صورتحسابهای تأمینکننده¶
در سازمانیار، صورتحسابهای تأمینکننده میتوانند بهصورت دستی یا خودکار ثبت شوند. گزارش مانده پرداختنی یک نمای کلی از تمام صورتحسابهای معوق ارائه میدهد تا به اطمینان از پرداخت بهموقع مبالغ صحیح کمک کند.
همچنین ملاحظه نمائید
ایجاد صورتحساب¶
به صورت دستی¶
برای ایجاد دستی صورتحساب تأمینکننده، به بروید و روی جدید کلیک کنید.
نکته
بهطور جایگزین، امکان ایجاد صورتحساب تأمینکننده از داشبورد حسابداری وجود دارد:
یا روی جدید در دفترروزنامه خریدها کلیک کنید؛
یا روی آیکون (سه نقطه عمودی) دفترروزنامه خریدها کلیک کرده، سپس در بخش جدید، گزینه صورتحساب را انتخاب کنید.
به صورت خودکار¶
صورتحسابهای فروشنده را میتوان با ارسال ایمیل به نام مستعار ایمیل مرتبط با دفترروزنامه خرید، یا با آپلود فایل PDF بهصورت خودکار ایجاد کرد.
توجه
پس از بارگذاری صورتحساب، سند PDF در سمت چپ صفحه ظاهر میشود و ورود اطلاعات صورتحساب را آسان میکند.
صورتحسابها میتوانند برای تکمیل خودکار دیجیتالی شوند و با سفارشهای خرید مطابقت داده شوند تا دادههای تشخیص داده شده توسط OCR با جزئیات سفارش خرید موجود جایگزین گردند.
خدماتی مانند دیجیتالی کردن صورتحسابهای اسکن شده یا PDF تأمینکننده به اعتبار خرید درونبرنامهای (IAP) نیاز دارند.
برای تایید خودکار صورتحسابهای فروشندگان منتخب، وارد مسیر شوید و فروشنده مربوطه را انتخاب کنید. در تب حسابداری، در بخش عمومی، فیلد تایید خودکار صورتحسابها را با یکی از گزینههای زیر بهروزرسانی کنید:
همیشه
پس از ۳ تأیید بدون ویرایش سؤال شود
هرگز
همچنین ملاحظه نمائید
تکمیل صورتحساب¶
صرف نظر از حالت دستی یا خودکار، اطمینان حاصل کنید که این فیلدها به درستی کامل شدهاند:
تأمینکننده: سازمانیار بهطور خودکار برخی اطلاعات را بر اساس اطلاعات موجود در رکورد مخاطب تأمینکننده و همچنین سفارشهای خرید و صورتحسابهای قبلی تکمیل میکند.
کد ارجاع صورتحساب: کد ارجاع صورتحساب ارائه شده توسط تأمینکننده را وارد کنید. این فیلد برای تطبیق کالاها هنگام دریافت استفاده میشود.
تکمیل خودکار: یک صورتحساب/سفارش خرید قبلی را برای تکمیل خودکار سند انتخاب کنید. فیلد تأمینکننده باید پیش از تکمیل این فیلد، پر شده باشد.
تاریخ صورتحساب: تاریخ صدور سند را انتخاب کنید.
تاریخ حسابداری: در صورت نیاز، تاریخ ثبت حسابداری سند را بهروز کنید.
کد ارجاع پرداخت: فیلد یادداشت پس از ثبت پرداخت، بهطور خودکار شماره مرجع پرداخت را در بر میگیرد.
بانک گیرنده: شماره حسابی را که پرداخت به آن انجام خواهد شد، مشخص میکند. این فیلد هنگام پرداخت از طریق فایلهای پرداخت گروهی الزامی است.
برای پرداخت صورتحساب باید تاریخ سررسید یا شرایط پرداخت مشخص شده باشد.
دفتر روزنامه: مشخص کنید که کدام دفتر روزنامه باید صورتحساب را با کدام واحد پول ثبت کند.
در تب سطرهای فاکتور:
برای دسترسی به کاتالوگ محصولات، روی کاتالوگ کلیک کنید.
محصولات و تعداد آنها را انتخاب کنید، سپس روی بازگشت به صورتحساب کلیک کنید تا به صورتحساب فروشنده برگردید؛ اقلام انتخابشده از کاتالوگ در سطرهای صورتحساب فروشنده ظاهر خواهند شد.
در صورت نیاز، فیلدهای تعداد، قیمت و مالیاتها را بهروزرسانی کنید.
نکته
اگر سطر صورتحساب با محصول موجودی در پایگاه داده مطابقت ندارد، روی افزودن سطر کلیک کنید و بدون لینک کردن آن به محصول، توضیحاتی برای سطر صورتحساب وارد کنید.
توجه
ممکن است اگر تأمینکننده کسری موجودی داشته باشد و با ارسال کالاها، فاکتورها را ارسال کند یا اگر تأمینکننده صورتحسابهای ناقص ارسال کند یا درخواست پیشپرداخت نماید، ممکن است چند صورتحساب برای یک سفارش خرید یکسان صادر شود. در این حالت، چند صورتحساب ممکن است دارای کد ارجاع صورتحساب یکسانی باشند.
تأیید صورتحساب¶
پس از تکمیل سند، روی تأیید کلیک کنید. وضعیت به ارسال شده تغییر میکند و یک ثبت دفتر روزنامه بر اساس اطلاعات صورتحساب تأمینکننده ایجاد میشود. پس از تأیید، سازمانیار به هر صورتحساب تأمینکننده یک شماره منحصربهفرد از یک توالی تعریف شده اختصاص میدهد.
توجه
پس از تأیید، صورتحساب تأمینکننده دیگر قابل بهروزرسانی نیست. در صورت نیاز به تغییرات، روی بازنشانی به پیشنویس کلیک کنید.
پرداخت و مغایرتگیری¶
برای ثبت پرداخت، روی پرداخت کلیک کنید. در پنجره پرداخت، دفتر روزنامه، روش پرداخت، مبلغ و واحد پول را انتخاب نمایید.
هنگامی که مبلغ پرداخت شده کمتر از کل مبلغ باقیمانده در صورتحساب تأمینکننده باشد، پرداخت ناقص محسوب شده و فیلد مابهالتفاوت پرداخت، مانده بدهی را نمایش میدهد.
فیلد یادداشت در صورتی که شماره مرجع پرداخت بهدرستی در صورتحساب تأمینکننده تنظیم شده باشد، بهطور خودکار تکمیل میشود. اگر این فیلد خالی است، شماره صورتحساب تأمینکننده را بهعنوان مرجع انتخاب کنید.
سپس روی ایجاد پرداخت کلیک کنید. یک نشان در مرحل پرداخت/پرداخت ناقص روی صورتحساب ظاهر میشود تا زمانی که مغایرتگیری شده و وضعیت آن به پرداخت شده تغییر یابد.
همچنین ملاحظه نمائید
گزارش پرداخت معوق¶
برای مشاهده نمایی کلی از صورتحسابهای باز فروشنده و سررسید آنها، وارد مسیر شوید.
روی آیکون (فلش چپ) کنار نام تأمینکننده کلیک کنید تا جزئیات تمام صورتحسابهای مانده او، شامل تاریخهای سررسید و مبالغ را مشاهده نمایید.
توجه
به ترتیب برای تولید فایل PDF یا XLSX، روی PDF یا XLSX کلیک کنید.