فاکتورهای مشتری¶
فاکتور فروش مشتری، سندی است که توسط یک شرکت برای کالاها یا خدمات فروخته شده به مشتری صادر می‌شود. این سند، مطالبات را هنگام ارسال به مشتریان ثبت می‌کند. فاکتورهای فروش مشتری می‌توانند شامل مبالغ بدهی کالاها یا خدمات ارائه شده، مالیات‌های فروش قابل اعمال، هزینه‌های حمل و نقل و جابجایی و سایر هزینه‌ها باشند. سازمان‌یار از چند جریان کاری صدور فاکتور و پرداخت پشتیبانی می‌کند.
همچنین ملاحظه نمائید
از پیش‌نویس فاکتور تا گزارش سود و زیان، این فرآیند شامل چند مرحله است که پس از سفارش/ارسال کالاها (یا ارائه خدمات) به مشتری، بسته به سیاست صدور فاکتور انجام می‌شود:
ایجاد فاکتور¶
پیش‌نویس فاکتورها را می‌توان مستقیماً از اسنادی مانند سفارش‌های فروش یا سفارش‌های خرید، یا به صورت دستی از دفتر روزنامه فاکتورهای فروش مشتری در داشبورد حسابداری ایجاد کرد.
فاکتور باید شامل اطلاعات مورد نیاز باشد تا مشتری بتواند به سرعت هزینه کالاها و خدمات خود را پرداخت کند. اطمینان حاصل کنید که فیلدهای زیر به درستی تکمیل شده‌اند:
مشتری: هنگامی که یک مشتری انتخاب می‌شود، سازمان‌یار به طور خودکار اطلاعاتی مانند آدرس صورت‌حساب، شرایط پرداخت ترجیحی، موقعیت‌های مالی، حساب دریافتنی و موارد دیگر را از رکورد مشتری به فاکتور منتقل می‌کند. برای تغییر این مقادیر برای این فاکتور خاص، آنها را مستقیماً در فاکتور ویرایش کنید. برای تغییر آنها برای فاکتورهای آینده، مقادیر را در رکورد مخاطب تغییر دهید.
تاریخ فاکتور: اگر به صورت دستی تنظیم نشود، این فیلد به طور خودکار در هنگام تأیید به تاریخ جاری تنظیم می‌شود.
تاریخ سررسید یا شرایط پرداخت: برای مشخص کردن زمانی که مشتری باید فاکتور را پرداخت کند.
دفتر روزنامه: به طور خودکار تنظیم می‌شود و در صورت نیاز قابل تغییر است.
واحد پول. اگر ارز فاکتور با ارز شرکت متفاوت باشد، نرخ تبدیل ارز به طور خودکار نمایش داده می‌شود.
در تب سطرهای فاکتور:
کالا: روی افزودن سطر کلیک کنید، سپس کالا را جستجو و انتخاب کنید.
تعداد
قیمت
مالیات‌ها (در صورت وجود)
برای دسترسی به کاتالوگ محصولات و مشاهده تمام آیتم‌ها در یک نمای سازمان‌یافته، روی کاتالوگ کلیک کنید. پس از انتخاب محصولات و تعداد، روی برگشت به فاکتور کلیک کنید تا به فاکتور بازگردید؛ آیتم‌های انتخاب شده از کاتالوگ در سطرهای فاکتور ظاهر می‌شوند.
نکته
برای نمایش مبلغ کل فاکتور به حروف، به بروید و گزینه مبلغ کل فاکتور به حروف را فعال کنید.
تب آیتم‌های دفتر روزنامه، اسناد حسابداری ایجاد شده را نمایش می‌دهد. اطلاعات اضافی فاکتور مانند کد ارجاع مشتری، کد ارجاع پرداخت، موقعیت‌های مالی، اینکوترم‌ها و موارد دیگر را می‌توان در تب سایر اطلاعات اضافه یا اصلاح کرد.
توجه
سازمان‌یار ابتدا فاکتورها را با وضعیت پیش‌نویس ایجاد می‌کند. پیش‌نویس فاکتورها تا زمانی که تأیید نشوند، هیچ تأثیری در حسابداری ندارند.
همچنین ملاحظه نمائید
تأیید فاکتور¶
پس از تکمیل فاکتور، روی تأیید کلیک کنید. وضعیت فاکتور به ارسال شده تغییر می‌کند و یک آیتم دفتر روزنامه بر اساس پیکربندی فاکتور ایجاد می‌شود. پس از تأیید، سازمان‌یار به هر فاکتور یک شماره منحصر به فرد از یک توالی تعریف شده اختصاص می‌دهد.
توجه
پس از تأیید، دیگر نمی‌توان فاکتور را به‌روزرسانی کرد. در صورت نیاز به تغییرات، روی بازنشانی به پیش‌نویس کلیک کنید.
در صورت نیاز، فاکتورها و سایر اسناد حسابداری را می‌توان پس از ثبت، با استفاده از قابلیت ایمن‌سازی اسناد ثبت‌شده با هش قفل کرد.
نحوه ارسال فاکتور¶
برای تنظیم روش ارسال فاکتور ترجیحی برای مشتری، به بروید و مشتری را انتخاب کنید. در تب حسابداری فرم مخاطب، روش ارسال فاکتور ترجیحی را در بخش فاکتورهای فروش مشتری انتخاب کنید.
توجه
ارسال نامه در سازمان‌یار به اعتبار یا توکن خرید درون‌برنامه‌ای (IAP) نیاز دارد.
برای ارسال فاکتور به مشتری، به رکورد فاکتور بازگردید و این مراحل را دنبال کنید:
روی چاپ و ارسال کلیک کنید.
اگر طرح پیش‌فرض فاکتور سفارشی‌سازی نشده باشد، پنجره پاپ‌آپ پیکربندی طرح سند ظاهر می‌شود. طرح‌بندی را پیکربندی کرده و روی ادامه کلیک کنید.
توجه
پیکربندی سند را می‌توان در هر زمان در تنظیمات عمومی تغییر داد.
برای افزودن کد QR برای پرداخت‌های برنامه بانکی به فاکتور، گزینه کد QR را در پنجره پیکربندی طرح سند فعال کنید. برای تغییر این گزینه، به بروید، به بخش پرداخت‌های مشتری مراجعه کرده و گزینه کدهای QR را فعال/غیرفعال کنید.
در پنجره چاپ و ارسال:
اگر روش ارسال فاکتور ترجیحی در فرم مخاطب تنظیم شده باشد، به طور پیش‌فرض انتخاب می‌شود. در صورت نیاز، روش دیگری را انتخاب کنید.
اگر روش ارسال فاکتور ترجیحی در فرم مخاطب تنظیم نشده باشد، روش مورد نظر برای ارسال فاکتور به مشتری را انتخاب کنید.
اگر گزینه از طریق ایمیل انتخاب شده است، روی چاپ و ارسال کلیک کنید، در غیر این صورت روی چاپ کلیک کنید.
ارسال چند فاکتور¶
برای ارسال و چاپ چند فاکتور، به بروید، آنها را در نمای لیست فاکتورها انتخاب کرده و روی چاپ و ارسال کلیک کنید. پنجره چاپ و ارسال روش‌های ارسال فاکتور انتخاب شده را بر اساس روش ترجیحی تنظیم شده نمایش می‌دهد.
یک بنر به فاکتورهای انتخاب شده اضافه می‌شود و نشان می‌دهد که بخشی از یک دسته ارسال و چاپ در حال انجام هستند. این کار به جلوگیری از فعال‌سازی مجدد دستی فرآیند کمک می‌کند، زیرا ممکن است تکمیل آن برای دسته‌های بسیار بزرگ زمان‌بر باشد.
برای بررسی تمام فاکتورهایی که هنوز ارسال نشده‌اند، به بروید. در نمای لیست فاکتورها، در نوار جستجو کلیک کرده و بر روی ارسال نشده فیلتر کنید.
پرداخت و مغایرت‌گیری¶
در سازمان‌یار، فاکتور زمانی پرداخت شده در نظر گرفته می‌شود که آیتم دفتر روزنامه مرتبط با آن با یک تراکنش بانکی متناظر مغایرت‌گیری شده باشد.
همچنین ملاحظه نمائید
پیگیری پرداخت¶
عملیات پیگیری سازمان‌یار به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فاکتورهای فروش مشتری را پیگیری کنند. می‌توان اقدامات مختلفی را برای یادآوری به مشتریان جهت پرداخت فاکتورهای پرداخت‌نشده‌شان، بسته به میزان تأخیر مشتری، تنظیم کرد. این اقدامات در سطوح پیگیری دسته‌بندی می‌شوند که وقتی سررسید یک فاکتور به تعداد روزهای معینی گذشته باشد، فعال می‌شوند. اگر چند فاکتور سررسید گذشته برای یک مشتری وجود داشته باشد، اقدامات روی فاکتوری که بیشترین تأخیر را دارد، انجام می‌شود.
گزارش‌گیری¶
گزارش‌های طرف همکار¶
دفتر کل طرف‌های همکار¶
گزارش دفتر کل طرف‌های همکار مانده حساب مشتریان و تأمین‌کنندگان را نشان می‌دهد. برای دسترسی به آن، به بروید.
مانده دریافتی¶
برای بررسی فاکتورهای فروش مشتری معوق و تاریخ‌های سررسید مرتبط با آنها، از گزارش مانده دریافتنی استفاده کنید. برای دسترسی به آن، به بروید.
مانده پرداختی¶
برای بررسی صورت‌حساب‌های خرید معوق و تاریخ‌های سررسید مرتبط با آنها، از گزارش پرداختنی‌های معوق استفاده کنید. برای دسترسی به آن، به بروید.
سود و زیان¶
صورت سود و زیان جزئیات درآمدها و هزینه‌ها را نشان می‌دهد.
صورت وضعیت مالی¶
صورت وضعیت مالی دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام شرکت را در یک زمان خاص خلاصه می‌کند.