زمان‌بندی مصاحبه‌ها¶
از طریق برنامه استخدام، مصاحبه‌های حضوری، مجازی و تلفنی را با سازمان‌یار زمان‌بندی کنید.
مصاحبه را می‌توان به یکی از دو روش زمان‌بندی کرد: توسط تیم استخدام یا توسط متقاضی.
مصاحبه‌های زمان‌بندی شده توسط تیم استخدام¶
زمانی که متقاضی به مرحله مصاحبه می‌رسد، تیم استخدام باید با هماهنگی اولیه تاریخ و ساعت مناسب با متقاضی و مصاحبه‌کنندگان، مصاحبه را زمان‌بندی کند.
برای زمان‌بندی مصاحبه، به کارت متقاضی بروید؛ برای این کار، ابتدا وارد شده و روی کارت شغل مربوطه کلیک کنید. با این کار صفحه درخواست‌های استخدام آن موقعیت شغلی باز می‌شود. سپس، برای مشاهده فرم متقاضی، روی کارت آن کلیک کنید.
برای زمان‌بندی مصاحبه تلفنی، مجازی یا حضوری، روی دکمه هوشمند بدون جلسه در بالای رکورد متقاضی کلیک کنید.
توجه
دکمه هوشمند جلسات در صورتی که هیچ جلسه‌ای زمان‌بندی نشده باشد، عبارت بدون جلسه را نمایش می‌دهد. برای متقاضیانی که به تازگی وارد مرحله مصاحبه اول شده‌اند، این حالت پیش‌فرض است.
اگر یک جلسه از قبل زمان‌بندی شده باشد، دکمه هوشمند عبارت ۱ جلسه را به همراه تاریخ جلسه پیش رو در زیر آن نمایش می‌دهد. اگر بیش از یک جلسه زمان‌بندی شده باشد، دکمه عبارت جلسه بعدی را به همراه تاریخ اولین جلسه پیش رو در زیر آن نمایش می‌دهد.
با کلیک روی دکمه هوشمند جلسات، تقویمی بارگیری می‌شود که جلسات و رویدادهای زمان‌بندی شده برای کاربر وارد شده فعلی و همچنین کارمندانی را که در بخش شرکت‌کنندگان در سمت چپ تقویم فهرست شده‌اند، نمایش می‌دهد.
برای تغییر جلسات و رویدادهای در حال نمایش، تیک شرکت‌کننده‌ای را که می‌خواهید رویدادهای تقویم او پنهان شود، بردارید. فقط شرکت‌کنندگانی که تیک خورده‌اند در تقویم قابل مشاهده هستند.
برای افزودن جلسه به تقویم در نمای روز یا هفته، روی زمان شروع جلسه کلیک کرده و تا زمان پایان آن را بکشید. با این کار، تاریخ، زمان و مدت جلسه انتخاب می‌شود.
در این نما همچنین می‌توان با کلیک روی روز و بازه زمانی مورد نظر، یک جلسه اضافه کرد.
هر دو روش باعث ظاهر شدن پنجره پاپ‌آپ رویداد جدید می‌شود.
پنجره پاپ‌آپ رویداد جدید¶
با کلیک روی یک خانه از جدول زمانی، که متناظر با زمان و تاریخ است، پنجره پاپ‌آپ رویداد جدید برای زمان‌بندی جلسه باز می‌شود.
اطلاعات را در فرم وارد کنید. تنها فیلدهای الزامی، عنوان جلسه به همراه فیلدهای شروع (و تاریخ/زمان پایان) است.
پس از وارد کردن جزئیات کارت، برای ذخیره تغییرات و ایجاد مصاحبه، روی ذخیره و بستن کلیک کنید.
پس از وارد کردن نام الزامی برای جلسه، فیلدهای قابل ویرایش در کارت رویداد جدید به شرح زیر است:
عنوان جلسه: موضوع جلسه را وارد کنید. این عنوان باید به وضوح هدف جلسه را مشخص کند. موضوع پیش‌فرض، موضوع/نام درخواست در کارت متقاضی است.
شروع: تاریخ و زمان شروع و پایان جلسه. با کلیک روی هر یک از این فیلدها، یک پنجره پاپ‌آپ تقویم باز می‌شود. برای بستن پنجره، روی اعمال کلیک کنید.
تمام روز: برای زمان‌بندی مصاحبه تمام روز، این کادر را تیک بزنید. اگر این کادر تیک بخورد، فیلد شروع به تاریخ شروع تغییر می‌کند.
شرکت‌کنندگان: افرادی را که باید در جلسه شرکت کنند، انتخاب کنید. کارمند پیش‌فرض درج شده، شخصی است که جلسه را ایجاد کرده است. به تعداد دلخواه افراد دیگر را اضافه کنید.
URL تماس ویدیویی: اگر جلسه مجازی است یا گزینه مجازی در دسترس است، روی جلسه سازمان‌یار کلیک کنید تا یک URL به صورت خودکار برای جلسه ایجاد شود که در این فیلد درج می‌شود.
توضیحات: توضیحات مختصری در این فیلد وارد کنید. گزینه‌ای برای وارد کردن متن فرمت‌بندی شده، مانند لیست‌های شماره‌دار، عنوان‌ها، جدول‌ها، لینک‌ها، عکس‌ها و موارد دیگر وجود دارد. با تایپ کردن '/' برای نمایش لیست از گزینه‌ها، از ویژگی پاورباکس استفاده کنید.
در میان گزینه‌ها پیمایش کرده و روی مورد دلخواه کلیک کنید تا در فیلد به شکل قابل ویرایش ظاهر شود. هر دستور یک پنجره پاپ‌آپ متفاوت را نمایش می‌دهد. برای تکمیل ورود اطلاعات، دستورالعمل‌های هر دستور را دنبال کنید.
گزینه‌های بیشتر¶
برای افزودن اطلاعات بیشتر به جلسه، روی دکمه گزینه‌های بیشتر در گوشه پایین و چپ پنجره پاپ‌آپ رویداد جدید کلیک کنید. هر یک از فیلدهای اضافی زیر را وارد کنید:
مدت زمان: این فیلد بر اساس تاریخ و زمان شروع (و پایان) به طور خودکار تکمیل می‌شود. اگر زمان جلسه تنظیم شود، این فیلد به طور خودکار با مدت زمان صحیح تنظیم می‌شود. مدت زمان پیش‌فرض جلسه یک ساعت است.
تکرارشونده: اگر جلسه باید در یک بازه زمانی منتخب تکرار شود (که برای مصاحبه اول معمول نیست)، گزینه تکرارشونده را فعال کنید. با فعال شدن این گزینه، چند فیلد اضافی ظاهر می‌شود:
منطقه زمانی: با استفاده از منوی کشویی، منطقه زمانی را برای جلسات تکرارشونده انتخاب کنید.
تکرار: جلسات تکرارشونده روزانه، هفتگی، ماهانه، سالانه یا سفارشی را انتخاب کنید. اگر سفارشی انتخاب شود، فیلد تکرار هر در زیر آن ظاهر می‌شود، به همراه پارامتر بسامد زمانی دیگر (روز، هفته، ماه یا سال). عددی را در فیلد خالی وارد کرده، سپس دوره زمانی را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.
تکرار در: زمانی فعال می‌شود که گزینه هفتگی در فیلد تکرار انتخاب شده باشد. روزی را که جلسه هفتگی در آن برگزار می‌شود، انتخاب کنید.
روز ماه: دو گزینه منوی کشویی را برای انتخاب یک روز خاص از ماه، بدون توجه به تاریخ، پیکربندی کنید (مثلاً اولین سه‌شنبه هر ماه). برای تنظیم تاریخ تقویمی مشخص، تاریخ ماه را انتخاب کرده و تاریخ تقویمی را در فیلد وارد کنید (مثلاً
۱۵تا جلسه در پانزدهمین روز هر ماه برگزار شود).تا: با استفاده از منوی کشویی، زمان توقف تکرار جلسات را انتخاب کنید. گزینه‌های موجود عبارتند از تعداد تکرارها، تاریخ پایان و برای همیشه. اگر تعداد تکرارها انتخاب شود، تعداد کل جلسات را در فیلد خالی سمت چپ وارد کنید. اگر تاریخ پایان انتخاب شود، تاریخ را با استفاده از پنجره پاپ‌آپ تقویم مشخص کنید یا تاریخی را با فرمت XX/XX/XXXX تایپ کنید. برای همیشه جلسات را به طور نامحدود زمان‌بندی می‌کند.
مکان: مکانی را برای جلسه وارد کنید.
برچسب‌ها: هر برچسبی را برای جلسه انتخاب کنید، یا با تایپ کردن برچسب و کلیک روی ایجاد «برچسب» یک برچسب جدید اضافه کنید. محدودیتی در تعداد برچسب‌های قابل استفاده وجود ندارد.
قرار ملاقات: اگر قرار ملاقاتی با این جلسه مرتبط است، آن را از منوی کشویی انتخاب کنید، یا با تایپ کردن نام قرار و سپس کلیک روی ایجاد و ویرایش... از منوی کشویی حاصل، یک قرار ملاقات جدید ایجاد کنید. فرم ایجاد قرار ملاقات بارگیری می‌شود. اطلاعات را در فرم وارد کرده، سپس روی ذخیره و بستن کلیک کنید.
حریم خصوصی: انتخاب کنید که برگزارکننده در طول جلسه در دسترس یا مشغول نمایش داده شود. سپس، قابلیت مشاهده این جلسه را با استفاده از منوی کشویی سمت چپ اولین انتخاب، مشخص کنید. گزینه‌ها عبارتند از عمومی، خصوصی و فقط کاربران داخلی. عمومی به همه اجازه می‌دهد جلسه را ببینند، خصوصی فقط به شرکت‌کنندگان لیست شده در جلسه اجازه مشاهده می‌دهد، و فقط کاربران داخلی به هر کسی که به پایگاه داده شرکت وارد شده است اجازه می‌دهد جلسه را ببیند.
برگزار کننده: کارمندی که جلسه را ایجاد می‌کند در این فیلد به صورت خودکار وارد می‌شود. با استفاده از منوی کشویی باز شده کارمند مورد نظر را انتخاب کنید.
یادآورها: یک یادآور را از منوی کشویی انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض شامل اعلان، ایمیل و پیامک هستند که هر کدام یک دوره زمانی مشخص قبل از رویداد دارند (ساعت، روز و غیره). یادآور انتخابی، شرکت‌کنندگان را در زمان مشخص و از طریق گزینه انتخاب شده، از جلسه مطلع می‌کند. در این فیلد می‌توان چند یادآور انتخاب کرد.
ارسال جلسه به شرکت‌کنندگان¶
پس از وارد کردن تغییرات در پنجره پاپ‌آپ رویداد جدید و اطمینان از صحت جزئیات جلسه، می‌توان جلسه را از طریق ایمیل یا پیامک، از فرم رویداد توسعه‌یافته (آنچه هنگام کلیک روی دکمه گزینه‌های بیشتر در پنجره پاپ‌آپ رویداد جدید دیده می‌شود) برای شرکت‌کنندگان ارسال کرد.
برای ارسال جلسه از طریق ایمیل، روی دکمه ایمیل در کنار فیلد شرکت‌کنندگان در فرم توسعه‌یافته جلسه کلیک کنید.
پنجره پاپ‌آپ پیکربندی ایمیل تماس با شرکت‌کنندگان ظاهر می‌شود. یک ایمیل از پیش قالب‌بندی شده، با استفاده از قالب ایمیل پیش‌فرض تقویم: به‌روزرسانی رویداد، در فیلد محتوای ایمیل درج می‌شود.
دنبال‌کنندگان درخواست شغل و همچنین کاربری که جلسه را ایجاد کرده است، به طور پیش‌فرض به عنوان گیرندگان اضافه می‌شوند. در صورت لزوم، آدرس ایمیل متقاضی را نیز به لیست اضافه کنید تا ایمیل برای او هم ارسال شود. هر تغییر دلخواه دیگری را در ایمیل ایجاد کنید. اگر به پیوست نیاز است، روی دکمه پیوست‌ها کلیک کنید، به فایل مورد نظر بروید، سپس روی Open کلیک کنید. پس از آماده شدن ایمیل برای ارسال، روی ارسال کلیک کنید.
برای ارسال جلسه از طریق پیامک، روی دکمه پیامک در کنار فیلد شرکت‌کنندگان در فرم جلسه کلیک کنید. پنجره پاپ‌آپ ارسال پیامک ظاهر می‌شود.
در بالا، اگر هر یک از شرکت‌کنندگان شماره موبایل معتبری نداشته باشند، یک بنر آبی ظاهر می‌شود و تعداد رکوردهای نامعتبر را لیست می‌کند. اگر یک مخاطب شماره موبایل معتبر ثبت شده نداشته باشد، روی بستن کلیک کنید، رکورد شرکت‌کننده را ویرایش کرده و سپس این مراحل را دوباره انجام دهید.
هنگامی که پیام هشداری ظاهر نمی‌شود، پیامی را که باید برای شرکت‌کنندگان ارسال شود در فیلد پیام تایپ کنید. برای افزودن هرگونه ایموجی به پیام، روی آیکون (افزودن لبخند) در سمت چپ پنجره پاپ‌آپ کلیک کنید.
تعداد کاراکترها و تعداد پیامک‌های مورد نیاز برای ارسال پیام (طبق معیارهای GSM7) در زیر فیلد پیام نمایش داده می‌شود. روی قرار دادن در صف کلیک کنید تا پیامک بعداً، پس از زمان‌بندی پیام‌های دیگر، ارسال شود، یا روی ارسال فوری کلیک کنید تا پیام فوراً ارسال شود.
توجه
ارسال پیامک یک قابلیت پیش‌فرض در سازمان‌یار نیست. برای ارسال پیامک، به اعتبار نیاز است که باید خریداری شود. برای اطلاعات بیشتر در مورد اعتبارهای IAP و طرح‌ها، به راهنمای خرید درون برنامه‌ای (IAP) مراجعه کنید.
مصاحبه‌های زمان‌بندی شده توسط متقاضی¶
به طور پیش‌فرض، مراحل مصاحبه استخدام به گونه‌ای پیکربندی نشده‌اند که متقاضیان بتوانند مصاحبه‌های خود را زمان‌بندی کنند.
با این حال، اگر مراحل مصاحبه اول یا مصاحبه دوم طوری ویرایش شوند که با رسیدن متقاضی به آن مرحله، قالب ایمیل استخدام: زمان‌بندی مصاحبه ارسال شود، متقاضی لینکی به تقویم تیم استخدام دریافت می‌کند و می‌تواند مصاحبه را خودش زمان‌بندی کند. زمان‌های در دسترس تیم استخدام در تقویم منعکس می‌شود.
برای اینکه متقاضیان بتوانند مصاحبه‌های خود را زمان‌بندی کنند، ابتدا باید یک مرحله در برنامه استخدام ویرایش شود.
ویرایش مراحل¶
برای اصلاح مرحله مصاحبه اول یا مصاحبه دوم، ابتدا وارد داشبورد اصلی برنامه شوید. سپس، روی کارت شغل مورد نظر کلیک کنید تا به صفحه درخواست‌های استخدام آن موقعیت شغلی بروید.
نشانگر ماوس را روی نام مرحله ببرید تا آیکون (چرخ‌دنده) در سمت چپ بالای نام مرحله ظاهر شود. روی آیکون (چرخ‌دنده) کلیک کنید تا یک منوی کشویی ظاهر شود. سپس، روی گزینه ویرایش کلیک کنید تا فرم ویرایش: (مرحله) ظاهر شود.
فیلد قالب ایمیل به طور پیش‌فرض خالی است. با استفاده از منوی کشویی، استخدام: زمان‌بندی مصاحبه را برای فیلد قالب ایمیل انتخاب کرده، سپس پس از اتمام کار، روی ذخیره و بستن کلیک کنید.
ارسال ایمیل¶
پس از اینکه مراحل مصاحبه اول یا مصاحبه دوم برای ارسال ایمیل استخدام: زمان‌بندی مصاحبه به متقاضی پس از انتقال کارت او به یکی از این مراحل ویرایش شد، ایمیل زیر توسط متقاضی دریافت می‌شود:
موضوع: می‌توانیم برای درخواست شما برای (موقعیت شغلی) یک مصاحبه با هم برنامه‌ریزی کنیم؟
تبریک! درخواست شما واقعاً جالب است و ما مایلیم یک مصاحبه با شما برنامه‌ریزی کنیم. لطفاً از دکمه زیر برای زمان‌بندی آن با یکی از استخدام‌کنندگان ما استفاده کنید.
برنامه‌ریزی مصاحبه من
زمان‌بندی مصاحبه¶
هنگامی که متقاضی ایمیل را دریافت می‌کند، روی دکمه برنامه‌ریزی مصاحبه من در پایین ایمیل کلیک می‌کند. این کار متقاضی را به صفحه زمان‌بندی آنلاین خصوصی هدایت می‌کند که فقط از طریق لینک ایمیل شده قابل دسترسی است.
این صفحه جزئیات جلسه را در سمت چپ صفحه نمایش می‌دهد و شامل قالب و مدت زمان جلسه است. در این مثال، مصاحبه مجازی ( آنلاین) و مدت زمان آن نیم ساعت ( ۳۰ دقیقه) است.
ابتدا، اگر گزینه‌ای برای انتخاب فرد مصاحبه‌کننده وجود داشته باشد، کاربر با کلیک روی آیکون و نام، فردی را که می‌خواهد با او جلسه داشته باشد انتخاب می‌کند. اگر فقط یک نفر برای مصاحبه با متقاضی در دسترس باشد، این مرحله در دسترس نیست. اگر متقاضی نخواهد مصاحبه‌کننده‌ای را انتخاب کند، می‌تواند روی مشاهده همه زمان‌های آزاد کلیک کند.
توجه
اگر متقاضی یک مصاحبه‌کننده را انتخاب کند، صفحه‌ای با عنوان انتخاب تاریخ و زمان به او نمایش داده می‌شود و فقط تاریخ‌ها و زمان‌هایی را می‌بیند که آن شخص خاص در دسترس است. علاوه بر این، اطلاعات آن مصاحبه‌کننده (نام، ایمیل و شماره تلفن) در سمت چپ صفحه، در بخش اپراتور زیر جزئیات جلسه ظاهر می‌شود.
اگر متقاضی به جای آن روی مشاهده همه زمان‌های آزاد کلیک کند یا اگر مصاحبه‌کننده‌ای در دسترس نباشد، کاربر به همان صفحه انتخاب تاریخ و زمان هدایت می‌شود، اما بخش اپراتور قابل مشاهده نیست.
سپس متقاضی روی یک روز در دسترس در تقویم، که با یک مربع دور تاریخ مشخص شده، کلیک می‌کند. پس از انتخاب روز، روی یکی از زمان‌های آزاد کلیک می‌کند تا آن تاریخ و زمان را انتخاب کند.
نکته
حتماً فیلد منطقه زمانی را در زیر تقویم بررسی کنید تا مطمئن شوید که روی منطقه زمانی صحیح تنظیم شده است. تغییر منطقه زمانی ممکن است زمان‌های آزاد ارائه شده را تغییر دهد.
پس از انتخاب تاریخ و زمان، متقاضی به صفحه جزئیات بیشتری درباره خود اضافه کنید هدایت می‌شود. این صفحه از متقاضی می‌خواهد نام کامل، ایمیل و شماره تلفن خود را وارد کند. اطلاعات تماسی که در این فرم وارد می‌شود برای یادآوری مصاحبه زمان‌بندی شده به متقاضی استفاده خواهد شد.
وقتی همه اطلاعات در صفحه جزئیات بیشتری درباره خود اضافه کنید وارد شد، متقاضی روی دکمه تأیید قرار ملاقات کلیک می‌کند و مصاحبه زمان‌بندی می‌شود.
پس از تأیید مصاحبه، متقاضی به صفحه تأیید منتقل می‌شود که در آن تمام جزئیات مصاحبه نمایش داده می‌شود. گزینه افزودن جلسه به تقویم‌های شخصی متقاضی از طریق دکمه‌های افزودن به iCal/Outlook و افزودن به تقویم گوگل، در زیر جزئیات مصاحبه، در دسترس است.
متقاضی همچنین می‌تواند در صورت لزوم، با دکمه لغو/زمان‌بندی مجدد، مصاحبه را لغو یا مجدداً زمان‌بندی کند.