ذخیره عیدی و سنوات¶
قابلیت ذخیره عیدی و سنوات در سازمانیار کمک میکند هزینه عیدی و مزایای پایان کار بهجای شناسایی یکجای آنها در پایان سال، بهصورت ماهانه در حسابها شناسایی شوند.
با فعال بودن این قابلیت، هنگام تأیید فیش حقوقی هر ماه، سازمانیار سهم همان دوره از عیدی و سنوات را محاسبه میکند و سند حسابداری مربوط به هزینه و ذخیره را ثبت میکند. این محاسبات، خالص پرداختی فیش حقوقی کارمند را تغییر نمیدهند.
مهم
این قابلیت بهصورت پیشفرض غیرفعال است. تا زمانی که آن را فعال نکنید، فرایند صدور فیش و اسناد حقوق و دستمزد مانند قبل ادامه پیدا میکند.
نحوه عملکرد¶
در حالت عادی، عیدی و سنوات در پایان سال محاسبه و ثبت میشوند. در حالت ذخیره ماهانه، سازمانیار بخشی از هزینه مربوط به هر ماه را همزمان با فیش حقوقی همان ماه شناسایی میکند و در مقابل آن، ذخیره مربوط را ثبت میکند.
در پایان سال، مبلغ قانونی عیدی و سنوات برای کل سال محاسبه میشود. ذخیرههای ثبتشده در طول سال نیز برگشت داده میشوند تا هزینه نهایی سال دوباره محاسبه نشود.
برای کارمندی که از سازمان خارج میشود، سازمانیار فیش تسویه نهایی را بهصورت پیشنویس ایجاد میکند تا مبلغ سنوات بر اساس اطلاعات نهایی کارمند بررسی و سپس تأیید شود.
مبنای محاسبه¶
محاسبات این قابلیت بر مبنای قواعد عیدی و مزایای پایان کار مورد استفاده در حقوق و دستمزد ایران انجام میشوند.
موضوع |
مبنا |
نتیجه در محاسبه |
|---|---|---|
عیدی و پاداش |
قانون تعیین عیدی و پاداش سالانه کارگران |
عیدی سالانه بر مبنای ۶۰ روز مزد و با رعایت سقف قانونی محاسبه میشود. |
محاسبه متناسب با کارکرد |
مدت کارکرد |
برای کارکرد کمتر از یک سال، مبلغ متناسب با مدت کارکرد محاسبه میشود. |
مزایای پایان کار |
ماده ۲۴ قانون کار |
سنوات بر مبنای آخرین مزد و سابقه کار محاسبه میشود. |
مهم
مبلغی که طی سال برای سنوات ذخیره یا پرداخت میشود، جایگزین محاسبه نهایی هنگام خروج کارمند نیست. در تسویه نهایی، استحقاق کارمند بر مبنای آخرین مزد و سوابق ثبتشده دوباره محاسبه میشود و پرداختهای قبلی از آن کسر میشوند.
فعالسازی ذخیره ماهانه¶
برای تعیین روش ثبت ذخیره، به بروید و در بخش مربوط به نحوه صدور فیش، گزینه ذخیره عیدی و سنوات را تنظیم کنید.
دو حالت در دسترس است:
گزینه |
رفتار |
|---|---|
بدون ذخیره |
هیچ ذخیره ماهانهای در فیش حقوقی ثبت نمیشود. |
ذخیره ماهانه |
با تأیید هر فیش، سهم همان دوره از عیدی و سنوات محاسبه و در سند حسابداری ثبت میشود. |
این تنظیم برای هر شرکت مستقل است. در محیط چندشرکتی، میتوانید برای هر شرکت روش متفاوتی انتخاب کنید.
نکته
بهتر است ذخیره ماهانه از ابتدای سال شمسی فعال شود. فعالسازی در میانه سال نیز امکانپذیر است، اما ماههای قبل بهصورت خودکار ذخیرهگیری نمیشوند.
تعیین استثنا برای یک کارمند¶
در صورت نیاز، میتوانید رفتار ذخیره را برای یک کارمند مستقل از تنظیم شرکت تعیین کنید.
فرم کارمند را باز کنید، به تب حقوق و دستمزد بروید و وضعیت ذخیره کارمند را انتخاب کنید.
گزینه |
رفتار |
|---|---|
تبعیت از شرکت |
تنظیم شرکت برای کارمند اعمال میشود. |
همیشه ذخیره شود |
برای این کارمند ذخیره ثبت میشود، حتی اگر تنظیم شرکت روی بدون ذخیره باشد. |
هرگز ذخیره نشود |
برای این کارمند ذخیره ثبت نمیشود، حتی اگر شرکت ذخیره ماهانه را فعال کرده باشد. |
حسابهای مورد استفاده¶
ذخیره ماهانه از حسابهای موجود در کدینگ استاندارد استفاده میکند و حساب جدیدی به کدینگ اضافه نمیشود.
کد حساب |
عنوان |
کاربرد |
|---|---|---|
۷۱۰۰۰۸ |
عیدی و پاداش |
شناسایی هزینه عیدی |
۷۱۰۰۱۱ |
مزایای پایان خدمت کارکنان |
شناسایی هزینه سنوات |
۵۲۰۰۰۶ |
ذخیره هزینههای تحققیافته پرداختنشده |
ثبت ذخیره عیدی |
۴۳۰۰۰۱ |
ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان |
ثبت ذخیره سنوات |
۵۲۰۰۰۲ |
حقوق پرداختنی |
ثبت مبلغ خالص پرداختنی در سند حقوق |
چرخه ماهانه¶
پس از فعالسازی ذخیره ماهانه، سازمانیار هنگام محاسبه و تأیید هر فیش حقوقی، سهم عیدی و سنوات همان دوره را محاسبه میکند.
مبنای ذخیره از اقلام زیر تشکیل میشود:
حقوق پایه
پایه سنوات
حق جذب
حق مسئولیت
مبلغ ذخیره با توجه به مبنای حقوق و روزهای معتبر کارکرد محاسبه میشود. در نتیجه، اگر کارمند تمام ماه را کار نکرده باشد، مبلغ ذخیره نیز متناسب با کارکرد او خواهد بود.
فرمول محاسبه¶
برای هر دوره، محاسبه به شکل زیر انجام میشود:
مخرج ۳۶۵ باعث میشود جمع محاسبات دورهای با محاسبه سالانه همراستا باقی بماند.
مثال¶
فرض کنید در یک فیش حقوقی، مبنای محاسبه برابر ۱٬۰۲۵٬۶۱۰٬۰۰۰ ریال باشد. در نمونه آزمون موجود، ذخیرهها به شکل زیر محاسبه شدهاند:
قلم |
مبلغ |
|---|---|
مبنای محاسبه |
۱٬۰۲۵٬۶۱۰٬۰۰۰ ریال |
ذخیره عیدی |
۱۶۸٬۵۹۳٬۴۲۵ ریال |
ذخیره سنوات |
۸۴٬۲۹۶٬۷۱۲ ریال |
ثبت حسابداری این نمونه شامل بدهکار شدن هزینه عیدی و سنوات و بستانکار شدن حساب ذخیره متناظر هرکدام است.
توجه
ذخیره عیدی و سنوات بخشی از خالص پرداختی کارمند نیست. فعالسازی این قابلیت مبلغ قابل پرداخت فیش حقوقی را تغییر نمیدهد و سطرهای ذخیره نیز بهصورت پیشفرض روی نسخه چاپی فیش نمایش داده نمیشوند.
پایان سال¶
در پایان سال، فیش عیدی و پایانکار آخر سال مانند روال معمول صادر میشود و مبلغ عیدی و سنوات کل سال را محاسبه میکند.
اگر طی سال ذخیره ثبت شده باشد، سازمانیار همان ذخیرههای انباشته را در فیش پایان سال برگشت میدهد. به این ترتیب:
مبلغ قانونی سالانه بهطور کامل محاسبه میشود.
هزینههایی که قبلاً بهصورت ماهانه شناسایی شدهاند دوباره ثبت نمیشوند.
مانده ذخیره مربوط به همان سال پس از ثبت کامل پایان سال آزاد میشود.
مهم
برگشت ذخیره به وجود ذخیره ثبتشده وابسته است، نه به وضعیت فعلی تنظیم شرکت. بنابراین اگر ذخیره ماهانه را در میانه سال غیرفعال کنید، ذخیرههای قبلی همچنان در پایان سال برگشت داده میشوند.
تسویه نهایی هنگام خروج کارمند¶
پس از ثبت خروج کارمند، سازمانیار یک فیش تسویه را بهصورت پیشنویس ایجاد میکند. تاریخ پایان فیش برابر تاریخ خروج است و فیش برای بررسی کاربر باقی میماند.
فرایند به شکل زیر است:
خروج کارمند را ثبت کنید.
فیش تسویه پیشنویس ایجادشده را باز کنید.
تاریخها، سابقه، مبلغ محاسبهشده و پرداختهای قبلی سنوات را بررسی کنید.
پس از اطمینان از اطلاعات، فیش را تأیید کنید.
در تسویه نهایی، سازمانیار کل استحقاق سنوات تا تاریخ خروج را با آخرین مزد محاسبه میکند و سنواتی را که قبلاً پرداخت شده است از آن کسر میکند.
منطق محاسبه تسویه¶
مبلغ قابل پرداخت از رابطه زیر به دست میآید:
سابقه از تاریخ اولین قرارداد ثبتشده برای کارمند تا تاریخ خروج محاسبه میشود.
توجه
اگر سازمان هر سال سنوات را تسویه کرده باشد، در زمان خروج فقط مابهالتفاوت ناشی از محاسبه نهایی باقی میماند. اگر سنوات قبلاً پرداخت نشده باشد، کل استحقاق تا تاریخ خروج در تسویه نهایی محاسبه میشود.
مهم
اگر نتیجه محاسبه منفی باشد، سازمانیار مبلغ تسویه را صفر در نظر میگیرد. چنین وضعیتی باید پیش از تأیید فیش بهصورت دستی بررسی شود.
سناریوهای رایج¶
فعالسازی در میانه سال¶
فرض کنید فیشهای فروردین تا تیر قبلاً تأیید شدهاند و ذخیره ماهانه از مرداد فعال میشود.
فیشهای قبلی بدون تغییر باقی میمانند.
از مرداد به بعد ذخیره ماهانه ثبت میشود.
در پایان سال، عیدی و سنوات کل سال محاسبه میشود.
فقط ذخیره ماههایی که واقعاً ثبت شدهاند برگشت داده میشود.
هزینه ماههای قبل از فعالسازی در پایان سال شناسایی میشود.
توجه
فعالسازی در میانه سال باعث دوبارهشماری ذخیره نمیشود و اسناد فیشهای قبلی را بهصورت خودکار تغییر نمیدهد.
اگر لازم است ماههای قبل نیز ذخیره داشته باشند، فیشهای مربوط باید دوباره محاسبه شوند.
مهم
بازمحاسبه فیشهای قبلی میتواند اسناد حسابداری ثبتشده را تغییر دهد. این کار را فقط با هماهنگی مسئول مالی انجام دهید.
غیرفعالسازی در میانه سال¶
از اولین فیش پس از غیرفعالسازی، ذخیره جدیدی ثبت نمیشود. ذخیرههای قبلی در پایان سال طبق روال برگشت داده میشوند.
استخدام در میانه سال¶
ذخیره از اولین فیش کارمند شروع میشود. چون محاسبه بر مبنای روزهای کارکرد انجام میشود، مبلغ اولین دوره نیز متناسب با کارکرد واقعی خواهد بود.
ابطال یا محاسبه مجدد فیش¶
اگر فیش ابطال شود، سند حسابداری آن نیز برگشت میخورد و ذخیرههای همان فیش از جمع ذخیرههای معتبر خارج میشوند.
در محاسبات پایان سال فقط فیشهای تأییدشده یا پرداختشده در نظر گرفته میشوند.
فیش پایان سال و تسویه در یک سال¶
اگر برای یک کارمند هم فیش پایان سال و هم فیش تسویه نهایی در همان سال وجود داشته باشد، سازمانیار ذخیرهای را که قبلاً برگشت داده شده است دوباره آزاد نمیکند.
محیط چندشرکتی¶
تنظیم ذخیره برای هر شرکت مستقل است. برای مثال، یک شرکت میتواند ذخیره ماهانه را فعال کند و شرکت دیگری روی بدون ذخیره باقی بماند.
ثبت دوباره خروج¶
اگر برای کارمند قبلاً یک فیش تسویه غیرباطل وجود داشته باشد، سازمانیار فیش تسویه تکراری ایجاد نمیکند.
مالیات و بیمه¶
سطرهای ذخیره ماهانه برای شناسایی حسابداری هزینه و بدهی استفاده میشوند و خودشان مبلغ مالیات حقوق یا حق بیمه فیش ماهانه را تغییر نمیدهند.
مالیات عیدی همچنان در فیش پایان سال و طبق قواعد همان فیش محاسبه میشود.
توجه
فعال بودن ذخیره ماهانه نباید باعث تفاوت در حقوق پایه، پایه سنوات، حق مسکن، ناخالص، مالیات، خالص پرداختی یا مأخذ مشمول بیمه نسبت به همان فیش در حالت بدون ذخیره شود.
رفع اشکال¶
نشانه |
علت محتمل |
راهکار |
|---|---|---|
سطر ذخیره روی فیش چاپی دیده نمیشود |
سطرهای ذخیره بهصورت پیشفرض روی نسخه چاپی نمایش داده نمیشوند. |
فیش را در سازمانیار باز کنید و سند حسابداری مرتبط را بررسی کنید. |
ذخیره اصلاً ثبت نمیشود |
تنظیم شرکت روی بدون ذخیره است یا برای کارمند حالت هرگز ذخیره نشود انتخاب شده است. |
تنظیم شرکت و وضعیت ذخیره کارمند را بررسی کنید. |
ذخیره در محاسبات فیش وجود دارد اما در سند حسابداری ثبت نشده است |
پیکربندی حسابهای مربوط به ذخیره کامل نیست. |
موضوع را برای بررسی تنظیمات حسابداری به مدیر سیستم یا پشتیبانی ارجاع دهید. |
در سند پایان سال سطر ثبت اصلاحی دیده میشود |
این رفتار میتواند به نحوه محاسبه مالیات عیدی در فیش پایان سال مربوط باشد. |
در صورتی که سند متوازن است، وجود این سطر بهتنهایی نشانه خطا نیست. |
مانده حساب ذخیره در پایان سال صفر نشده است |
فیش پایان سال هنوز تأیید نشده یا بازه آن با فیشهای ماهانه همخوان نیست. |
تاریخ شروع فیش پایان سال را از ابتدای همان سال و وضعیت فیش را بررسی کنید. |
مبلغ تسویه نهایی صفر است |
پرداختهای قبلی ممکن است از استحقاق محاسبهشده بیشتر یا مساوی باشد. |
تاریخ اولین قرارداد و سوابق پرداخت سنوات را بررسی کنید. |
فیش تسویه ایجاد نشده است |
اطلاعات قرارداد کامل نیست یا قبلاً فیش تسویه غیرباطل ایجاد شده است. |
قرارداد کارمند و فهرست فیشهای تسویه او را بررسی کنید. |
محدودیتها و نکات مهم¶
سابقه خدمت در محاسبه تسویه از تاریخ اولین قرارداد تا تاریخ خروج بهصورت پیوسته در نظر گرفته میشود. اگر سابقه کارمند متناوب بوده است، تاریخ مبنای سابقه باید پیش از تسویه بررسی شود.
حساب ۵۲۰۰۰۶ میتواند برای سایر هزینههای تحققیافته پرداختنشده نیز استفاده شود؛ بنابراین مانده آن لزوماً فقط مربوط به عیدی نیست.
برگشت ذخیره فقط فیشهایی را در نظر میگیرد که در بازه فیش پایان سال قرار دارند.
مبنای عیدی بر اساس تنظیمات و قواعد حقوق و دستمزد موجود در سیستم محاسبه میشود. اگر سازمان از مبنای دیگری استفاده میکند، نتیجه باید پیش از تأیید بررسی شود.
ذخیرههایی که برای سالهای قبل از استفاده از این قابلیت بهصورت دستی در حسابها ثبت شدهاند، بهصورت خودکار شناسایی و تسویه نمیشوند.
کنترلهای پیشنهادی¶
پیش از شروع استفاده از ذخیره ماهانه، موارد زیر را بررسی کنید:
تنظیم ذخیره عیدی و سنوات برای شرکت درست انتخاب شده باشد.
در صورت وجود استثنا، وضعیت ذخیره کارمند بررسی شده باشد.
پس از تأیید یک فیش نمونه، سند حسابداری ذخیره بررسی شود.
خالص پرداختی فیش با حالت قبل از فعالسازی مقایسه شود.
در پایان سال، برگشت ذخیره و مانده حسابهای مربوط بررسی شود.
پیش از تأیید تسویه خروج، تاریخ اولین قرارداد و پرداختهای قبلی سنوات کنترل شوند.
مهم
این راهنما برای استفاده عملیاتی از قابلیت ذخیره عیدی و سنوات تهیه شده است و جایگزین نظر مشاور حقوقی یا استعلام رسمی از مراجع ذیصلاح نیست. سقف عیدی، حداقل مزد و سایر ارقام قانونی ممکن است در هر سال تغییر کنند.