چک‌لیست میان‌بر حسابداری¶
صورت وضعیت مالی یک تصویر کلی و لحظه‌ای از وضعیت مالی شرکت در تاریخ مشخص است (برخلاف سود و زیان که در یک بازه زمانی مشخص تحلیل می‌شوند).
دارایی‌ها ثروت شرکت و کالاهایی را نشان می‌دهد که شرکت مالک آن‌هاست. دارایی‌های ثابت شامل ساختمان‌ها و دفترها و دارایی‌های جاری شامل حساب‌های بانکی و پول نقد می‌شود. پولی که مشتری به شرکت بدهکار شده است یک دارایی محسوب می‌شود. کارمند دارایی نیست.
بدهی‌ها تعهداتی از رویدادهای گذشته هستند که شرکت باید در آینده بپردازد (قبض‌های تأسیساتی، قرض‌ها، صورت‌حساب‌های پرداخت نشده تأمین‌کنندگان). بدهی‌ها را نیز می‌توان به شکل یک منبع تأمین مالی تعریف کرد که در اختیار شرکت قرار می‌گیرد و به آن اهرم نیز گفته می‌شود.
حقوق صاحبان سهام مقدار وجوهی است که توسط صاحبان شرکت (مؤسسان یا سهامداران) به اضافه سود (یا زیان) انباشته قبلی ارائه شده است. هر سال، سود (یا زیان) خالص را می‌توان به عنوان سود انباشته گزارش کرده یا بین سهامداران (به عنوان سود سهام تقسیم شده) توزیع شود.
آنچه که متعلق به شرکت است (دارایی) از طریق قرض‌های قابل پرداخت (بدهی‌ها) یا حقوق صاحبان سهام (سود، سرمایه) تأمین مالی شده است.
- بین دارایی‌ها و هزینه‌ها تفاوتی وجود دارد:
دارایی منبعی با ارزش اقتصادی است که یک فرد، شرکت یا کشور آن را در اختیار دارد یا آن را کنترل می‌کند و انتظار دارد منافع آتی داشته باشد. دارایی‌ها در صورت وضعیت مالی شرکت گزارش می‌شوند. دارایی‌ها خرید یا ساخته می‌شوند تا ارزش شرکت را افزایش دهند یا برای عملیات آن سودمند باشند.
هزینه مخارج عملیاتی است که یک شرکت برای ایجاد درآمد متحمل می‌شود.
گزارش سود و زیان (P&L) عملکرد شرکت را در یک دوره زمانی مشخص، معمولاً یک فصل یا یک سال مالی گزارش می‌کند.
درآمد به پول به‌دست آمده شرکت از طریق فروش کالا و یا خدمات اطلاق می‌شود.
بهای تمام شده کالای فروخته شده (COGS، یا همچنین «مخارج فروش») به هزینه‌های فروش کالا (مانند هزینه مواد و نیروی کار به‌کار رفته برای ساخت) اشاره دارد.
سود ناخالص برابر است با درآمد حاصل از فروش منهای بهای تمام شده کالای فروخته شده.
هزینه‌های عملیاتی (OPEX) شامل حقوق اداری، فروش، تحقیق و توسعه، حق اجاره و خدمات تأسیساتی، هزینه‌های متفرقه، بیمه‌ها و هر چیزی فراتر از هزینه‌های مربوط به محصولات فروخته شده یا هزینه فروش است.
دارایی‌ها = بدهی‌ها + حقوق صاحبان سهام
جدول حساب‌ها¶
جدول حساب‌ها همه حساب‌های شرکت را فهرست می‌کند: هم حساب‌های صورت وضعیت مالی و هم حساب‌های سود و زیان. هر تراکنش با بدهکار و بستانکار کردن چند حساب در یک ثبت دفتر روزنامه ذخیره می‌شود. به نوعی، جدول حساب‌ها مانند DNA شرکت عمل می‌کند!
هر حسابی که در جدول حساب‌ها فهرست شده است به دسته خاصی تعلق دارد. در سازمان‌یار، هر حساب دارای یک کد منحصر به فرد است و به یکی از این دسته‌ها تعلق دارد:
- بدهی مایملک شرکاء و بدهی‌های تابعه
حقوق صاحبان سهام مقدار پولی است که سهامداران یک شرکت برای تأمین مالی فعالیت‌های شرکت سرمایه‌گذاری کرده‌اند.
بدهی‌های تابعه پولی است که شخص ثالث برای تأمین مالی فعالیت‌ها به شرکت پرداخت کرده است. در صورت انحلال شرکت، این اشخاص ثالث قبل از سهامداران بازپرداخت می‌شوند.
دارایی‌های ثابت اقلام یا دارایی‌های ملموس (یا فیزیکی) هستند که یک شرکت خریداری می‌کند و برای تولید کالاها و خدمات خود از آنها استفاده می‌کند. دارایی‌های ثابت دارایی‌های بلند مدت هستند. این بدان معناست که دارایی‌ها بیش از یک سال عمر مفید دارند. این دارایی‌ها همچنین شامل املاک، خطوط تولید و تجهیزات (که همچنین PP&E خوانده می‌شود) نیز می‌شوند و با این طبقه‌بندی در صورت وضعیت مالی ثبت می‌شوند.
- بدهی‌ها و دارایی‌های جاری
حساب دارایی‌های جاری یک سطر در صورت وضعیت مالی است که در بخش دارایی‌ها فهرست شده و عبارتست از تمام دارایی‌های متعلق به شرکت که ظرف یک سال قابل نقد کردن هستند. دارایی‌های جاری شامل وجوه نقد، معادل‌های وجوه نقد، حساب‌های دریافتنی، موجودی سهام، اوراق بهادار قابل فروش، بدهی‌های پیش پرداخت شده و سایر دارایی‌های نقدی است.
بدهی‌های جاری تعهدات مالی کوتاه مدت یک شرکت است که ظرف یک سال سررسید می‌شود. نمونه‌ای از بدهی جاری، بدهکاری به تأمین‌کنندگان در قالب حساب‌های پرداختنی است.
- حساب‌های نقدی و بانکی
حساب بانکی حسابی مالی است که توسط یک بانک یا مؤسسه مالی دیگر نگهداری می‌شود و تراکنش‌های مالی بین بانک و مشتری در آن ثبت می‌شوند.
حساب نقدی، یا دفتر وجوه نقد، یک دفتر کل است که در آن تمام تراکنش‌های نقدی ثبت می‌شوند. حساب نقدی هم رسیدهای نقدی و هم دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی را شامل می‌شود.
- مخارج و درآمد
هزینه بهای تمام شده عملیاتی‌هایی است که شرکت برای ایجاد درآمد متحمل می‌شود. تعریف ساده هزینه این است: هزینه‌ای که باید برای به دست آوردن هر چیزی خرج شود. هزینه‌های رایج عبارتند از پرداخت صورت‌حساب‌های تأمین‌کننده، دستمزد کارکنان، اجاره کارخانه و استهلاک تجهیزات.
واژه درآمد عموماً به مقدار پول، ملک، و سایر نقل و انتقال‌های ارزشمند دلالت دارد که در یک بازه زمانی مشخص در ازای خدمات یا محصولات دریافت شده است.
مثال¶
: گزینه‌های **بازپرداخت مشتری* و پرداخت مشتری را نمی‌توان همزمان انتخاب کرد، چراکه با هم تناقض دارند.
موجودی = بدهکاری - بستانکاری
ثبت‌های دفتر روزنامه¶
هر سند مالی در شرکت (مانند فاکتور، صورت‌حساب بانکی، فیش حقوقی، قرارداد افزایش سرمایه) به شکل یک ثبت (یا مدخل) در دفتر روزنامه ثبت می‌شود و بر چند حساب تأثیر می‌گذارد.
برای اینکه یک ثبت دفتر روزنامه متوازن باشد، مجموع تمام بدهکاری‌های آن باید با مجموع تمام بستانکاری‌ها برابر باشد.
چند نمونه ثبت دفتر حسابداری برای تراکنش‌های مختلف entries.js را ببینید)
مغایرت‌گیری¶
مغایرت‌گیری عبارتست از فرآیند پیوند اقلام دفتر روزنامه یک حساب خاص و تطبیق بستانکاری‌ها و بدهکاری‌های آن.
هدف اصلی مغایرت‌گیری پیوند دادن پرداخت‌ها به فاکتورهای مربوطه است که به عنوان پرداخت شده علامت‌گذاری شوند. این کار با انجام تطبیق حساب‌های دریافتنی و یا حساب‌های پرداختنی انجام می‌شود.
در شرایط زیر مغایرت‌گیری به صورت خودکار توسط سیستم انجام می‌شود:
پرداخت مستقیماً در فاکتور ثبت شود
پیوندهای بین پرداخت‌ها و فاکتورها در فرآیند مغایرت‌گیری بانکی شناسایی شوند
یک نمونه صورت‌حساب مشتری
حساب دریافتنی |
بدهی |
بستانکاری |
|---|---|---|
فاکتور 1 |
75000000 |
|
پرداخت ناتمام 1/2 |
70 |
|
فاکتور 2 |
65 |
|
پرداخت ناتمام 2/2 |
30 |
|
پرداخت 2 |
65 |
|
فاکتور 3 |
50 |
|
جمع قابل پرداخت |
50 |
مغایرت‌گیری بانکی¶
مغایرت‌گیری بانکی یعنی تطبیق سطرهای صورت‌حساب بانکی (ارائه شده توسط بانک) با تراکنش‌های ثبت شده داخلی (پرداخت به تأمین کنندگان یا از طرف مشتریان). برای هر خط در صورت‌حساب بانکی داریم:
مطابق با پرداخت ثبت شده قبلی: پرداخت به هنگام دریافت چک از مشتری ثبت شده است و با بررسی صورت‌حساب بانکی مطابقت داده شده است.
ثبت به‌عنوان پرداخت جدید: هنگام پردازش صورت‌حساب بانکی، ثبت دفتر روزنامه پرداخت ایجاد شده و با فاکتور مرتبط مغایرت‌گیری شده است.
ثبت به عنوان یک تراکنش دیگر: انتقال بانکی، بدهی مستقیم، و غیره.
سازمان‌یار به طور خودکار اکثر تراکنش‌ها را تطبیق می‌دهد. فقط تعداد کمی باید به بررسی دستی نیاز داشته باشند. پس از اتمام فرآیند مغایرت‌گیری بانکی، موجودی حساب بانکی در سیستم سازمان‌یار باید با موجودی صورت‌حساب بانک مطابقت داشته باشد.
رسیدگی به چک‌ها¶
دو رویکرد برای مدیریت چک و حواله‌های داخلی وجود دارد:
دو ثبت دفتر روزنامه و یک مغایرت‌گیری
یک ثبت روزنامه و یک مغایرت‌گیری بانکی
اولین ثبت دفتر روزنامه با پرداخت در فاکتور ایجاد می‌شود. مورد دوم هنگام ثبت صورت گردش حساب بانک ایجاد می‌شود.
حساب |
بدهی |
بستانکاری |
مغایرت‌گیری |
|---|---|---|---|
حساب دریافتنی |
75000000 |
فاکتور ABC |
|
وجوه سپرده نشده |
75000000 |
چک 0123 |
حساب |
بدهی |
بستانکاری |
مغایرت‌گیری |
|---|---|---|---|
وجوه سپرده نشده |
75000000 |
چک 0123 |
|
بانک |
75000000 |
با ثبت پرداخت در فاکتور، یک ثبت دفتر روزنامه ایجاد می‌شود. هنگام مغایرت‌گیری صورت گردش حساب بانک، سطر مربوطه در صورت‌حساب بانک به ثبت دفتر روزنامه موجود مرتبط می‌شود.
حساب |
بدهی |
بستانکاری |
مغایرت‌گیری |
صورت‌حساب بانک |
|---|---|---|---|---|
حساب دریافتنی |
75000000 |
فاکتور ABC |
||
بانک |
75000000 |
صورت‌حساب XYZ |