اشتراک‌گذاری و همکاری

صفحه گسترده سازمان‌یار ویژگی‌های مختلفی ارائه می‌دهد که امکان همکاری کارآمد و بی‌درنگ را فراهم می‌کند در حالی که سطح مناسبی از کنترل و قابلیت ردیابی را تضمین می‌نماید، از جمله:

• اشتراک‌گذاری مبتنی بر مجوز

• تاریخچه نسخه‌ها

• گفتگوها از طریق نظرات و رشته کادر گفتگو صفحه گسترده

دسترسی و اشتراک‌گذاری

در اصل، سطوح دسترسی به صفحات گسترده سازمان‌یار مانند هر فایل دیگری در برنامه اسناد مدیریت می‌شود. نقش‌ها و مجوزها یا از پوشه‌ای که صفحه گسترده در آن ذخیره شده به ارث می‌رسند یا در سطح خود صفحه گسترده کنترل می‌شوند.

با این حال، تفاوت‌های مهمی بین صفحات گسترده‌ای که فقط داده‌های ثابت دارند و صفحات گسترده‌ای که حاوی داده‌های پویای سازمان‌یار هستند، هم از نظر دسترسی و هم از نظر قابلیت مشاهده داده‌ها، وجود دارد که باید در نظر گرفته شود.

نکته

• دسترسی به یک پوشه یا صفحه گسترده توسط مالک آن یا هر کاربری با حقوق ویرایشگر قابل مدیریت است.

• کاربری با حقوق مشاهده‌گر نمی‌تواند یک صفحه گسترده را مستقیماً با کاربری خاص به اشتراک بگذارد، اما می‌تواند لینکی به صفحه گسترده را کپی کند.

• هر کاربری که به یک صفحه گسترده دسترسی دارد، می‌تواند با کلیک بر روی فایل ◄ دانلود از نوار منو، آن را به عنوان یک فایل .xlsx دانلود کند. اگر صفحه گسترده حاوی داده‌های پویا باشد، مقادیر در لحظه دانلود منجمد می‌شوند.

نقش‌ها و مجوزها

مجوزها با استفاده از نقش‌های زیر مدیریت می‌شوند:

نقش	مشاهده	ویرایش	حذف	دانلود .xlsx	اشتراک‌گذاری	مدیریت نقش‌ها	استفاده از نظرات	استفاده از کادر گفتگو
مالک					با افراد خاص یا از طریق لینک	شامل تغییر مالک
ویرایشگر					با افراد خاص یا از طریق لینک	اما نمی‌تواند مالک را تغییر دهد
مشاهده‌گر					فقط از طریق لینک

اشتراک‌گذاری یک صفحه گسترده ثابت

صفحات گسترده‌ای که فقط داده‌های ثابت دارند، می‌توانند توسط مالک صفحه گسترده یا هر کاربری با سطح دسترسی ویرایشگر به صورت داخلی یا خارجی به اشتراک گذاشته شوند.

برای این کار، روی اشتراک‌گذاری در گوشه بالا و راست و بالای صفحه گسترده کلیک کنید، سپس دسترسی را به طور مناسب پیکربندی کنید.

اشتراک‌گذاری صفحه گسترده پویا

یک صفحه گسترده در صورتی صفحه گسترده پویا در نظر گرفته می‌شود که حاوی هر یک از موارد زیر باشد:

• فرمول‌هایی که داده‌های زنده را از پایگاه داده سازمان‌یار بازیابی می‌کنند، مثلاً در لیست یا جدول پیوتی که در صفحه گسترده درج شده است

• یک منبع داده لینک شده، حتی اگر لیست یا جدول پیوت مربوطه از صفحه گسترده حذف شده باشد

• لینک‌هایی به آیتم‌های منوی سازمان‌یار

اشتراک‌گذاری داخلی

صفحات گسترده حاوی داده‌های پویای سازمان‌یار می‌توانند توسط مالک صفحه گسترده یا هر کاربری با سطح دسترسی ویرایشگر فقط با کاربران داخلی به اشتراک گذاشته شوند.

با این حال، داشتن دسترسی به یک صفحه گسترده لزوماً به این معنی نیست که کاربر داخلی تمام داده‌های صفحه گسترده اصلی را می‌بیند. قابلیت مشاهده داده‌های پویای سازمان‌یار مبتنی بر سطوح دسترسی کاربر داخلی به مدلی است که داده‌ها از آن بازیابی شده‌اند و هرگونه قوانین رکوردی را که ممکن است دسترسی را محدود کنند، در نظر می‌گیرد.

مهم

مجوزهای مشاهده داده‌ها هنگام باز کردن صفحه گسترده توسط کاربر داخلی در نظر گرفته می‌شوند و صفحه گسترده تنها حاوی داده‌هایی است که کاربر مجاز به دیدن آن‌ها است.

Example

یک مدیر فروش صفحه گسترده‌ای ایجاد می‌کند که شامل داده‌های فروش برای تمام فروشندگان تیمش است. کاربران با مجوز فروش / کاربر: فقط اسناد خود تنها داده‌های مربوط به فروش خود را می‌بینند.

برای اشتراک‌گذاری صفحه گسترده‌ای که حاوی داده‌های پویای سازمان‌یار است، روی اشتراک‌گذاری در گوشه بالا و راست و بالای صفحه گسترده کلیک کنید، سپس دسترسی را به طور مناسب پیکربندی کنید.

اشتراک‌گذاری خارجی

صفحات گسترده حاوی داده‌های پویای سازمان‌یار توسط کاربران خارجی قابل دسترسی نیستند.

توجه

اگر یک کاربر خارجی تلاش کند از طریق یک لینک به یک صفحه گسترده پویا دسترسی پیدا کند، یک پیام خطا نمایش داده می‌شود.

اگر صفحه گسترده‌ای حاوی داده‌های سازمان‌یار باید با یک کاربر خارجی به اشتراک گذاشته شود، مالک صفحه گسترده یا کاربری با سطح دسترسی ویرایشگر می‌تواند یک نسخه فریز شده و فقط خواندنی ایجاد کند. در این نسخه، تمام فرمول‌های سازمان‌یار به مقدار خود در لحظه ایجاد نسخه فریز شده تبدیل می‌شوند و هرگونه لینک به منوهای سازمان‌یار حذف می‌گردد.

برای ایجاد نسخه فریز شده از صفحه گسترده‌ای که حاوی داده‌های پویای سازمان‌یار است، از نوار منو روی فایل ◄ اشتراک‌گذاری ◄ فریز و اشتراک‌گذاری کلیک کنید، سپس دسترسی را به طور مناسب پیکربندی کنید.

نکته

همچنین می‌توان با کلیک بر روی فایل ◄ دانلود از نوار منو، نسخه فریز شده صفحه گسترده حاوی داده‌های سازمان‌یار را به عنوان فایل .xlsx دانلود کرد. مقادیر هرگونه داده پویا در لحظه دانلود فریز می‌شوند.

نظرات و کادر گفتگو

صفحه گسترده سازمان‌یار دو راه برای برقراری ارتباط با سایر کاربرانی که به همان صفحه گسترده دسترسی دارند ارائه می‌دهد، یعنی با استفاده از:

• نظرات

• رشته کادر گفتگو صفحه گسترده

استفاده از نظرات در صفحه گسترده

نظرات، که به سلول‌های جداگانه صفحه گسترده اضافه می‌شوند، برای بحث درباره عناصر خاص یک صفحه گسترده مفید هستند. سایر همکاران می‌توانند با تایپ @ و به دنبال آن نامشان، آگاه شوند.

مهم

فقط مالک صفحه گسترده یا کاربران با سطح دسترسی ویرایشگر می‌توانند از نظرات در یک صفحه گسترده استفاده کنند؛ هر دو نقش می‌توانند اقدامات یکسانی انجام دهند. نظرات برای کاربران با حقوق مشاهده‌گر قابل مشاهده نیست.

افزودن یا واکنش به نظرات

برای افزودن یا واکنش به یک نظر:

1. اگر نظر:

   • اولین نظری است که به سلول اضافه می‌شود، روی سلول راست‌کلیک کنید سپس روی درج نظر کلیک کنید یا از نوار منو روی درج ◄ درج نظر کلیک کنید.

   • واکنشی به یک رشته نظر موجود در یک سلول است، روی سلول مربوطه یا روی رشته نظر کلیک کنید تا رشته باز شود.

2. نظری را در کادر متنی تایپ کنید.

   نکته

   • روی آیکون کلیک کنید، سپس:

     • افزودن از اسناد برای افزودن فایلی که در برنامه اسناد ذخیره شده است

     • افزودن GIFها برای افزودن GIF (اگر در تنظیمات عمومی فعال شده باشد)

   • روی (افزودن ایموجی‌ها) کلیک کنید تا ایموجی اضافه کنید.

   • برای تگ کردن کاربر در نظر، @ و سپس نام کاربر را تایپ کنید.

3. روی آیکون (ثبت) کلیک کنید یا Enter را فشار دهید تا نظر ثبت شود.

در هر جای دیگری از صفحه گسترده کلیک کنید تا رشته نظر بسته شود.

نکته

برای واکنش به یک نظر فقط با یک ایموجی، ماوس را روی نظر نگه دارید، روی آیکون (افزودن واکنش) کلیک کنید، سپس ایموجی مورد نظر را انتخاب نمایید.

مشاهده نظرات

هنگامی که نظری به یک سلول اضافه می‌شود، یک مثلث زرد کوچک در گوشه بالا و راست سلول ظاهر می‌شود.

برای مشاهدهٔ رشته نظر در یک سلول واحد، ماوس را روی سلول نگه دارید؛ روی سلول یا رشته نظر کلیک کنید تا رشته باز شود و بتوانید نظر اضافه کنید.

برای مشاهدهٔ تمام نظرات در یک صفحه گسترده، از نوار منو روی نمایش ◄ همه نظرات کلیک کنید. همچنین، پس از باز کردن یک رشته نظر، می‌توانید روی مشاهده همه نظرات کلیک کنید.

پنل نظرات در سمت راست صفحه گسترده باز می‌شود. به طور پیش‌فرض، رشته‌های نظر برای همه شیت‌های صفحه گسترده نمایش داده می‌شوند که بر اساس شیت گروه‌بندی شده‌اند. برای مشاهدهٔ تنها رشته‌های نظر شیت فعلی، در فیلد فیلتر نظرات گزینه این شیت را انتخاب کنید.

روی یک رشته نظر در پنل نظرات کلیک کنید تا باز شود.

ویرایش یا حذف نظرات

توجه

مالک یک صفحه گسترده یا کاربران با حقوق ویرایشگر می‌توانند هر نظری را ویرایش یا حذف کنند.

برای ویرایش نظر:

1. روی نظر روی آیکون (سه نقطه) کلیک کنید.

2. روی ویرایش کلیک کنید.

3. تغییرات مورد نظر را اعمال کنید، سپس روی ذخیره کلیک کنید یا کلید Enter را فشار دهید. برای لغو ویرایش، روی لغو کلیک کنید یا کلید Escape را فشار دهید.

نکته

به انتهای متن نظری که تغییر کرده است، عبارت (ویرایش شده) اضافه می‌شود.

برای حذف نظر:

1. روی نظر روی آیکون (سه نقطه) کلیک کنید.

2. روی حذف کلیک کنید.

3. برای تأیید حذف روی تأیید کلیک کنید.

حل‌وفصل رشته نظرات

برای حل‌وفصل رشته نظر:

1. با کلیک روی نمایش ◄ همه نظرات در نوار منو، به پنل نظرات دسترسی پیدا کنید. یا، در حالی که یک رشته نظر باز است، روی مشاهده همه نظرات کلیک کنید.

2. روی آیکون (سه نقطه) رشته نظر مورد نظر کلیک کنید، سپس حل این رشته را بزنید.

پس از حل شدن، رشته نظر دیگر مستقیماً در صفحه گسترده در دسترس نیست، اما در پنل نظرات قابل مشاهده باقی می‌ماند؛ رشته‌های حل شده با آیکون (تیک) مشخص می‌شوند.

برای باز کردن مجدد رشته حل شده، از پنل نظرات، روی آیکون (سه نقطه) رشته نظر مربوطه کلیک کنید، سپس بازگشایی این رشته را بزنید.

استفاده از رشته کادر گفتگوی صفحه گسترده

با اینکه نظرات روی سلول‌ها برای بحث در مورد عناصر خاصی از صفحه گسترده مناسب هستند، اما رشته کادر گفتگوی صفحه گسترده امکان بحث‌های عمومی‌تری را فراهم می‌کند.

برای دسترسی به رشته کادر گفتگوی صفحه گسترده:

1. در حالی که برنامه اسناد باز است، وارد پوشه یا بخشی که صفحه گسترده در آن ذخیره شده است شوید.

2. نمای (لیست) را در گوشه بالا و چپ انتخاب کنید.

3. صفحه گسترده مربوطه را انتخاب کنید، سپس روی دکمه (اطلاعات و برچسب‌ها) در گوشه بالا و چپ در کنار انتخاب‌گر نما کلیک کنید. در غیر این صورت، با انتخاب صفحه گسترده، روی دکمه عملیات کلیک کرده و سپس (اطلاعات و برچسب‌ها) را انتخاب کنید.

رشته کادر گفتگوی صفحه گسترده در سمت چپ صفحه، پایین پنل جزئیات صفحه گسترده باز می‌شود.