، به نمای لیست بروید و مشتریان نیازمند پیگیری را انتخاب کنید. سپس، روی :icon:`fa-cog` (عملیات) کلیک کرده و پردازش پیگیری‌ها را انتخاب کنید تا گزارش پیگیری برایشان ارسال شود.
گزارش‌ها¶
صورت‌حساب مشتری¶
برای دریافت یک نمای کلی جامع از وضعیت حساب مشتری، روی دکمه هوشمند صورت‌حساب مشتری در فرم مشتری کلیک کنید. این صورت‌حساب با بخش مربوط به آن مشتری در گزارش دفتر کل طرف همکار مطابقت دارد.
برای ارسال به مشتری، روی ارسال کلیک کنید، در صورت نیاز قالب ایمیل را تغییر دهید و روی چاپ و ارسال کلیک کنید.
برای مشاهده همزمان صورت‌حساب‌های چند مشتری، مشتریان را از نمای لیست مشتریان انتخاب کنید، روی :icon:`fa-cog` (عملیات) کلیک کرده و ورود به صورت‌حساب‌های مشتریان را انتخاب نمایید.
به ترتیب برای تولید فایل PDF یا XLSX، روی PDF یا XLSX کلیک کنید.
گزارش پیگیری¶
برای دریافت نمای کلی فاکتورهای سررسید شده مشتری، با تفکیک فاکتورهای سررسید شده از فاکتورهای معوق، روی دکمه هوشمند صورت‌حساب مشتری در فرم مشتری کلیک کنید. سپس، روی :icon:`fa-book` گزارش: صورت‌حساب مشتری کلیک کرده و گزارش پیگیری را انتخاب نمایید.
برای مشاهده همزمان گزارش پیگیری همه مشتریان، به مسیر بروید. سپس، روی :icon:`fa-book` گزارش: کلیک کرده و گزارش پیگیری را انتخاب نمایید.
به ترتیب برای تولید فایل PDF یا XLSX، روی PDF یا XLSX کلیک کنید.