فرآیندهای صدور فاکتور¶
با توجه به نوع تجارت و برنامه‌هایی که از آن‌ها استفاده می‌کنید، روش‌های مختلفی برای خودکارسازی ایجاد فاکتور برای مشتری وجود دارد. معمولاً سیستم فاکتورها را در حالت پیش‌نویس ایجاد می‌کند (و اطلاعات را از سایر اسناد مانند سفارش‌های فروش یا قراردادها دریافت می‌کند) و حسابدار باید فاکتورهای پیش‌نویس را تأیید کرده و به صورت دسته‌ای (با پست یا ایمیل) آن‌ها را ارسال کند.
با توجه به نوع تجارت می‌توانید از یکی از روش‌های زیر برای ایجاد فاکتورهای پیش‌نویس استفاده کنید:
فروش¶
سفارش فروش ◄ فاکتور¶
در بسیاری از شرکت‌ها فروشنده‌ها پیش‌فاکتور ایجاد می‌کنند و این پیش‌فاکتورها بعد از تأیید به سفارش فروش تبدیل می‌شوند. سپس، فاکتورهای پیش‌نویس بر اساس سفارش فروش ایجاد می‌شوند. گزینه‌های مختلفی در دسترس است:
صدور فاکتور دستی: استفاده از دکمه‌ای در سفارش فروش برای ایجاد فاکتور پیش‌نویس
صدور فاکتور قبل از تحویل: صدور فاکتور برای کل سفارش قبل از اجرای سفارش تحویل
فاکتور بر مبنای سفارش تحویل: بخش بعد را ببینید
صدور فاکتور قبل از تحویل معمولاً در تجارت الکترونیک استفاده می‌شود و که در آن مشتری به هنگام سفارش پرداخت می‌کند و سپس ما تحویل می‌دهیم (از پیش پرداخت شده)
برای بسیاری از کاربردهای دیگر، توصیه می‌شود صدور فاکتور به صورت دستی انجام شود. این فرآیند به فروشنده اجازه می‌دهد به هنگام تقاضا فاکتور صادر کند که این گزینه‌ها را دارد: صدور فاکتور برای کل سفارش، صدور فاکتور برای درصدی از مبلغ (پیش‌پرداخت)، صدور فاکتور برای برخی سطرها، و صدور فاکتور برای مبلغ ثابت پیش‌پرداخت.
این فرآیند هم برای محصولات خدماتی و هم برای محصولات فیزیکی مناسب است.
همچنین ببینید
سفارش فروش ◄ سفارش تحویل ◄ فاکتور¶
خرده فروشی‌ها و تجارت‌های آنلاین معمولاً بر اساس سفارش‌های تحویل فاکتور صادر می‌کنند، نه سفارش فروش. این رویکرد برای تجارت‌هایی مناسب است که تعداد تحویل داده شده ممکن است نسبت به تعداد سفارش‌داده‌شده متفاوت باشد؛ مثل مواد غذایی که بر اساس وزن واقعی برای آن‌ها فاکتور صادر می‌شود.
در این حالت، اگر سفارش ناقص تحویل شود، تنها برای کالاهایی که تحویل داده‌اید فاکتور صادر می‌شود. اگر سفارش معوق پذیرش می‌کنید (تحویل ناقص و تکمیل باقی آیتم‌ها در آینده)، مشتری به ازای هر سفارش تحویل یک فاکتور دریافت می‌کند.
همچنین ببینید
سفارش تجارت الکترونیک ◄ فاکتور¶
سفارش تجارت الکترونیک نیز می‌تواند بعد از پرداخت کامل موجب ایجاد فاکتور شود. اگر امکان پرداخت مستقیم یا پرداخت با چک را فراهم کرده‌اید، سازمان‌یار سفارش را ایجاد کرده و فاکتور بعد از دریافتِ وجه ایجاد می‌شود.
قراردادها¶
قراردادهای عادی ◄ فاکتورها¶
اگر از قرارداد استفاده می‌کنید، می‌توانید بر اساس زمان و مواد مصرف شده، هزینه‌ها یا خدمات و محصولات ثابت فاکتور صادر کنید. هر ماه فروشنده بر اساس فعالیت‌هایی که در قرارداد وجود دارد فاکتورهایی صادر می‌کند.
برخی فعالیت‌ها عبارتند از:
خدمات و محصولات ثابت که از سفارش فروش لینک شده به قرارداد دریافت می‌شوند
مواد خریداری شده (که برای آن‌ها فاکتور صادر خواهید کرد)
زمان و مواد بر اساس برگه ساعات کارکرد یا خریدها (پیمانکاری فرعی)
هزینه‌هایی از جمله هزینه‌های سفر و اقامت که برای مشتری فاکتور خواهید کرد
می‌توانید در پایان قرارداد صدور فاکتور کنید یا در میانه راه فاکتورهایی صادر کنید. این رویکرد در شرکت‌های خدماتی استفاده می‌شود که بیشتر بر مبنای زمان و مواد کار می‌کنند. برای شرکت‌های خدماتی که بر حسب قیمت ثابت فاکتور صادر می‌کنند، از سفارش فروش عادی استفاده می‌شود.
قراردادهای تکراری ◄ فاکتورها¶
برای اشتراک‌ها فاکتور به صورت دوره‌ای و خودکار ایجاد می‌شود. دوره تکرار صدور فاکتور و خدمات و محصولاتی که فاکتور می‌شوند در قرارداد تعریف می‌شوند.
همچنین ببینید
سایر¶
ایجاد دستی فاکتور¶
کاربران می‌توانند به صورت دستی و بدون استفاده از قرارداد یا سفارش فروش فاکتور ایجاد کنند. این روش زمانی توصیه می‌شود که نمی‌خواهید فرآیند فروش (پیش‌فاکتور) یا تحویل محصولات و خدمات را مدیریت کنید.
حتی اگر از سفارش فروش نیز فاکتور ایجاد کنید باز هم لازم است در بعضی موارد استثنایی فاکتور دستی ایجاد کنید:
اگر می‌خواهید بازپرداخت داشته باشید
اگر می‌خواهید تخفیف بدهید
اگر می‌خواهید فاکتور ایجاد شده از سفارش فروش را تغییر دهید
اگر می‌خواهید چیزی را فاکتور کنید که در هسته اصلی تجارت شما قرار ندارد
ماژول‌های خاص¶
برخی از ماژول‌ها نیز می‌توانند فاکتورهای پیش‌نویس ایجاد کنند:
عضویت: صدور فاکتور سالانه برای اعضاء
تعمیرات: صدور فاکتور برای خدمات پس از فروش
ترتیب‌دهی مجدد فاکتورها¶
در سازمان‌یار می‌توان ترتیب فاکتورها را مجدداً تنظیم کرد، ولی محدودیت‌هایی دارد:
هرگاه ثبت‌ها قبل از تاریخ قفل باشند این ویژگی کار نمی‌کند.
اگر توالی با ماهِ ثبت سازگاری نداشته باشد این ویژگی کار نمی‌کند.
اگر توالی منجر به رکورد تکراری شود این ویژگی کار نمی‌کند.
ترتیب فاکتور بدون تغییر باقی می‌ماند.
این ویژگی برای افرادی مفید است که از شماره‌گذاری نرم‌افزار دیگری استفاده می‌کنند و می‌خواهند سال جاری را بدون شروع از ابتدا ادامه دهند.
دیجیتالی‌سازی فاکتور با بازشناخت کاراکتر نوری (OCR)¶
دیجیتالی‌سازی فاکتور یعنی کدگذاری خودکار فاکتورهای کاغذی سنتی در فرم‌های فاکتور موجود در حسابداری.
سازمان‌یار از فناوری‌های OCR و هوش مصنوعی استفاده کرده و محتوای اسناد را تشخیص می‌دهد. صورت‌حساب‌های فروشنده و فرم فاکتورهای مشتری به صورت خودکار بر اساس فاکتورهای اسکن شده ایجاد و تکمیل می‌شوند.