فاکتورهای مشتری¶
از فاکتور مشتری تا جمع‌آوری پرداخت‌ها¶
سازمان‌یار از انواع جریان‌های پرداخت و صدور فاکتور پشتیبانی می‌کند. به این ترتیب، می‌توانید از روش‌هایی که مطابق با نیازهای تجاری شماست استفاده نمایید. چنانچه می‌خواهید پرداخت یکباره‌ای را برای یک فاکتور دریافت کنید، و یا پرداخت را بین چند فاکتور تقسیم کرده و برای پرداخت زود هنگام تخفیف قائل شوید، این کار به صورت کاملاً بهینه و دقیق قابل اجراست.
از فاکتور پیش‌نویس تا سود و زیان¶
اگر یک سناریوی معمول سفارش تا پرداخت را در نظر بگیریم، بعد از ارسال محصولات یک فاکتور صادر می‌کنید، وجه پرداختی را دریافت می‌کنید، پرداخت را در بانک سپرده می‌کنید، اطمینان حاصل می‌کنید فاکتور مشتری بسته شده است، اگر مشتری دیرکرد داشته باشد پیگیری می‌کنید، و در نهایت، درآمد خود را در گزارش سود و زیان ارائه کرده و کاهش دارایی‌ها را در گزارش صورت وضعیت مالی اعمال می‌کنید.
صدور فاکتور در بسیاری از کشورها زمانی انجام می‌شود که یک الزام قراردادی محقق شود. اگر جعبه‌ای را به مشتری ارسال می‌کنید، بندهای قرارداد را اجرا کردید و می‌توانید برای مرسوله خود صورت‌حساب صادر کنید. اگر تأمین‌کننده مرسوله‌ای به شما ارسال می‌کند، شرایط قرارداد را اجرا کرده و می‌توانند برای شما صورت‌حساب صادر کنند. بنابراین، شرایط قرارداد زمانی محقق می‌شود که جعبه‌ها به درون کامیون منتقل شوند یا از کامیون خارج شوند. در این لحظه، سازمان‌یار از ایجاد فاکتور پیش‌نویس توسط کارکنان انبار پشتیبانی می‌کند.
ایجاد فاکتور¶
فاکتورهای پیش‌نویس باید به صورت دستی از سایر اسناد، از جمله سفارش‌های فروش یا سفارش‌های خرید تولید شوند. البته اگر خواستید می‌توانید فاکتور پیش‌نویس را مستقیماً نیز ایجاد کنید.
فاکتور باید با اطلاعات لازم تحویل مشتری شود تا در ازای محصولات و خدمات ارائه شده پرداخت انجام دهند. فاکتور همچنین باید سایر اطلاعات لازم برای پرداخت به‌موقع و دقیق را داشته باشد.
فاکتورهای پیش‌نویس¶
سیستم فاکتورهایی تولید می‌کند که در حالت پیش‌فرض «پیش‌نویس» هستند. این فاکتورها در حالت تأییدنشده باقی می‌مانند و هیچ تأثیر حسابداری در داخل سیستم ندارند. کاربران هیچ مانعی در خصوص ایجاد فاکتور پیش‌نویس ندارند.
در ادامه فاکتوری برای مشتری با اطلاعات زیر ایجاد می‌کنیم:
مشتری: علیرضا غضنفری
کالا: میز قابل تنظیم
تعداد: 1
قیمت واحد: 75000000
مالیات: مالیات فروش 9%
سند از سه بخش تشکیل شده است:
قسمت بالای فاکتور که اطلاعات مشتری در آن درج می‌شود،
بدنه اصلی فاکتور، که جزئیات سطرهای فاکتور را نشان می‌دهد،
بخش پایین صفحه، که جزئیات مالیات و مبلغ کل را نشان می‌دهد.
فاکتورهای باز یا پروفورما¶
فاکتور معمولاً حاوی اطلاعات تعداد و قیمت کالاها و خدمات، تاریخ، طرفین قرارداد، شناسه منحصر به فرد فاکتور و مالیات می‌شود.
هرگاه آماده باشید، فاکتور را «تأیید» کنید. با این کار فاکتور از وضعیت پیش‌نویس به وضعیت باز تغییر حالت می‌دهد.
بعد از تأیید فاکتور، سازمان‌یار شماره منحصر به فردی را بر اساس توالی تعریف شده و قابل ویرایش ارائه می‌کند.
ثبت‌های حسابداری متناظر با این فاکتور به صورت خودکار به هنگام تأیید فاکتور ایجاد می‌شوند. این ثبت‌ها در گزارش دفتر روزنامه فاکتورهای مشتری قابل مشاهده هستند.
ارسال فاکتور به مشتری¶
بعد از تأیید فاکتور، می‌توانید آن را از طریق دکمه «ارسال و چاپ» مستقیماً به مشتری ارسال نمایید.
ثبت دفتر روزنامه تولیدی از یک فاکتور تأیید شده به این شکل خواهد بود:
حساب |
طرف همکار |
تاریخ |
بدهی |
بستاکاری |
|---|---|---|---|---|
حساب دریافتنی |
علیرضا غضنفری |
1402/07/26 |
81,750,000 |
|
مالیات |
علیرضا غضنفری |
6,750,000 |
||
فروش |
75000000 |
پرداخت¶
در سازمان‌یار فاکتور زمانی پرداخت شده تلقی می‌شود که ثبت حسابداری مربوطه با ثبت‌های پرداخت تطابق پیدا کند. اگر مغایرت‌گیری یا تطابق وجود نداشته باشد، فاکتور در حالت باز باقی می‌ماند تا وقتی که پرداختی را ثبت کنید.
یک ثبت دفتر روزنامه تولیدی از پرداخت به این شکل خواهد بود:
حساب |
طرف همکار |
تاریخ |
بدهی |
بستاکاری |
|---|---|---|---|---|
بانک |
علیرضا غضنفری |
81,750,000 |
||
حساب دریافتنی |
علیرضا غضنفری |
81,750,000 |
دریافت پرداخت ناقص از صورت‌حساب بانک¶
می‌توانید به صورت دستی صورت‌حساب بانکی خود را در سازمان‌یار وارد کنید، و یا می‌توانید با استفاده از فایل CSV یا فرمت‌های تعریف شده دیگر در بومی‌سازی حسابداری خود صورت‌حساب‌ها را ایمپورت کنید.
در فاکتوری که قبلاً ایجاد کردیم، دکمه ثبت پرداخت را بزنید و تا برای پرداخت انجام شده ثبت دفتر روزنامه جدیدی ثبت شود.
مغایرت‌گیری¶
حالا نوبت به مغایرت‌گیری رسیده است!
حالا می‌توانید تک تک تراکنش‌ها را بررسی و تطبیق دهید، یا با دستورالعمل‌های پایین، آنها را به‌صورت گروهی تطبیق دهید.
بعد از مغایرت‌گیری موارد نمایش داده شده در جدول، حالا در فاکتور مرتبط مربوطه این پیام نمایش داده می‌شود: «برای این مشتری پرداختی معوق دارید. می‌توانید برای پرداخت این فاکتور آنها را تطبیق دهید.»
پرداخت را اعمال کنید. در پایین می‌بینید که پرداخت به فاکتور اضافه شده است.
پیگیری پرداخت¶
مشتریان همواره صورت‌حساب‌ها را دیر پرداخت می‌کنند. بنابراین، گیرندگان پرداخت باید تلاش کنند وجوه را دریافت کنند و دریافت‌ها را سریع انجام دهند.
سازمان‌یار در تعریف استراتژیِ پیگیری کمک‌کننده است. برای یادآوری فاکتورهای واریز نشده به مشتریان، می‌توانید با توجه به دیرکرد پرداخت مشتری اقدامات مختلف را تعریف کنید. این اقدامات در سطوح پیگیری مختلفی گروه‌بندی شده‌اند که هرگاه تاریخ سررسید فاکتور از تعداد روزهای مشخصی عبور کرد اجرا می‌شوند. اگر برای یک مشتری فاکتورهای پرداخت‌نشده دیگری نیز وجود داشته باشد، اقدامات مربوط به فاکتوری که بیشترین دیرکرد را دارد اجرا می‌شوند.
با ورود به رکورد مشتری و بخش «پرداخت‌های تأخیردار» پیام پیگیری و تمام فاکتورهای منقضی را می‌بینید.
گزارش مانده پرداختی‌های مشتری:¶
گزارش پرداخت‌های مانده مشتری یک ابزار کلیدی دیگر برای تحصیلدار است تا مسائل بستانکاری مشتری را درک کرده و اقدامات خود را اولویت‌بندی کند.
با استفاده از گزارش مانده پرداخت مشخص کنید کدام مشتریان در پرداخت دیرکرد داشته و اقدامات جمع‌آوری خود را شروع کنید.
سود و زیان¶
اظهارنامه سود و زیان جزئیات درآمد و هزینه شما را نشان می‌دهد. در نهایت تصویری کلی از سود و زیان خالص در دست خواهید داشت. گاهی اوقات این گزارش «اظهارنامه درآمد» یا «اظهارنامه درآمدها و مخارج» نیز نامیده می‌شود.
صورت وضعیت مالی¶
صورت وضعیت مالی بدهی‌ها، دارایی‌ها و حقوق صاحبان سهام را در زمان مشخصی خلاصه می‌کند.
برای مثال اگر با استفاده از روش حسابداری دائمی انبار خود را مدیریت می‌کنید، بعد از اینکه مواد خام به مشتری ارسال شدند باید در «دارایی‌های جاری» شاهد کاهش باشید.