پیگیری فاکتورها¶
هرگاه پرداختی دیرکرد داشته باشد می‌توان یک پیام پیگیری به مشتری ارسال کرد. سازمان‌یار در شناسایی پرداخت‌های دارای دیرکرد به شما کمک کرده و این امکان را فراهم می‌کند که یادآورهای مناسبی را با استفاده از اقدامات پیگیری زمان‌بندی و ایجاد کنید. این یادآورها به صورت خودکار و بر اساس روزهای تأخیر اجرا می‌شوند. به روش‌های مختلف، از جمله ایمیل، پست یا پیام کوتاه، می‌توانید پیام‌های پیگیری را ارسال کنید.
همچنین ببینید
پیکربندی¶
برای پیکربندی عمل پیگیری وارد مسیر شوید، و سطح(های) پیگیری جدیدی ایجاد کنید یا یکی از سطوح موجود را انتخاب کنید. در حالت پیش‌فرض در تب اعلان‌ها پیگیری‌های مختلفی تعریف شده است، و نام و تعداد روز آن‌ها را می‌توان تغییر داد. عمل‌های پیگیری موجود عبارتند از:
ارسال ایمیل؛
با انتخاب قالب محتوا می‌توانید قالب پیش‌ساخته‌ای برای پیام‌های خود مشخص کنید. برای تغییر قالب استفاده شده بر روی فیلد هاور کنید و دکمه --> را کلیک کنید. در صورت فعال بودن، پیام‌های کوتاه دارای فیلد جداگانه‌ای برای قالب پیامک هستند.
می‌توان با فعال کردن گزینه خودکار پیام‌ها را به صورت خودکار ارسال کرد؛ همچنین با فعال کردن گزینه پیوست فاکتورها می‌توان در یک عمل پیگیری فاکتور(های) باز را نیز ضمیمه کرد.
با ورو به تب فعالیت می‌توان فعالیت‌ها (وظیفه‌ها) را زمان‌بندی کرد. با این کار به صورت خودکار یک فعالیت با راه‌اندازی پیگیری ایجاد می‌شود. برای این کار زمان‌بندی فعالیت را فعال کرده و شخص مسئول این وظیفه را انتخاب کنید. نوع فعالیت را انتخاب کرده و در صورت نیاز خلاصه‌ای برای این فعالیت بنویسید.
نکته
برای اینکه یادآور چند روز قبل از تاریخ سررسید ارسال شود تعداد روز را منفی وارد کنید.
گزارش‌های پیگیری¶
فاکتورهای دارای تأخیر و نیازمند پیگیری در مسیر در دسترس هستند. در حالت پیش‌فرض سازمان‌یار فاکتورهای تأخیردار را فیلتر می‌کند، ولی می‌توانید در منوی فیلترها فیلتر نیازمند اقدام را نیز فعال کنید.
به هنگام انتخاب فاکتور می‌توانید تمام فاکتورهای پرداخت نشده مشتری را مشاهده کنید (دارای دیرکرد یا بدون دیرکرد). همچنین تاریخ‌های سررسید فاکتورهای تأخیردار به رنگ قرمز نمایش داده می‌شود. می‌توانید با استفاده از خروج از پیگیری فاکتورهای مشخصی را از ارسال یادآوری خارج کنید. برای مشتری مربوطه می‌توانید یادآورهای دستی یا خودکار و همچنین مسئول مشخص کنید.
برای ارسال یادآور دکمه پیگیری را کلیک کرده و عمل(هایی) که می‌خواهید انجام شوند را انتخاب کنید:
چاپ؛
ایمیل؛
پیامک؛
از طریق نامه.
می‌توانید فاکتور پیوست کنید و قالب‌های محتوایی را از این نما تغییر دهید. پس از انجام این کار دکمه ارسال یا ارسال و چاپ را کلیک کنید.
توجه
اطلاعات مخاطب ثبت شده روی فاکتور یا فرم مخاطب برای ارسال یادآور استفاده می‌شود.
هرگاه یادآور تنظیم شود، در کادر پیام فاکتور مستند می‌شود.
اگر زمان برای ارسال یادآور مناسب نیست، می‌توانید تاریخ یادآور بعدی را مشخص کنید. گزارش بعدی را با توجه به تاریخ یادآور بعدی دریافت خواهید کرد.
نکته
قبل از اجرای فرآیند پیگیری تمام صورت‌حساب‌های بانکی خود را مغایرت‌گیری کنید تا از ارسال یادآور به مشتری که قبلاً پرداخت انجام داده است جلوگیری شود.
سطح اعتماد بدهکاران¶
برای آگاهی از اینکه آیا مشتری معمولاً دیر پرداخت می‌کند یا خیر، می‌توانید سطح اعتماد برای مشتری تعیین کنید: بدهکار خوب، بدهکار عادی یا بدهکار بد. این کار بر روی گزارش پیگیری انجام می‌شود. برای این کار دکمه رادیویی مربوطه در کنار نام مشتری را کلیک کرده و سطح اعتماد را انتخاب کنید.
ارسال یادآور دسته‌ای¶
می‌توانید به صورت دسته‌ای از صفحه گزارش‌های پیگیری به صورت دسته‌ای ایمیل ارسال کنید. برای این کار تمام گزارش‌هایی که می‌خواهید پردازش کنید را انتخاب کنید، دکمه عمل را کلیک کنید و پردازش پیگیری‌ها را کلیک کنید.