بستن حساب در پایان سال¶
بستن حساب در پایان سال برای حفظ دقت مالی، مطابقت با قوانین، تصمیم‌گیری آگاهانه و اطمینان از شفافیت در گزارش‌ها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.
سال‌های مالی¶
در حالت پیش‌فرض سال مالی به 12 ماه اخیر تنظیم شده و در 29 اسفند به اتمام می‌رسد. ولی مدت زمان و تاریخ آن ممکن است بر حسب شرایط فرهنگی، دولتی و اقتصادی متفاوت باشد.
برای اصلاح این مقادیر وارد مسیر شوید. در بخش دوره‌های سال مالی فیلد آخرین روز را در صورت نیاز تغییر دهید.
اگر بازه زمانی بیشتر یا کمتر از 12 ماه باشد گزینه سال‌های مالی را فعال کرده و ذخیره کنید. دوباره به بخش دوره‌های سال مالی برگردید و روی لینک ⬅ سال‌های مالی کلیک کنید. در این مسیر بر روی جدید کلیک کنید و نام، تاریخ آغاز و تاریخ پایان را مشخص کنید.
توجه
بعد از اینکه بازه زمانی سال مالی تمام شد، سازمان‌یار به صورت خودکار به دوره پیش‌فرض برمی‌گردد، و مقدار مشخص شده در فیلد آخرین روز را مد نظر قرار می‌دهد.
چک‌لیست انتهای سال¶
قبل از بستن¶
قبل از بستن سال مالی ابتدا اطمینان حاصل کنید همه چیز مد نظر قرار گرفته و به‌روز است:
اطمینان حاصل کنید تمام حساب‌های بانکی تا انتهای سال مغایرت‌گیری شده‌اند، و تأیید کنید که ترازهای نهایی دفاتر با ترازهای صورت‌حساب بانکی تطابق دارد.
تأیید کنید تمام فاکتورهای مشتری وارد و تأیید شده و فاکتور پیش‌نویسی وجود ندارد.
تأیید کنید صورت‌حساب‌های فروشنده وارد شده و مورد توافق هستند.
تمام هزینه‌ها را تأیید کنید و از دقت آنها اطمینان حاصل نمایید.
تأیید کنید تمام پرداخت‌های دریافت شده کدگذاری شده و به درستی ثبت شده‌اند.
تمام حساب‌های تعلیق را ببندید.
تمام ثبت‌های استهلاک و درآمدهای آتی را در دفاتر ثبت کنید.
بستن سال مالی¶
سپس برای بستن سال مالی:
یک گزارش مالیاتی اجرا کنید و تأیید کنید اطلاعات مالیات صحیح است.
تمام حساب‌های صورت وضعیت مالی را مغایرت‌گیری کنید:
تراز حساب‌های موجود در سازمان‌یار را با توجه به ترازهای واقعی موجود در صورت‌حساب‌های بانکی به‌روزرسانی کنید.
تمام تراکنش‌های حساب‌های بانکی و نقدی خود را با اجرای گزارش‌های مانده دریافتنی و مانده پرداختنی مغایرت‌گیری کنید.
تمام حساب‌ها را حسابرسی کنید و اطمینان حاصل کنید تمام تراکنش‌ها و ماهیت آنها را درک می‌کنید و حتماً وام‌ها و دارایی‌های ثابت را نیز در نظر قرار دهید.
به صورت اختیاری تطبیق پرداخت انجام دهید و اطمینان حاصل کنید صورت‌حساب‌های فروشنده و فاکتورهای مشتری باز به همراه پرداخت‌هایشان تأیید شده‌اند. با اینکه این مرحله اختیاری است، ولی اگر تمام پرداخت‌ها و فاکتورهای تسویه‌نشده مغایرت‌گیری شوند بستن سال آسان‌تر می‌شود، چرا که خطاها و اشکال‌های احتمالی موجود در سیستم پیدا می‌شوند.
در ادامه حسابدار همچنین می‌تواند آیتم‌های دفتر روزنامه را تأیید کرده و ثبت‌های زیر را در دفتر ایجاد کند:
اصلاح‌های دستی پایان سال،
کارهای جاری،
ثبت‌های دفتر روزنامه استهلاک،
وام‌ها،
اصلاحات مالیاتی،
و غیره.
اگر حسابدار مشغول حسابرسی پایان سال باشد شاید بخواهد نسخه‌ای چاپی از تمام آیتم‌های صورت وضعیت مالی را در اختیار داشته باشد (از جمله وام‌ها، حساب‌های بانکی، پیش‌پرداخت‌ها، اظهارنامه‌های مالیات فروش و غیره) تا این مقادیر را با ترازهای موجود در سازمان‌یار مقایسه کند.
نکته
در این فرآیند بهتر است تاریخ قفل ثبت‌های دفتر روزنامه به آخرین روز (مشمول) سال مالی گذشته تنظیم شود. برای این کار وارد مسیر شوید. با این کار حسابدار مطمئن می‌شود که هیچ‌کس نمی‌تواند تراکنش‌ها را به هنگام حسابرسی به دفاتر تغییر دهد. کاربرانی که دارای دسترسی حسابدار باشند همچنان می‌توانند ثبت‌ها را ایجاد و اصلاح کنند.
درآمدهای سال جاری¶
سازمان‌یار از نوع حساب منحصر به فردی با نام درآمدهای سال جاری برای نمایش اختلاف بین حساب‌های درآمد و هزینه استفاده می‌کند.
توجه
جدول حساب‌ها تنها می‌تواند یک حساب از این نوع داشته باشد. در حالت پیش‌فرض این حساب از نوع 999999 با نام سود و زیان تحقق نیافته است.
برای تخصیص درآمدهای سال جاری یک ثبت متفرقه ایجاد کنید تا این درآمدها در حساب حقوق صاحبان سهام قابل ثبت باشد. بعد از این کار تأیید کنید که آیا درآمدهای سال جاری در صورت وضعیت مالی تراز صفر را نشان می‌دهد یا خیر. در این حالت تاریخ قفل تمام کاربران را از مسیر به آخرین روز سال مالی تنظیم کنید.
نکته
برای اینکه تاریخ قفل همه کاربران غیرقابل برگشت باشد، ماژول تاریخ قفل غیرقابل برگشت (`account_lock)` را نصب نمایید.
توجه
ثبت بستن سال مالی به تاریخ مشخص برای بستن اظهارنامه سود و زیان اختیاری است. گزارش‌ها در زمان زنده تولید می‌شوند، که یعنی اظهارنامه سود و زیان مطابقت مستقیمی با تاریخ پایان سال مشخص شده در سازمان‌یار دارد. بنابراین هرگاه اظهارنامه درآمد تولید می‌شود، تاریخ آغاز مطابق با تاریخ آغاز سال مالی خواهد بود، و تراز تمام حساب‌ها باید برابر با صفر باشد.