استفاده از سفارش‌های کلی برای توافق خرید با فروشندگان¶
سفارش‌های کلی توافق‌های خرید بلندمدت بین یک شرکت و فروشنده هستند تا محصولات به صورت دوره‌ای و با قیمت مشخص شده از قبل تحویل داده شوند. هرگاه محصولات همیشه از یک فروشنده تهیه می‌شوند، ولی زمان و تعداد آنها متغیر است، استفاده از سفارش‌های کلی بسیار کاربردی خواهد بود.
سفارش‌های کلی با ساده‌سازی فرآیند ثبت سفارش نه تنها در زمان بلکه در هزینه‌ها هم صرفه‌جویی می‌کنند؛ چرا که این سفارش‌ها برای مذاکره قیمت عمده با فروشندگان مزیت‌هایی به همراه دارد.
همچنین ببینید
ایجاد سفارش کلی¶
برای ایجاد سفارش کلی، ابتدا باید در تنظیمات برنامه خرید ویژگی توافقنامه‌های خرید فعال شده باشد. برای این کار وارد منوی شوید، در قسمت سفارش‌ها گزینه توافقنامه‌های خرید را فعال کنید. با این کار امکان ایجاد سفارش‌های کلی، و همچنین درخواست‌های پیش‌فاکتور (RFQ) از نوعی دیگر فعال می‌شوند.
برای ایجاد سفارش کلی جدید، وارد منوی شوید و جدید را کلیک کنید. با این کار فرم خالی سفارش کلی جدید ایجاد می‌شود.
در فرم سفارش کلی، فیلدها و تنظیمات مختلفی قابل پیکربندی هستند تا بتوانیم بر حسب آنها قوانین از پیش تعریف شده‌ای داشته‌باشیم که توافق‌های بلندمدت آتی باید مطابق با آنها باشند:
نمایندگی خرید: کاربری است که به این سفارش کلی منسوب شده است. در حالت پیش‌فرض، این شخص کاربری است که توافق را ایجاد کرده است. کاربر را می‌توان مستقیماً از منوی کشویی این فیلد تغییر داد.
نوع توافقنامه: نوع توافق خرید برای طبقه‌بندی این توافقنامه را نشان می‌دهد. در سازمان‌یار، سفارش‌های کلی تنها توافقنامه‌های خرید رسمی هستند.
تأمین‌کننده: همان تأمین‌کننده‌ای است که این توافق به آن مربوط می‌شود، چه به شکل یکباره و چه تکرارشونده. تأمین‌کننده را می‌توان مستقیماً از منوی کشویی در کنار فیلد انتخاب کرد.
واحد پول: همان ارزی است که برای این مبادله از آن استفاده خواهد شد. اگر چند واحد پول در پایگاه داده فعال شده باشد، می‌توان با استفاده از منوی کشویی کنار فیلد ارز را تغییر داد.
سررسید قرارداد: تاریخی است که این توافقنامه خرید منقضی خواهد شد (در صورت نیاز). اگر لازم نیست این سفارش کلی منقضی شود، فیلد را خالی بگذارید.
تاریخ سفارش: اگر پیش‌فاکتور جدید مستقیماً از فرم سفارش کلی ایجاد می‌شود، این فیلد تاریخی است که سفارش کلی در آن ثبت می‌شود. اگر پیش‌فاکتور جدیدی ایجاد شود، این مقدار به صورت خودکار فیلد سررسید سفارش را در RFQ تعیین می‌کند.
تاریخ تحویل: تاریخ مورد انتظار برای تحویل/رسید محصولاتی است که در RFQ قرار گرفته و مستقیماً از فرم سفارش کلی ایجاد شده است. اگر پیش‌فاکتور جدیدی ایجاد شود، این مقدار به صورت خودکار در فیلد تاریخ رسید مورد انتظار درخواست پیش‌فاکتور درج می‌شود.
سند مبدأ: سفارش خرید (PO) مبدأ است که این سفارش کلی به آن مرتبط خواهد بود. اگر سفارش کلی باید به سفارش‌های خرید موجود مربوط شوند، این فیلد را خالی بگذارید.
شرکت: همان شرکتی است که برای این سفارش کلی منسوب شده است. در حالت پیش‌فرض، این شرکت همانی است که کاربرِ ایجاد کننده سفارش کلی زیرمجموعه آن بوده است. اگر پایگاه داده چند شرکتی نباشد، این فیلد قابل تغییر نیست، و در حالت پیش‌فرض همان شرکتی خواهد بود که در پایگاه داده لیست شده است.
پس از اینکه تمام فیلدهای مرتبط پر شدند، افزودن سطر را بزنید تا محصولات در ستون محصول اضافه شوند. سپس، تعداد هر محصول را در ستون تعداد تغییر دهید (در صورت نیاز)، و قیمت را در ستون قیمت واحد درج کنید.
مهم
هرگاه محصولات به سفارش کلی جدید اضافه می‌شوند، قیمت‌هایی که از قبل برای محصولات تعریف شده بود به صورت خودکار در سطر محصولات اضافه نخواهند شد. قیمت‌ها باید به صورت دستی و با تغییر مقدار در ستون قیمت واحد مطابق با قیمت توافق با فروشنده تنظیم شوند. در غیر این صورت قیمت 0 باقی خواهد ماند.
برای مشاهده و تغییر تنظیمات توافقنامه خرید پیش‌فرض برای سفارش‌های کلی جدید ایجاد شده از فرم سفارش کلی، لینک داخلی (آیکون فلش) کنار فیلد نوع توافقنامه را که نشانگر سفارش کلی است کلیک کنید. با این کار تنظیمات سفارش کلی باز خواهد شد.
در این فرم تنظیمات سفارش‌های کلی قابل ویرایش هستند. در بخش نوع توافقنامه، می‌توان (در صورت نیاز) نامِ نوع توافق و نوع انتخاب توافقنامه را تغییر داد. دو گزینه قابل فعال‌سازی است:
فقط انتخاب یک درخواست پیش‌فاکتور (انحصاری): هرگاه سفارش خرید تأیید شد، سفارش‌های خرید دیگر لغو می‌شوند.
انتخاب چند RFQ (غیرانحصاری): هرگاه سفارش خریدی تأیید می‌شود، سفارش‌های خرید دیگر لغو نمی‌شوند. بلکه در اینجا چند سفارش خرید مجاز است.
در بخش داده برای پیش‌فاکتورهای جدید تنظیمات مربوط به تعداد محصولات در پیش‌فاکتورهایی که توسط تواقینامه خرید ایجاد شده‌اند در فیلدهای سطرها و تعداد قابل تغییر هستند.
برای سطرها می‌توان دو گزینه را فعال کرد:
استفاده از سطرهای توافقنامه: به هنگام ایجاد پیش‌فاکتور جدید، سطرهای محصول با توجه به محصولاتی که در سفارش کلی لیست شده است پُر می‌شوند؛ البته اگر سفارش کلی مذکور در پیش‌فاکتور جدید انتخاب شده باشد.
عدم ایجاد خودکار سطرهای درخواست پیش‌فاکتور: به هنگام ایجاد پیش‌فاکتور جدید و انتخاب سفارش کلی موجود، تنظیمات به پیش‌فاکتور جدید منتقل می‌شوند، ولی سطرهای محصولات تکمیل نمی‌شوند.
برای تعداد نیز دو گزینه در دسترس است:
استفاده از تعداد توافقنامه: به هنگام ایجاد پیش‌فاکتور جدید، تعداد محصول که در سفارش کلی لیست شده است، در سطرهای محصول به صورت خودکار درج می‌شوند؛ البته اگر سفارش کلی مذکور برای پیش‌فاکتور جدید انتخاب شده باشد.
تعیین دستی تعداد: به هنگام ایجاد پیش‌فاکتور جدید و انتخاب سفارش کلی موجود، سطرهای محصول وارد می‌شوند، ولی تعداد بر روی 0 تنظیم خواهد شد. کاربر باید تعداد را به صورت دستی تنظیم کند.
بعد از انجام تغییرات مورد نظر (در صورت نیاز)، بر روی جدید کلیک کنید (از طریق مسیر صفحه در بالا) تا به فرم سفارش کلی برگردید؛ سپس برای ذخیره توافقنامه خرید تأیید را بزنید. بعد از تأیید، سفارش کلی از حالت پیش‌نویس به در جریان تغییر حالت می‌دهد، که یعنی توافقنامه را می‌توان به هنگام ایجاد RFQs جدید انتخاب و استفاده کرد.
نکته
بعد از ایجاد و تأیید سفارش کلی، محصولات، تعداد و قیمت آنها در توافقنامه باز هم قابل ویرایش، اضافه شدن و حذف شدن خواهند بود.
ایجاد RFQ جدید از سفارش کلی¶
بعد از تأیید سفارش کلی، پیش‌فاکتورهای جدید را مستقیماً می‌توان از فرم سفارش کلی ایجاد کرد، که از قوانین تعیین شده در فرم استفاده خواهد کرد و از پیش‌فاکتور جدید با اطلاعات صحیح استفاده خواهد کرد. به علاوه، این پیش‌فاکتور جدید از طریق دکمه هوشمند پیش‌فاکتورها/سفارش‌ها در بالا به صورت خودکار به این فرم سفارش کلی لینک می‌شوند.
برای ایجاد پیش‌فاکتور جدید از فرم سفارش کلی، پیش‌فاکتور جدید را کلیک کنید. با این کار یک RFQ جدید ایجاد شده و بر اساس تنظیمات پیکربندی شده در فرم سفارش کلی پُر می‌شود.
در فرم RFQ جدید، ارسال با ایمیل را بزنید تا ایمیلی به فروشنده لیست شده ارسال شود؛ برای تولید PDF قابل چاپ از پیش‌فاکتور چاپ RFQ را بزنید؛ یا بعد از آماده شدن، برای تأیید سفارش خرید (PO) دکمه تأیید سفارش را بزنید.
پس از اینکه سفارش خرید تأیید شد، از طریق آدرس صفحه در بالا دوباره به فرم سفارش کلی برگردید. در فرم سفارش کلی، RFQ جدیدی در دکمه پیش‌فاکتورها/سفارش‌ها لیست شده است. برای مشاهده سفارش خریدی که ایجاد شد دکمه هوشمند RFQ/سفارش را بزنید.
ایجاد سفارش کلی جدید از RFQ¶
برای ایجاد RFQ جدید، وارد برنامه خرید شوید و دکمه جدید را کلیک کنید.
سپس، اطلاعات لازم را به فرم RFQ اضافه کنید: از منوی باز شده فروشنده‌ای برای فیلد تأمین‌کننده اضافه کنید، سپس برای افزودن محصول از منوی کشویی دکمه افزودن محصول را در ستون محصول کلیک کنید. سپس، تعداد خرید مورد نظر خود را در ستون تعداد وارد کنید و در صورت نیاز در ستون قیمت واحد، قیمت محصول را تغییر دهید.
با کلیک بر روی آیکون گزینه‌های بیشتر (دو نقطه) گزینه‌های بیشتری برای افزودن خواهید داشت. این مراحل را تکرار کنید تا هر تعداد گزینه که دوست دارید اضافه کنید، از جمله واحد اندازه‌گیری برای خرید محصولات، و تاریخ رسید مورد انتظار.
قبل از تأیید پیش‌فاکتور جدید و ایجاد سفارش خرید، منوی کشویی باز شده در کنار فیلد سفارش کلی را کلیک کنید، و نام سفارش کلی را تایپ کنید. با این کار توافق خرید جدیدی ایجاد می‌شود، و اطلاعات وارد شده در فیلدهای فرم سفارش خرید و اطلاعات محصولات وارد شده را ذخیره می‌کند.
در فرم RFQ جدید، برای ایجاد و ارسال ایمیل به فروشنده ارسال با ایمیل را کلیک کنید؛ برای تولید گزارش PDF از پیش‌فاکتور، چاپ RFQ را کلیک کنید؛ و بعد از آماده شدن، برای تأیید سفارش خرید، دکمه تأیید سفارش را کلیک کنید.
توجه
برای مشاهده توافق خرید سفارش کلی ایجاد شده، وادر منوی شوید، و سفارش کلی جدید ایجاد شده را کلیک کنید. در این صفحه تنظیمات و قوانین را می‌توان در صورت نیاز تغییر داد.
سفارش‌های کلی و تجدید موجودی¶
پس از تأیید شدن سفارش کلی، سطر فروشنده جدیدی در تب خرید محصولات در سفارش کلی اضافه می‌شود. با این کار، سفارش‌های کلی در تجدید موجودی خودکار نیز کاربر پیدا می‌کنند، چون اطلاعات مربوط به فروشنده، قیمت، و توافق در سطر فروشنده مورد ارجاع قرار می‌گیرد. این اطلاعات برای تعیین مکان، زمان و قیمت تجدید موجودی این محصول استفاده می‌شود.
