کادر پیام¶
ویژگی کادر پیام در سراسر سازمان‌یار ادغام شده است تا ارتباطات را ساده کند، قابلیت ردیابی را حفظ کند و پاسخگویی را در بین اعضای تیم فراهم کند. پنجره‌های کادر پیام، که به عنوان سازنده‌ها شناخته می‌شوند، تقریباً در هر رکورد در پایگاه داده قرار دارند و به کاربران اجازه می‌دهند تا با کاربران داخلی و مخاطبان خارجی ارتباط برقرار کنند.
سازنده‌های کادر پیام همچنین کاربران را قادر می‌سازند تا یادداشت ثبت کنند، فایل‌ها را بارگذاری کنند و فعالیت‌ها را برنامه‌ریزی کنند.
رشته کادر پیام¶
یک رشته کادر پیام را می‌توان در اکثر صفحات در پایگاه داده یافت که به عنوان سابقه به‌روزرسانی‌ها و ویرایش‌های انجام شده در یک رکورد عمل می‌کند. هنگامی که تغییری ایجاد می‌شود، یک یادداشت در رشته کادر پیام ثبت می‌شود. این یادداشت شامل جزئیات تغییر و یک مهر زمانی است.
Example
یک کاربر، علیرضا غضنفری، نیاز به به‌روزرسانی آدرس ایمیل یک مخاطب دارد. پس از ذخیره تغییرات در رکورد مخاطب، یادداشتی در کادر پیام رکورد مخاطب با اطلاعات زیر ثبت می‌شود:
تاریخ وقوع تغییر.
آدرس ایمیلی که قبلاً بود.
آدرس ایمیل به روز شده.
اگر یک رکورد از طریق یک فایل ایمپورت ایجاد یا ویرایش شده باشد، یا از طریق عملیات سیستم به‌روز شده باشد، رشته کادر پیام یک یادداشت گزارش ایجاد می‌کند و تغییر را به ربات اودوو نسبت می‌دهد.
افزودن دنبال‌کنندگان¶
دنبال‌کننده، کاربر یا مخاطبی است که به یک رکورد اضافه می‌شود و هنگام به‌روزرسانی رکورد، بر اساس تنظیمات اشتراک دنبال‌کننده مشخص شده، مطلع می‌شود. دنبال کنندگان می‌توانند خود را اضافه کنند یا توسط کاربر دیگری اضافه شوند.
توجه
اگر کاربری یک رکورد را ایجاد کند یا به آن اختصاص داده شود، به طور خودکار به عنوان یک دنبال‌کننده اضافه می‌شود.
برای دنبال کردن یک رکورد، به هر رکوردی که دارای رشته کادر پیام باشد بروید. به عنوان مثال، برای باز کردن یک تیکت سامانه پشتیبانی، به بروید و یک تیکت را از لیست انتخاب کنید و آن را باز کنید.
در قسمت بالا و سمت چپ بالای سازنده کادر پیام، روی دنبال کردن کلیک کنید. با این کار دکمه به دنبال می‌کنید تغییر می‌کند. دوباره روی آن کلیک کنید تا رکورد را دنبال نکنید.
مدیریت دنبال‌کنندگان¶
برای افزودن کاربر یا مخاطب دیگری به عنوان دنبال‌کننده، روی |user| کلیک کنید. با این کار یک لیست کشویی دنبال‌کنندگان فعلی باز می‌شود. روی افزودن دنبال‌کنندگان کلیک کنید تا پنجره دعوت دنبال‌کننده باز شود.
یک یا چند مخاطب را از لیست کشویی گیرندگان انتخاب کنید. برای اطلاع رسانی به مخاطبان، گزینه ارسال اعلان را علامت بزنید. قالب پیام را در صورت تمایل ویرایش کنید، سپس روی افزودن دنبال‌کنندگان کلیک کنید.
برای حذف دنبال‌کنندگان، روی |user| کلیک کنید تا لیست دنبال‌کنندگان فعلی باز شود. نام دنبال‌کننده‌ای که باید حذف شود را پیدا کنید و روی آیکون :icon:`fa-remove` (حذف) کلیک کنید.
ویرایش اشتراک دنبال‌کننده¶
به‌روزرسانی‌هایی که یک دنبال‌کننده دریافت می‌کند می‌تواند بر اساس تنظیمات اشتراک آنها متفاوت باشد. برای دیدن نوع به‌روزرسانی‌هایی که یک دنبال‌کننده در آن مشترک است و برای ویرایش لیست، روی |user| کلیک کنید. دنبال‌کننده مربوطه را در لیست پیدا کنید، سپس روی آیکون :icon:`fa-pencil` (مداد) کلیک کنید. با این کار پنجره ویرایش اشتراک دنبال‌کننده باز می‌شود.
لیست تنظیمات اشتراک موجود بسته به نوع رکورد متفاوت است. به عنوان مثال، دنبال‌کننده تیکت سامانه پشتیبانی ممکن است هنگام رتبه‌بندی تیکت مطلع شود. این گزینه برای دنبال‌کنندگان فرصت در CRM در دسترس نخواهد بود.
گزینه هر نوع به‌روزرسانی که دنبال‌کننده باید دریافت کند را علامت بزنید و گزینه هر به‌روزرسانی که نباید دریافت کند را غیرفعال کنید. پس از اتمام، روی اعمال کلیک کنید.
گزینه‌های ویرایش اشتراک بسته به نوع رکورد متفاوت است. این گزینه‌ها برای یک تیکت سامانه پشتیبانی هستند.¶
ثبت یادداشت‌ها¶
عملکرد کادر پیام شامل قابلیت ثبت یادداشت‌های داخلی در هر رکور است. این یادداشت‌ها فقط برای کاربران داخلی قابل دسترس هستند و در هر رکوردی که دارای یک رشته کادر پیام باشد در دسترس هستند.
برای ثبت یک یادداشت داخلی، ابتدا به یک رکورد بروید. به عنوان مثال، برای باز کردن یک فرصت CRM، به بروید و روی کارت کانبان یک فرصت کلیک کنید و آن را باز کنید. سپس، در بالا و چپ، بالای سازنده کادر پیام، روی ثبت یادداشت کلیک کنید.
یادداشت را در کادر ایجاد پیام وارد کنید. برای تگ کردن کاربر داخلی، @ را تایپ کرده و نام فرد مورد را شروع به تایپ کنید. سپس، نامی را از منوی باز شده انتخاب کنید. بسته به تنظیمات اعلان، کاربر از طریق ایمیل یا سازمان‌یار مطلع می‌شود.
مهم
مخاطبان خارجی نیز می‌توانند در یادداشت‌های داخلی تگ شوند. با این کار مخاطب ایمیلی حاوی محتوای یادداشتی که در آن تگ شده است، شامل هرگونه پیوست مستقیم به یادداشت، دریافت می‌کند. اگر کاربر خارجی به ایمیل پاسخ دهد، پاسخ وی در کادر پیام ثبت شده و به عنوان دنبال‌کننده به رکورد اضافه می‌شود.
مخاطبان خارجی نمی‌توانند برای مشاهده کل رشته کادر پیام وارد سیستم شوند و فقط از به‌روزرسانی‌های خاص، بر اساس تنظیمات اشتراک دنبال‌کننده خود، یا زمانی که مستقیماً تگ می‌شوند، مطلع می‌شوند.
ارسال پیام‌ها¶
کادر ایجاد پیام می‌تواند بدون نیاز به خروج از پایگاه داده یا باز کردن برنامه دیگر، پیام‌هایی را به مخاطبان خارجی ارسال کند. این امر ارتباط با مشتریان بالقوه در برنامه‌های فروش و مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) یا فروشندگان در برنامه خرید را آسان می‌کند.
برای ارسال پیام، ابتدا وارد یک رکورد شوید. برای مثال، برای ارسال پیام از یک فرصت CRM، به بروید و روی کارت کانبان فرصت کلیک کنید تا باز شود. سپس، در بالا سمت چپ، بالای کادر ایجاد پیام، روی ارسال پیام کلیک کنید.
نکته
به‌جای استفاده از دکمه ارسال، کلیدهای Ctrl + Enter را برای ارسال پیام فشار دهید.
اگر دنبال‌کننده‌ای به رکورد اضافه شده باشد، به‌عنوان گیرنده پیام اضافه می‌شوند.
هشدار
دنبال‌کنندگان رکورد به‌طور خودکار به‌عنوان گیرنده پیام اضافه می‌شوند. اگر دنبال‌کننده نباید پیامی دریافت کند، باید قبل از ارسال پیام یا ثبت یادداشت، به‌عنوان دنبال‌کننده حذف شود.
گسترش کادر ایجاد پیام کامل¶
کادر ایجاد پیام را می‌توان به یک پنجره پاپ‌آپ بزرگ‌تر گسترش داد که امکان سفارشی‌سازی‌های بیشتری را فراهم می‌کند.
برای باز کردن کادر ایجاد پیام کامل، روی آیکون :icon:`fa-expand` (گسترش) در گوشه پایین سمت چپ پنجره کادر ایجاد پیام کلیک کنید.
آیکون گسترش در کادر ایجاد پیام.¶
انجام این کار یک پنجره پاپ‌آپ ایجاد ایمیل را باز می‌کند. گیرندگان مورد نظر پیام را تأیید یا ویرایش کنید یا گیرندگان دیگری اضافه کنید. فیلد موضوع به‌طور خودکار بر اساس عنوان رکورد پر می‌شود، هرچند در صورت تمایل می‌توان آن را ویرایش کرد.
برای استفاده از قالب ایمیل برای پیام، آن را از منوی کشویی در فیلد بارگذاری قالب انتخاب کنید.
توجه
تعداد و نوع قالب‌های موجود بسته به رکوردی که پیام از آن ایجاد شده، متفاوت است.
برای افزودن هر فایلی به پیام، روی آیکون :icon:`fa-paperclip` (گیره کاغذ) کلیک کنید، سپس روی ارسال کلیک کنید.
ویرایش پیام‌های ارسال شده¶
پیام‌ها را می‌توان پس از ارسال برای رفع اشتباهات تایپی، تصحیح خطاها یا افزودن اطلاعات جاافتاده ویرایش کرد.
توجه
هنگامی که پیام‌ها پس از ارسال ویرایش می‌شوند، پیام به‌روز شده برای گیرنده ارسال نمی‌شود.
برای ویرایش پیام ارسال شده، روی منوی آیکون :icon:`fa-ellipsis-h` (سه‌نقطه) در سمت چپ پیام کلیک کنید. سپس، ویرایش را انتخاب کنید. هرگونه تنظیمات لازم را در پیام انجام دهید.
برای ذخیره تغییرات، Ctrl + Enter را فشار دهید. برای لغو تغییرات، ESC را فشار دهید.
مهم
کاربران با سطح دسترسی مدیر سیستم می‌توانند هر پیام ارسال شده‌ای را ویرایش کنند. کاربران بدون سطح دسترسی مدیر سیستم فقط می‌توانند پیام‌هایی را که خودشان ایجاد کرده‌اند ویرایش کنند.
جستجو در پیام‌ها¶
رشته‌های کادر پیام به دلیل حجم اطلاعاتی که دارند، ممکن است پس از مدتی طولانی شوند. برای آسان‌تر کردن یافتن یک داده خاص، کاربران می‌توانند متن پیام‌ها و یادداشت‌ها را برای کلمات کلیدی خاص جستجو کنند.
ابتدا رکوردی را با یک رشته کادر پیام انتخاب کنید. برای مثال، برای جستجو در یک فرصت CRM، به بروید و روی کارت کانبان فرصت کلیک کنید تا باز شود. سپس در بالا سمت چپ، بالای کادر ایجاد پیام، روی آیکون :icon:`oi-search` (جستجو) کلیک کنید تا نوار جستجو باز شود.
یک کلمه کلیدی یا عبارت را در نوار جستجو وارد کنید، سپس Enter را بزنید یا روی آیکون :icon:`oi-search` (جستجو) در سمت چپ نوار جستجو کلیک کنید. هر پیام یا یادداشتی که حاوی کلمه کلیدی یا عبارت وارد شده باشد، در زیر نوار جستجو فهرست می‌شود و کلمه کلیدی برجسته می‌شود.
برای رفتن مستقیم به یک پیام خاص در رشته کادر پیام، ماوس را روی گوشه بالا و چپ نتیجه نگه دارید تا دکمه پرش نمایان شود. روی این دکمه کلیک کنید تا به مکان آن پیام در رشته هدایت شوید.
نتایج جستجو در یک رشته کادر پیام. ماوس را روی گوشه بالا سمت چپ نتیجه نگه دارید تا گزینه پرش را ببینید. روی آن کلیک کنید تا مستقیماً به آن پیام در رشته کادر پیام هدایت شوید.¶
برنامه‌ریزی فعالیت‌ها¶
فعالیت‌ها در واقع وظایف پیگیری مرتبط با یک رکورد در پایگاه داده سازمان‌یار هستند. فعالیت‌ها را می‌توان در هر صفحه‌ای در پایگاه داده که حاوی رشته کادر پیام، نمای کانبان، نمای فهرست یا نمای فعالیت‌های یک برنامه باشد، برنامه‌ریزی کرد.
برای برنامه‌ریزی یک فعالیت از طریق رشته کادر پیام، روی دکمه فعالیت‌ها که در بالای کادر پیام هر رکورد قرار دارد، کلیک کنید. در پنجره پاپ‌آپ برنامه‌ریزی فعالیت که ظاهر می‌شود، نوع فعالیت را از منوی بازشو انتخاب کنید.
نکته
برنامه‌های مجزا فهرستی از انواع فعالیت مختص خود دارند. برای مثال، برای مشاهده و ویرایش فعالیت‌های موجود برای برنامه CRM، به بروید.
عنوانی برای فعالیت در فیلد خلاصه، در پنجره پاپ‌آپ برنامه‌ریزی فعالیت وارد کنید.
نامی را از منوی بازشوی محول شده به انتخاب کنید تا فعالیت به کاربر دیگری اختصاص یابد. در غیر این صورت، کاربری که فعالیت را ایجاد می‌کند به‌طور خودکار اختصاص داده می‌شود.
هرگونه اطلاعات اضافی را در فیلد اختیاری ثبت یادداشت... وارد کنید.
توجه
فیلد تاریخ سررسید در پنجره پاپ‌آپ برنامه‌ریزی فعالیت به‌طور خودکار بر اساس تنظیمات پیکربندی برای نوع فعالیت انتخاب شده پر می‌شود. با این حال، این تاریخ با انتخاب روزی در تقویم در فیلد تاریخ سررسید قابل تغییر است.
در آخر، روی یکی از دکمه‌های زیر کلیک کنید:
برنامه‌ریزی: فعالیت را به کادر پیام زیر عنوان فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده اضافه می‌کند.
علامت‌گذاری به‌عنوان انجام شده: جزئیات فعالیت را به کادر پیام زیر عنوان امروز اضافه می‌کند. فعالیت برنامه‌ریزی نمی‌شود، بلکه به‌طور خودکار به‌عنوان تکمیل شده علامت‌گذاری می‌شود.
انجام شد و برنامه‌ریزی بعدی: فعالیت را زیر عنوان امروز به‌عنوان انجام شده علامت‌گذاری می‌کند و یک پنجره فعالیت جدید باز می‌کند.
لغو: هرگونه تغییر ایجاد شده در پنجره پاپ‌آپ را لغو می‌کند.
فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده به کادر پیام رکورد زیر عنوان فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده اضافه می‌شوند و بر اساس تاریخ سررسید خود کد رنگی دارند.
آیکون‌های قرمز نشان‌دهنده فعالیت معوق (با سررسید سپری شده) است.
آیکون‌های زرد نشان‌دهنده فعالیتی است که تاریخ سررسید آن برای تاریخ جاری (امروز) برنامه‌ریزی شده است.
آیکون‌های سبز نشان‌دهنده فعالیتی است که تاریخ سررسید آن در آینده برنامه‌ریزی شده است.
نکته
روی آیکون :icon:`fa-info-circle` (اطلاعات) کنار یک فعالیت برنامه‌ریزی شده کلیک کنید تا جزئیات بیشتری را مشاهده کنید.
پس از اتمام یک فعالیت، روی علامت‌گذاری انجام شد زیر ثبت فعالیت در کادر پیام کلیک کنید. با این کار پنجره پاپ‌آپ علامت‌گذاری به‌عنوان انجام شده باز می‌شود که در آن می‌توان یادداشت‌های بیشتری درباره فعالیت وارد کرد. پس از افزودن هرگونه نظر به پنجره پاپ‌آپ، روی: انجام شد و برنامه‌ریزی بعدی، انجام شد، یا لغو کلیک کنید.
پس از اینکه فعالیت به‌عنوان کامل علامت‌گذاری شد، یک ثبت با نوع فعالیت، عنوان و سایر جزئیاتی که در پنجره پاپ‌آپ وارد شده بود، در کادر پیام فهرست می‌شود.
پیوست کردن فایل¶
فایل‌ها را می‌توان به‌عنوان پیوست در کادر پیام اضافه کرد، که هم برای ارسال با پیام‌ها یا برای گنجاندن در یک رکورد کاربرد دارد.
توجه
پس از افزودن فایل به رشته کادر پیام، هر کاربری که به رشته دسترسی دارد می‌تواند آن را دانلود کند. در صورت لزوم روی |paperclip| کلیک کنید تا سربرگ فایل‌ها قابل مشاهده شود. سپس، روی آیکون :icon:`fa-download` (دانلود) فایل کلیک کنید تا آن را دانلود کنید.
برای پیوست کردن فایل، روی |paperclip| واقع در بالای کادر ایجاد پیام هر رکوردی که حاوی رشته کادر پیام است، کلیک کنید.
با این کار یک پنجره پاپ‌آپ فایل اکسپلورر باز می‌شود. به فایل مورد نظر بروید، آن را انتخاب کنید، سپس روی باز کردن کلیک کنید تا به رکورد اضافه شود. روش دیگر، فایل‌ها را می‌توان مستقیماً روی رشته کادر پیام کشید و رها کرد.
پس از افزودن فایل‌ها، آنها در رشته کادر پیام، زیر عنوان فایل‌ها فهرست می‌شوند.
توجه
پس از افزودن حداقل یک فایل به رکورد کادر پیام، دکمه جدیدی با برچسب پیوست کردن فایل‌ها در زیر عنوان فایل‌ها ظاهر می‌شود. برای پیوست کردن فایل‌های اضافی، باید از این دکمه استفاده شود، نه |paperclip| در بالای رشته کادر پیام.
پس از ظاهر شدن عنوان بخش فایل‌ها در رشته، کلیک کردن روی |paperclip| دیگر پنجره پاپ‌آپ فایل اکسپلورر را باز نمی‌کند. در عوض، کلیک روی |paperclip| بخش فایل‌ها را در رشته کادر پیام از حالت قابل مشاهده به نامرئی تغییر می‌دهد.
یکپارچه‌سازی‌ها¶
فراتر از ویژگی‌های استاندارد، می‌توان یکپارچه‌سازی‌های اضافی را برای کار با ویژگی کادر پیام فعال کرد، به‌ویژه واتس‌اپ و مترجم گوگل.
مهم
قبل از اینکه بتوان از یکپارچه‌سازی‌های واتس‌اپ و مترجم گوگل با کادر پیام استفاده کرد، باید آنها را پیکربندی کرد. دستورالعمل‌های گام‌به‌گام در مورد نحوه تنظیم هر یک از این ویژگی‌ها را می‌توان در راهنمای زیر یافت:
واتس‌اپ¶
واتس‌اپ یک برنامه پیام‌رسانی فوری و صدا روی پروتکل اینترنت (VoIP) است که به کاربران اجازه می‌دهد پیام ارسال و دریافت کنند و همچنین محتوا به اشتراک بگذارند.
هشدار
واتس‌اپ یک برنامه کاربردی فقط برای نسخه اینترپرایز است. برای دریافت نسخه سازمانی، اینجا کلیک کنید: نسخه آزمایشی رایگان سازمان‌یار.
پس از پیکربندی و فعال شدن واتس‌اپ در پایگاه داده، دکمه واتس‌اپ در بالای کادر ایجاد پیام هر رکورد مربوطه اضافه می‌شود. اگر یک یا چند قالب واتس‌اپ تأیید شده برای آن مدل یافت شود، کلیک بر روی این دکمه یک پنجره پاپ‌آپ ارسال پیام واتس‌اپ را باز می‌کند.
مهم
قالب‌های واتس‌اپ باید قبل از استفاده تأیید شوند. برای اطلاعات بیشتر به قالب‌های واتس‌اپ مراجعه کنید.
مترجم گوگل¶
مترجم گوگل را می‌توان برای ترجمه متن تولید شده توسط کاربر در کادر پیام سازمان‌یار استفاده کرد.
برای فعال کردن مترجم گوگل در پایگاه داده، ابتدا باید یک کلید API از طریق کنسول Google API ایجاد شود.
پس از ایجاد کلید API، به بروید و کلید را در فیلد ترجمه پیام جای‌گذاری کنید. برای ذخیره تغییرات روی ذخیره کلیک کنید.
ترجمه پیام کادر پیام¶
برای ترجمه متن کاربر از زبان دیگر، روی منوی :icon:`fa-ellipsis-h` (سه‌نقطه) در سمت چپ کادر پیام کلیک کنید. سپس، ترجمه را انتخاب کنید. محتوا به زبانی ترجمه می‌شود که در تنظیمات کاربر تنظیم شده است.
مهم
استفاده از Google Translate API نیازمند یک حساب پولی فعال گوگل است.
همچنین ملاحظه نمائید