هزینه‌های آتی و پیش‌پرداخت‌ها¶
هزینه‌های آتی و پیش‌پرداخت‌ها (که همچنین با نام هزینه‌های پیش‌پرداخته نیز شناخته می‌شود) هزینه‌هایی هستند که قبلاً برای محصولات مصرف نشده یا خدمات دریافت نشده رخ داده است.
این هزینه‌ها دارایی‌های شرکتِ پرداخت‌کننده هستند، چرا که هزینه برای محصولات یا خدماتی پرداخت می‌شود که هنوز دریافت و مصرف نشده‌اند. شرکت نمی‌تواند این دارایی را در صورت‌حساب سود و زیان یا صورت‌حساب درآمد عنوان کند، چرا که این پرداخت‌ها در اصل هزینه‌ای در آینده هستند.
تا لحظه شناسایی یکباره یا مبتنی بر زمان هزینه در صورت‌حساب سود و زیان، این هزینه‌ها باید در صورت وضعیت مالی آینده شرکت پیش‌بینی شوند.
فرض کنید می‌خواهیم 1200000 تومان بابت بیمه یکساله به صورت یکباره پرداخت کنیم. هزینه را یکبار پرداخت کرده‌ایم ولی هنوز خدمات را دریافت نکرده‌ایم. بنابراین هزینه جدید را در حساب پیش‌پرداخت ثبت می‌کنیم و تصمیم می‌گیریم آن را بر مبنای ماه شناسایی کنیم. هر ماه، به مدت 12 ماه، 100000 هزینه شناسایی می‌شود.
حسابداری سازمان‌یار هزینه‌های آتی و پیش‌پرداخت‌ها را به شکل ثبت‌های چندگانه خودکار در حالت پیش‌نویس مدیریت کرده و سپس آنها را به صورت دوره‌ای ارسال می‌کند.
توجه
سرور یکبار در هر روز ثبت‌هایی که باید ارسال شوند را بررسی می‌کند. ممکن است برای تغییر وضعیت بین حالت پیش‌نویس و ارسال شده 24 ساعت فاصله باشد.
پیش‌نیازها¶
این تراکنش‌ها باید در حساب هزینه‌های آتی ارسال شوند، نه حساب هزینه پیش‌فرض.
پیکربندی حساب هزینه آتی¶
برای پیکربندی حساب خود در جدول حساب‌ها وارد مسیر شوید، دکمه جدید را کلیک کنید و فرم را تکمیل کنید.
توجه
نوع حساب باید از نوع دارایی جاری یا پیش‌پرداخت باشد
ارسال هزینه به حساب درست¶
انتخاب حساب در صورت‌حساب پیش‌نویس¶
در صورت‌حساب پیش‌نویس، حساب درست تمام محصولاتی که هزینه‌های آن باید به تعلیق درآیند را انتخاب کنید.
انتخاب حساب هزینه جداگانه برای برخی محصولات¶
محصولی را جهت ویرایش انتخاب کنید، وارد تب حسابداری شوید، حساب هزینه درست را انتخاب کرده و ذخیره کنید.
نکته
می‌توان ایجاد ثبت‌های هزینه را برای این محصولات خودکارسازی کرد (خودکارسازی هزینه‌های آتی).
تغییر حساب آیتم دفتر روزنامه ارسال شده¶
برای این کار از مسیر دفتر روزنامه خرید را باز کنید و ثبت‌های دفتر روزنامه آن را مشاهده نمایید. آیتم دفتر روزنامه‌ای که می‌خواهید را انتخاب کنید، حساب را کلیک کنید و حساب درست را انتخاب کنید.
ثبت هزینه‌های آتی¶
ایجاد ثبت جدید¶
ثبت هزینه آتی به صورت خودکار ثبت‌های دفتر روزنامه را در حالت پیش‌نویس ایجاد می‌کند. سپس این ثبت‌ها به صورت تکی در زمان مربوطه خودشان ارسال می‌شوند تا زمانی که مبلغ کل هزینه شناسایی شود.
برای ایجاد ثبت جدید وارد مسیر شوید، دکمه جدید را بزنید و فرم را تکمیل کنید.
برای لینک کردن آیتم دفتر روزنامه موجود به این ثبت جدید خریدهای مرتبط را انتخاب کنید. برخی از فیلدها به صورت خودکار تکمیل می‌شوند و ثبت‌های دفتر روزنامه در تب هزینه‌های مرتبط لیست می‌شوند.
در پایان دکمه محاسبه هزینه (در کنار دکمه تأیید) را کلیک کنید تا تمام مقادیر صفحه هزینه تولید شوند. این صفحه تمام ثبت‌هایی که سازمان‌یار برای شناسایی هزینه ارسال خواهد کرد را به همراه تاریخ‌ها نشان می‌دهد.
«تاریخ نسبی» چه معنایی دارد؟¶
ویژگی زمان نسبی برای شناسایی هزینه به دقیق‌ترین شکل ممکن کاربرد دارد.
با فعال بودن این ویژگی، ثبت اول در صفحه هزینه بر اساس زمان باقی‌مانده بین تاریخ نسبی و تاریخ اولین شناسایی محاسبه خواهد شد، نه مقدار زمان پیش‌فرض بین شناسایی‌ها.
برای مثال در صفحه هزینه‌هایی که در بالا می‌بینیم اولین هزینه 94409 درج شده است، نه 100000. همچنین، آخرین ثبت نیز مبلغ کمتری داشته و مقدار آن 6667 است.
ثبت هزینه آتی از دفتر روزنامه خریدها¶
می‌توانید با استفاده از آیتم دفتر روزنامه دفتر روزنامه خریدها ثبت تعلیقی ایجاد کنید.
برای این کار از مسیر ، دفتر روزنامه خرید را باز کنید و آیتم دفتر روزنامه‌ای که می‌خواهید به تعلیق در آورید را انتخاب کنید. اطمینان حاصل کنید که این آیتم در حساب درست ارسال شده باشد (تغییر حساب آیتم دفتر روزنامه ارسال شده).
سپس بر روی دکمه عمل کلیک کنید، ایجاد ثبت آتی را کلیک کنید و فرم را مانند وقتی که ثبت جدیدی ایجاد می‌کنید تکمیل کنید.
مدل‌های هزینه آتی¶
برای ایجاد سریع‌تر ثبت‌های هزینه آتی می‌توانید مدل هزینه آتی تعریف کنید.
برای ایجاد مدل وارد مسیر شوید، جدید را بزنید، و فرم را مانند وقتی که ثبت جدیدی ایجاد می‌کنید تکمیل کنید.
نکته
همچنین می‌توانید یکی از ثبت‌های هزینه آتی تأیید شده را به مدل تبدیل کنید. برای این کار از مسیر هزینه را باز کنید و دکمه ذخیره به عنوان مدل را کلیک کنید.
اعمال مدل هزینه آتی به ثبت جدید¶
هرگاه ثبت هزینه آتی جدیدی ایجاد می‌کنید، حساب هزینه آتی را با استفاده از حساب شناسایی درست تکمیل کنید.
دکمه‌های جدید برای تمام مدل‌های لینک شده به آن حساب در بالای فرم نمایش داده می‌شوند. با کلیک بر دکمه مدل فرم با توجه به مدل تکمیل می‌شود.
خودکارسازی هزینه‌های آتی¶
هرگاه حسابی را از نوع دارایی جاری یا پیش‌پرداخت ایجاد می‌کنید، می‌توانید آن را طوری پیکربندی کنید که هزینه‌هایی که برای آن بستانکار شده‌اند به صورت خودکار تعلیق شوند.
برای فیلد خودکارسازی هزینه آتی سه انتخاب دارید:
خیر: این گزینه پیش‌فرض انتخاب شده است. با این گزینه هیچ اتفاقی رخ نمی‌دهد.
ایجاد پیش‌نویس: هرگاه تراکنش روی حساب ثبت شد، ثبت هزینه آتی پیش‌نویس ایجاد می‌شود ولی تأیید نمی‌شود. ابتدا باید فرم را از تکمیل کرده باشید.
ایجاد و تأیید: در کنار این گزینه باید مدل هزینه آتی نیز انتخاب کنید (مدل‌های هزینه آتی). هرگاه تراکنشی روی حساب ثبت شد ثبت هزینه آتی جدیدی ایجاد شده و بلافاصله تأیید می‌شود.
نکته
برای مثال می‌توانید این حساب را به عنوان حساب هزینه پیش‌فرض محصول انتخاب کنید تا خرید آن به صورت کامل خودکار شود (انتخاب هزینه جداگانه برای برخی محصولات).
همچنین ببینید