دفاتر روزنامه¶
سندهای حسابداری در روزنامههای مختلف ثبت میشوند تا سوابق سازمانیافتهای از تراکنشهای مالی شرکت حفظ شود. سازمانیار از شش نوع روزنامه مختلف برای سازماندهی سوابق حسابداری استفاده میکند:
توجه
امکان داشتن چند روزنامه از یک نوع وجود دارد، مانند دو روزنامه بانکی جداگانه (هر کدام برای یک حساب بانکی منحصربهفرد)، یا دو روزنامه فروش جداگانه برای ردیابی درآمد B2B در مقابل B2C.
هر کارت در داشبورد حسابداری نشاندهنده یک روزنامه است. برای ویرایش پیکربندی یک روزنامه، روی (سه نقطه عمودی) روی کارت روزنامه کلیک کنید، سپس روی پیکربندی کلیک نمایید. همچنین میتوانید جهت انتخاب و ویرایش یک روزنامه موجود یا ایجاد یک روزنامه جدید، وارد مسیر شوید.
اگرچه انواع مختلف روزنامه دارای فیلدهای پیکربندی متفاوتی هستند، برخی فیلدها در تمام انواع روزنامه مشترک هستند:
کد کوتاه: هر روزنامه باید دارای یک کد منحصربهفرد (بین ۱ تا ۵ کاراکتر) باشد. کد کوتاه به عنوان پیشوند برای تمام سندهای متعلق به این روزنامه استفاده میشود.
ارز: در صورت تمایل، ارز این روزنامه را تنظیم کنید. برای روزنامههای بانک و صندوق، این ارزِ تراکنشهای روزنامه است. این فیلد تنها زمانی قابل مشاهده است که چند ارزی فعال باشد.
تب تنظیمات پیشرفته شامل گزینههای فنی بیشتری است:
حسابهای مجاز: حسابهای قابل استفاده هنگام ثبت سند در این روزنامه را محدود کنید. برای مجاز کردن همه حسابها، این فیلد را خالی بگذارید.
نام مستعار ایمیل: یک آدرس ایمیل تنظیم کنید تا با دیجیتالی کردن فایلهای PDF ارسالشده به این آدرس، سند حسابداری ایجاد شود. این مورد بیشتر برای ایجاد فاکتورهای فروش و صورتحسابهای خرید استفاده میشود.
ایمنسازی سندهای تایید شده با هش: محدود کردن قابلیت تغییر سندهای این روزنامه جهت رعایت قوانین مراجع مالیاتی در برخی کشورها.
هشدار
پس از تایید (Post) یک سند در روزنامه، گزینه ایمنسازی سندهای تایید شده با هش دیگر قابل حذف نیست.
توجه
روزنامههای بانک و صندوق فاقد فیلدهای ایمنسازی سندهای تایید شده با هش یا نام مستعار ایمیل هستند.
اگر دامنه مستعار هنوز پیکربندی نشده باشد، بهجای فیلد نام مستعار ایمیل، پیوند پیکربندی دامنه مستعار نمایش داده میشود.
روزنامههای بانک، صندوق و کارت اعتباری¶
روزنامههای بانک، صندوق و کارت اعتباری دارای ویژگیهای مشترک زیر هستند:
حساب رابط: تراکنشها در این روزنامه تا زمان مغایرتگیری در این حساب ثبت میشوند؛ در آن زمان، این حساب با حسابی که تراکنش با آن مغایرتگیری شده است جایگزین میشود. در هر لحظه، تراز حساب رابط در دفتر کل نشاندهنده تراز تراکنشهایی است که هنوز مغایرتگیری نشدهاند.
توجه
هنگامی که یک تراکنش بانکی مغایرتگیری میشود، سند روزنامه اصلاح میگردد تا حساب رابط بانکی با حسابِ آیتمِ روزنامهای که با آن تطبیق داده شده است، جایگزین شود. این حساب معمولاً یکی از موارد زیر است:
حساب دریافتنی یا پرداختنی معوق در صورت مغایرتگیری با یک پرداخت ثبتشده؛ یا
حساب دریافتنی یا پرداختنی در صورت مغایرتگیری مستقیم با یک فاکتور یا صورتحساب.
دنباله پرداخت اختصاصی: این فیلد را تیک بزنید تا از دنبالههای جداگانه برای پرداختها و تراکنشهای ثبتشده در این روزنامه استفاده شود.
توجه
اگر فیلد دنباله پرداخت اختصاصی تیک خورده باشد، ارجاع پرداختهایی که از حساب معوق استفاده میکنند، شامل حرف P قبل از کد کوتاه روزنامه خواهد بود. در غیر این صورت، ارجاعات با PAY آغاز میشوند.
تبهای پرداختهای ورودی و پرداختهای خروجی شامل روشهای پرداخت این روزنامه هستند. بسته به نوع روزنامه، روشهای پرداخت متفاوتی در دسترس است. در صورت تمایل، حسابهای معوق را روی روشهای پرداخت تنظیم کنید.
همچنین ملاحظه نمائید
حسابهای تسویه نشده¶
بهصورت پیشفرض، پرداختها در سازمانیار سند روزنامه ایجاد نمیکنند، اما میتوان با استفاده از حسابهای معوق در روزنامههای بانک و صندوق آنها را برای ایجاد سند پیکربندی کرد.
حسابهای دریافتهای معوق حسابی است که پرداختهای ورودی تا زمانی که با تراکنشهای بانکی ورودی لینک شوند، در آن ثبت میشوند.
حسابهای پرداختهای معوق حسابی است که پرداختهای خروجی تا زمانی که با تراکنشهای بانکی خروجی مرتبط شوند، در آن ثبت میشوند.
این حسابها معمولاً از نوع داراییهای جاری و بدهیهای جاری هستند.
پرداختهایی که در سازمانیار ثبت میشوند، تا زمان مغایرتگیری در حسابهای دریافتنی معوق و پرداختنی معوق درج میشوند. در هر لحظه، تراز حساب دریافتنی معوق در دفتر کل نشاندهنده تراز پرداختهای ورودی ثبتشدهای است که هنوز مغایرتگیری نشدهاند و تراز حساب پرداختنی معوق در دفتر کل نشاندهنده تراز پرداختهای خروجی ثبتشدهای است که هنوز مغایرتگیری نشدهاند.
پیکربندی¶
برای پیکربندی حسابهای معوق، وارد مسیر شوید و یک روزنامه بانک یا صندوق را انتخاب یا ایجاد کنید. در تبهای پرداختهای ورودی و پرداختهای خروجی، برای هر روش پرداختی که میخواهید سند ایجاد کند، حسابهای دریافتنی معوق و حسابهای پرداختنی معوق را تعیین کنید.
توجه
اگر حساب بانکی اصلی دفتر روزنامه به عنوان حساب دریافتها یا پرداختهای معوق اضافه شود، هنگام ثبت پرداخت، وضعیت فاکتور فروش یا صورتحساب خرید مستقیماً به پرداخت شده تغییر میکند.
اگر حساب دریافتها یا پرداختهای معوق برای یک روش پرداخت خالی گذاشته شود، ثبت پرداخت با آن روش پرداخت سند حسابداری ایجاد نخواهد کرد.
بانک¶
روزنامههای بانک برای ثبت سندهای مرتبط با تراکنشهای بانکی و پرداختهای ورودی و خروجی استفاده میشوند. فیلدهای زیر مختص روزنامههای بانک هستند:
حساب بانکی: این حساب از نوع بانک و صندوق، حساب پیشفرض برای این روزنامه بانکی است.
شماره حساب: شماره حساب بانکی هنگام ثبت پرداختها استفاده میشود و برای ایجاد فایلهای پرداخت خروجی، مانند SEPA یا NACHA الزامی است. برای ویرایش جزئیات حساب بانکی، روی دکمه (لینک داخلی) در کنار شماره حساب کلیک کرده و اطلاعات حساب را بهروزرسانی کنید.
بانک: نام بانک هنگام ثبت پرداختها استفاده میشود و برای ایجاد فایلهای پرداخت خروجی الزامی است. برای ویرایش جزئیات حساب بانکی، روی دکمه (لینک داخلی) در کنار نام بانک کلیک کرده و اطلاعات حساب را بهروزرسانی کنید.
فیدهای بانکی: روش ایجاد تراکنشهای بانکی را، چه بهصورت دستی و چه از طریق همگامسازی آنلاین، تعریف کنید.
تقسیم تراکنشها: تقسیم پرداختهای گروهی برای فایلهای CODA.
روشهای پرداخت متعددی برای روزنامههای بانکی در دسترس است، همچنین پیکربندیهایی برای تولید فایلهای پرداخت خروجی مانند SEPA یا NACHA وجود دارد.
صندوق (نقد)¶
روزنامههای صندوق برای ثبت سندهای مرتبط با تراکنشهای نقدی استفاده میشوند. فیلدهای زیر مختص روزنامههای صندوق هستند:
حساب نقدی: این حساب از نوع بانک و صندوق، حساب پیشفرض برای این روزنامه صندوق است.
حساب سود: این حساب از نوع درآمد یا سایر درآمدها برای ثبت سود زمانی که موجودی نهایی صندوق بیشتر از مقدار مورد انتظار است، استفاده میشود.
حساب زیان: این حساب از نوع هزینهها برای ثبت زیان زمانی که موجودی نهایی صندوق کمتر از مقدار مورد انتظار است، استفاده میشود.
تنها روشهای پرداخت دستی برای روزنامههای صندوق در دسترس هستند.
کارت اعتباری¶
روزنامههای کارت اعتباری برای ثبت سندهای مرتبط با کارتهای اعتباری استفاده میشوند. فیلدهای زیر مختص روزنامههای کارت اعتباری هستند:
حساب روزنامه: این حساب از نوع کارت اعتباری، حساب پیشفرض برای این روزنامه کارت اعتباری است.
فیدهای بانکی: روش ایجاد تراکنشهای کارت اعتباری را، چه بهصورت دستی و چه از طریق همگامسازی آنلاین، تعریف کنید.
تنها روشهای پرداخت دستی برای روزنامههای کارت اعتباری در دسترس هستند.
روزنامههای فروش، خرید و متفرقه¶
فروش¶
روزنامههای فروش که به عنوان روزنامههای درآمد نیز شناخته میشوند، برای ثبت سندهای مرتبط با فاکتورهای مشتری استفاده میشوند. فیلدهای زیر مختص روزنامههای فاکتور مشتری هستند:
حساب درآمد پیشفرض: فاکتورهای موجود در این روزنامه از این حساب از نوع درآمد یا سایر درآمدها استفاده میکنند، مگر اینکه توسط حساب درآمد دیگری که روی دستهبندی محصول، محصول یا خط فاکتور تنظیم شده است، بازنویسی شود.
دنباله اعلامیه بستانکار اختصاصی: این گزینه را تیک بزنید تا از یک دنباله جداگانه برای ارجاع اعلامیههای بستانکار استفاده شود که جدا از دنباله اصلی فاکتور افزایش مییابد و حرف
Rرا قبل از کد کوتاه روزنامه به ارجاع اضافه میکند.دنباله اعلامیه بدهکار اختصاصی: این گزینه را تیک بزنید تا از یک دنباله جداگانه برای ارجاع اعلامیههای بدهکار استفاده شود که جدا از دنباله اصلی فاکتور افزایش مییابد و حرف
Dرا قبل از کد کوتاه روزنامه به ارجاع اضافه میکند.
روزنامههای فروش در تب تنظیمات پیشرفته دارای فیلدهای اضافی هستند که امکان تنظیم فرمت ارتباطی پیشفرض در فاکتورهای مشتری را فراهم میکنند تا مشتری بتواند هنگام پرداخت به آن فاکتور خاص اشاره کند:
نوع ارتباط: انتخاب کنید که آیا فرمت ارجاع پرداخت که به مشتری اعلام میشود، باید بر اساس شماره فاکتور باشد یا شماره مشتری.
استاندارد ارتباط: فرمت خودِ ارجاع پرداخت که به مشتری اعلام میشود را انتخاب کنید.
خرید¶
روزنامههای خرید برای ثبت سندهای مرتبط با صورتحسابهای فروشنده استفاده میشوند. فیلدهای زیر مختص روزنامههای خرید هستند:
حساب هزینه پیشفرض: صورتحسابهای فروشنده در این روزنامه از این حساب از نوع هزینه استفاده میکنند، مگر اینکه توسط حساب هزینه دیگری که روی دستهبندی محصول، محصول یا هزینه تنظیم شده است، بازنویسی شود.
حساب سهم شخصی: حسابی را برای ثبت سهم شخصی از هزینههای ترکیبی انتخاب کنید.
دنباله اعلامیه بستانکار اختصاصی: این گزینه را تیک بزنید تا از یک دنباله جداگانه برای ارجاع اعلامیههای بستانکار استفاده شود که جدا از دنباله اصلی صورتحساب فروشنده افزایش مییابد و حرف
Rرا قبل از کد کوتاه روزنامه به ارجاع اضافه میکند.دنباله اعلامیه بدهکار اختصاصی: این گزینه را تیک بزنید تا از یک دنباله جداگانه برای ارجاع اعلامیههای بدهکار استفاده شود که جدا از دنباله اصلی فاکتور افزایش مییابد و حرف
Dرا قبل از کد کوتاه روزنامه به ارجاع اضافه میکند.
عمومی¶
روزنامههای متفرقه برای ثبت سندهایی استفاده میشوند که به هیچیک از انواع دیگر روزنامهها مربوط نمیشوند، مانند سندهای بستن حسابهای مالیاتی.
همچنین ملاحظه نمائید