سفارش‌های کلی

سفارش‌های کلی، قراردادهای خرید بلند مدتی بین یک شرکت و یک تأمین‌کننده برای تحویل محصولات به صورت دوره‌ای با قیمت‌گذاری از پیش تعیین شده هستند.

سفارش‌های کلی زمانی مفید هستند که محصولات به طور مداوم از یک تأمین‌کننده خریداری می‌شوند، اما در مقادیر مختلف و در زمان‌های متفاوت.

سفارش‌های کلی با ساده‌سازی فرآیند ثبت سفارش نه تنها در زمان بلکه در هزینه‌ها هم صرفه‌جویی می‌کنند؛ چرا که این سفارش‌ها برای مذاکره قیمت عمده با فروشندگان مزیت‌هایی به همراه دارد.

ایجاد سفارش کلی

برای ایجاد سفارش‌های کلی، ویژگی توافقنامه‌های خرید را از تنظیمات برنامه خرید فعال کنید. وارد مسیر برنامه خرید ◄ پیکربندی ◄ تنظیمات شوید و در بخش سفارش‌ها، گزینه توافقنامه‌های خرید را فعال کنید. سپس روی ذخیره کلیک کنید تا تغییرات اعمال شود.

توجه

علاوه بر ایجاد سفارش‌های کلی، تنظیم توافقنامه‌های خرید به کاربران امکان ایجاد درخواست‌های پیش‌فاکتور جایگزین را نیز فراهم می‌کند.

برای ایجاد یک سفارش باز (قرارداد چارچوب)، به مسیر برنامه خرید ← سفارشات ← توافق‌نامه‌های خرید بروید و روی جدید کلیک کنید. با این کار فرم جدید توافق‌نامه باز می‌شود.

فیلدهای زیر را در فرم توافق‌نامه خرید تنظیم کنید تا قوانین مشخصی برای این قرارداد بلندمدت و دوره‌ای تعیین شود:

• تأمین‌کننده: تأمین‌کننده‌ای که این قرارداد، یک‌بار یا به‌صورت دوره‌ای، به او مرتبط است. تأمین‌کننده را می‌توان مستقیماً از منوی کشویی کنار این فیلد انتخاب کرد.

• خریدار: کارشناس تدارکاتی که مسئول این سفارش باز است. به صورت پیش‌فرض، نام ایجادکننده توافق‌نامه (مثلاً «آریا رستمی») درج می‌شود؛ اما می‌توانید آن را از منوی کشویی تغییر دهید.

• نوع توافق‌نامه: دسته‌بندی این توافق‌نامه خرید. اگر قبلاً انتخاب نشده، از منوی کشویی گزینه سفارش باز (Blanket Order) را انتخاب کنید.

• واحد پول: ارز توافق شده برای استفاده در این مبادله. اگر چند ارز در پایگاه داده فعال شده باشند، ارز را می‌توان از منوی کشویی کنار این فیلد تغییر داد.

• اعتبار توافق‌نامه: بازه زمانی که این قرارداد در آن معتبر است. اگر این سفارش باز تاریخ انقضا ندارد، این فیلد را خالی بگذارید.

• شماره مرجع: سفارش خرید مرجعی که این قرارداد به آن متصل است. اگر نیازی به اتصال به هیچ سفارش خرید (PO) موجودی نیست، آن را خالی بگذارید.

• نوع عملیات: نوع عملیات انباری که پس از تحویل این سفارش باید اعمال شود.

• شرکت: شرکتی که به این سفارش کلی اختصاص داده شده است. به‌طور پیش‌فرض، این شرکت کاربری است که سفارش کلی را ایجاد می‌کند. اگر پایگاه داده چند شرکتی نباشد، این فیلد قابل تغییر نیست و به‌طور پیش‌فرض تنها شرکت لیست شده در پایگاه داده خواهد بود.

پس از تکمیل تمام فیلدهای مربوطه، روی افزودن سطر کلیک کنید تا محصولات را در ستون محصول اضافه نمایید. سپس، در ستون تعداد، مقدار هر محصول را تغییر دهید و قیمتی را در ستون قیمت واحد تعیین کنید.

مهم

هنگام افزودن محصولات به سفارش کلی جدید، قیمت‌های موجود قبلی محصولات به طور خودکار به سطرهای محصول اضافه نمی‌شوند. در عوض، قیمت‌ها باید به صورت دستی، با تغییر مقدار در ستون قیمت واحد به قیمت توافق شده با تأمین‌کننده مشخص شده اختصاص داده شوند. در غیر این صورت، قیمت ۰ باقی خواهد ماند.

برای ذخیره این توافق‌نامه خرید جدید، روی تأیید کلیک کنید.

پس از تأیید، وضعیت سفارش باز از پیش‌نویس به تأیید شده تغییر می‌کند؛ این یعنی در هنگام ایجاد استعلام قیمت‌های جدید، می‌توانید این توافق‌نامه را انتخاب کنید.

نکته

بعد از ایجاد و تأیید سفارش کلی، محصولات، تعداد و قیمت آنها در توافقنامه باز هم قابل ویرایش، اضافه شدن و حذف شدن خواهند بود.

ایجاد RfQ جدید از سفارش کلی

پس از تأیید یک سفارش باز، می‌توان پیش‌فاکتورهای جدید را مستقیماً از داخل فرم آن ایجاد کرد. استعلام قیمت‌هایی که از این طریق ساخته می‌شوند، بر اساس قوانین قرارداد به صورت خودکار تکمیل می‌شوند. همچنین مجموع مقادیر سفارش شده در این استعلام‌ها، به طور خودکار در فیلد سفارش داده شده توافق‌نامه بروزرسانی می‌شود.

علاوه بر این، تمام استعلام‌های جدید از طریق دکمه هوشمند استعلام‌ها/سفارشات در بالای سمت چپ فرم، به این سفارش باز متصل می‌گردند.

برای ایجاد یک پیش‌فاکتور جدید از فرم سفارش کلی، روی دکمه پیش‌فاکتور جدید کلیک کنید. این کار یک RfQ جدید باز می‌کند که بسته به تنظیمات پیکربندی شده در فرم سفارش کلی، با اطلاعات صحیح از پیش پر شده است.

از فرم RfQ جدید، روی ارسال با ایمیل کلیک کنید تا ایمیلی را برای تأمین‌کننده لیست شده بنویسید و ارسال کنید. روی چاپ درخواست پیش‌فاکتور کلیک کنید تا یک PDF قابل چاپ از پیش‌فاکتور ایجاد شود؛ یا پس از آماده شدن، روی تأیید سفارش کلیک کنید تا PO تأیید شود.

پس از تأیید PO، به فرم سفارش کلی (از طریق مسیر راهنمای بالای صفحه) بازگردید. از فرم سفارش کلی، اکنون یک RfQ در دکمه هوشمند RFQها/سفارش‌ها در بالا و چپ فرم لیست شده است. روی دکمه هوشمند RFQها/سفارش‌ها کلیک کنید تا سفارش خریدی را که به تازگی ایجاد شده است، ببینید.

تجدید موجودی

پس از تأیید سفارش کلی، یک ردیف تأمین‌کننده جدید در تب خرید محصولات موجود در سفارش اضافه می‌شود.

این امر سفارش‌های کلی را با تجدید موجودی خودکار مفید می‌کند، زیرا اطلاعات مربوط به تأمین‌کننده، قیمت و قرارداد در ردیف تأمین‌کننده ارجاع داده می‌شوند. این اطلاعات تعیین می‌کند که محصول چه زمانی، کجا و با چه قیمتی باید تجدید موجودی شود.

همچنین ملاحظه نمائید

فراخوان مناقصه