راهنمای دبیرخانه¶
این راهنما برای متصدیان دبیرخانه، کارشناسان، تأییدکنندگان و مدیران نوشته شده است و مراحل روزمرهٔ ثبت، ارجاع، تأیید، ارسال، پیگیری و بایگانی نامهها را توضیح میدهد.
خلاصهٔ گردشکارها¶
نامهٔ وارده¶
دریافتشده ← ارجاع ← در انتظار بررسی ← باز کردن فرم ← خواندهشده ← ثبت پاسخ ← پاسخ دادهشده
نامهٔ صادره¶
پیشنویس ← ارجاع برای تأیید ← در انتظار تأیید ← تأییدیه ← در انتظار ارسال ← ارسال ← ارسالشده
در وضعیت «در انتظار تأیید»، تأییدکننده میتواند بهجای تأیید، نامه را **رد* کند (وضعیت: رد شده) یا نیازمند تغییرات اعلام کند تا برای اصلاح بازگردد.*
نامهٔ داخلی¶
پیشنویس ← ارجاع برای تایید ← در انتظار بررسی ← تأیید ← خواندهشده ← پاسخ ← پاسخ دادهشده
معرفی و شروع سریع¶
۱٫۱ ماژول دبیرخانه چه کاری انجام میدهد؟¶
ماژول دبیرخانه، دفتر اندیکاتور سنتی سازمان را به یک سامانهٔ الکترونیکی تبدیل میکند. هر نامه بهصورت یک «سند دبیرخانه» ثبت میشود و از لحظهٔ ورود یا تولید تا لحظهٔ ارسال یا بایگانی، مسیر مشخصی را طی میکند.
هر سند دبیرخانه شامل موارد زیر است:
شمارهٔ اندیکاتور که سامانه بهصورت خودکار تولید میکند؛
طرفین مکاتبه (فرستنده و گیرنده)؛
متن نامه که میتواند مستقیماً در سامانه نوشته و روی سربرگ شرکت چاپ شود؛
پیوستها (اسکن نامهٔ کاغذی، پیدیاف، تصویر و ...)؛
برچسب، اولویت و سطح امنیتی؛
تاریخچهٔ کامل اقدامات — چه کسی، چه زمانی، چه کاری روی نامه انجام داده است؛
گفتوگو و پیگیری شامل یادداشتها، فعالیتها و اعلانها.
۱٫۲ منوها و مسیرها¶
از داشبورد برنامهها وارد برنامه شوید. ساختار منو به شکل زیر است:
مسیر |
کاربرد |
در دسترس برای |
|---|---|---|
فهرست همهٔ نامهها؛ محل اصلی کار روزانه |
همهٔ کاربران دبیرخانه |
|
مدیریت فهرست دلایل رد و اصلاح نامه |
مدیر دبیرخانه |
|
مدیریت روشهای تحویل نامهٔ صادره |
مدیر دبیرخانه |
|
مدیریت برچسبهای دستهبندی نامه |
مدیر دبیرخانه |
|
تنظیم شیوهٔ شمارهگذاری |
مدیر سیستم |
توجه
اگر منوی دبیرخانه را نمیبینید
منوی دبیرخانه فقط برای کاربرانی نمایش داده میشود که در یکی از گروههای دسترسی دبیرخانه عضو باشند. از مدیر سیستم بخواهید شما را به گروه مناسب اضافه کند.
۱٫۳ سه نوع گردش نامه¶
هنگام ایجاد سند، اولین و مهمترین انتخاب شما نوع گردش است. این انتخاب تعیین میکند چه فیلدهایی نمایش داده شوند، چه دکمههایی فعال باشند و نامه چه مسیری را طی کند.
نوع گردش |
چه زمانی؟ |
مثال |
|---|---|---|
وارده |
نامهای از بیرون سازمان به دست ما رسیده است |
نامهٔ ادارهٔ مالیات، درخواست یک مشتری، دعوتنامهٔ همایش |
صادره |
نامهای در سازمان تولید میشود و به بیرون فرستاده میشود |
پاسخ به ادارهٔ مالیات، اعلام آمادگی برای مناقصه، معرفینامهٔ کارمند |
داخلی |
مکاتبه بین واحدهای درون سازمان |
درخواست خرید از واحد تدارکات، گزارش ماهانه به مدیرعامل |
هشدار
نکتهٔ مهم
نوع گردش را فقط تا زمانی که سند در وضعیت پیشنویس / دریافتشده است میتوان تغییر داد و این کار نیز فقط برای کاربران گروه دبیرخانه امکانپذیر است. پس پیش از ثبت، از انتخاب درست آن مطمئن شوید.
سند جدید بهصورت پیشفرض روی نوع صادره باز میشود؛ اگر در حال ثبت نامهٔ رسیده هستید، حتماً ابتدا گزینهٔ «وارده» را انتخاب کنید.
۱٫۴ ثبت اولین نامه در پنج مرحله¶
در این مثال، نامهای که از «شرکت پترو صنعت» رسیده را ثبت و به کارشناس فنی ارجاع میدهیم.
به بروید و روی جدید کلیک کنید.
در بالای فرم، نوع گردش را روی وارده بگذارید.
فیلدهای اصلی را پر کنید: عنوان («درخواست استعلام قیمت تجهیزات»)، فرستنده («شرکت پترو صنعت»)، شمارهٔ نامهٔ فرستنده («۱۴۰۴/۲۳۱۵»)، تاریخ نامه و تاریخ دریافت.
اسکن نامه را در بخش پیوستها بارگذاری کنید و در صورت نیاز برچسب «استعلام» یا «نیازمند اقدام» بزنید. سپس سند را ذخیره کنید.
روی ارجاع کلیک کنید، واحد «فنی و مهندسی» و کارشناس مربوطه را انتخاب و تأیید کنید.
در همین لحظه سه اتفاق میافتد: نامه شمارهٔ اندیکاتور میگیرد، وضعیت آن به «در انتظار بررسی» میرود، و برای کارشناس انتخابشده یک فعالیت و یک اعلان ثبت میشود تا نامه از دستش در نرود.
نکته
اگر نامه فوری است، پیش از ارجاع در تب امنیت و اولویت اولویت را روی «فوری» بگذارید و برچسب «فوری» را هم اضافه کنید تا در نمای کانبان سریع دیده شود.
۱٫۵ شمارهگذاری اسناد (اندیکاتور)¶
شمارهٔ سند دستی وارد نمیشود، بلکه بهصورت خودکار و بدون تکرار تولید میشود. زمان تولید شماره در هر گردشکار متفاوت است:
گردشکار |
شماره چه زمانی ساخته میشود؟ |
الگوی پیشفرض |
|---|---|---|
وارده |
با نخستین تغییر و ذخیرهٔ سند پس از ایجاد — در عمل معمولاً هنگام ارجاع |
|
صادره |
در لحظهٔ تأیید نامه توسط تأییدکننده |
|
داخلی |
در لحظهٔ تأیید نامه |
|
توجه
چرا شمارهٔ نامهٔ صادرهٔ من هنوز خالی است؟
چون هنوز تأیید نشده است. این رفتار عمدی است: تا نامه تأیید نشود، شمارهٔ رسمی سازمان به آن اختصاص نمییابد و شمارهها بیهوده مصرف نمیشوند. تا آن لحظه، در بالای فرم عبارت «جدید» دیده میشود.
مدیر سیستم میتواند تعیین کند که هر گردش توالی شمارهٔ جداگانه داشته باشد یا همهٔ نامهها از یک توالی مشترک شماره بگیرند.
۱٫۶ اصطلاحات پرکاربرد در ماژول دبیرخانه¶
اصطلاح |
معنی |
|---|---|
کاربر مرتبط |
کاربری که نامه به او ارجاع شده و مسئول پیگیری آن است. در نامهٔ صادره، معمولاً همان تهیهکنندهٔ نامه است. |
تأییدکننده |
کارمندی که باید نامهٔ صادره یا داخلی را پیش از ارسال تأیید کند؛ بهصورت پیشفرض، مدیر مستقیم تهیهکننده. |
فعالیت |
کاری که سامانه در کارتابل شخص ثبت میکند تا فراموش نشود؛ در آیکون ساعت بالای صفحه دیده میشود. |
دنبالکننده |
کسی که تغییرات و پیامهای نامه به او اطلاع داده میشود. سامانه در هر مرحله، مسئول آن مرحله را خودکار دنبالکننده میکند. |
سوابق سند |
جدول تاریخچهٔ اقدامات در تب پایانی فرم؛ قابل ویرایش یا حذف نیست. |
نامهٔ وارده¶
ثبت نامهٔ رسیده، ارجاع به کارشناس، مطالعه، پاسخ و بایگانی.
۲٫۱ گردش کار در یک نگاه¶
دریافتشده ← دکمهٔ ارجاع ← در انتظار بررسی ← باز کردن فرم توسط گیرنده ← خواندهشده ← ثبت نامهٔ پاسخ ← پاسخ دادهشده
وضعیت |
معنا |
چه کسی اقدام بعدی را انجام میدهد؟ |
|---|---|---|
دریافتشده |
نامه در دبیرخانه ثبت شده ولی هنوز به کسی ارجاع نشده است |
متصدی دبیرخانه |
در انتظار بررسی |
نامه به یک کارشناس ارجاع شده و منتظر مطالعهٔ اوست |
کارشناس گیرنده |
خواندهشده |
گیرنده نامه را باز کرده است |
کارشناس گیرنده (پاسخ یا اقدام) |
پاسخ دادهشده |
برای این نامه، نامهٔ پاسخ ثبت شده است |
— (پایان چرخه؛ قابل بایگانی) |
۲٫۲ ثبت نامهٔ رسیده¶
از مسیر روی جدید کلیک کنید.
نوع گردش را روی وارده بگذارید. با این کار، فیلدهای مخصوص نامهٔ وارده ظاهر میشوند (شمارهٔ نامهٔ فرستنده، تاریخ دریافت، توضیح رسید).
عنوان نامه را بنویسید. عنوان خوب، عنوانی است که شش ماه بعد هم بدون باز کردن نامه بفهمید موضوع چه بوده است.
فرستنده را از فهرست مخاطبین انتخاب کنید. اگر مخاطب وجود ندارد، همانجا نام را تایپ و گزینهٔ ایجاد را بزنید.
شمارهٔ نامهٔ فرستنده و تاریخ نامه را دقیقاً مطابق آنچه روی نامهٔ کاغذی نوشته شده وارد کنید؛ و تاریخ دریافت را برابر زمان واقعی رسیدن نامه بگذارید.
اسکن نامه را در پیوستها بارگذاری و در صورت لزوم برچسب بزنید. سند را ذخیره کنید.
Example
مثال کامل
عنوان: اعلام نتیجهٔ بازرسی ادواری دیگ بخار
فرستنده: شرکت بازرسی فنی آریا
شمارهٔ نامهٔ فرستنده: آب/۱۴۰۴/۸۸۷
تاریخ نامه: ۱۴۰۴/۰۴/۲۱ — تاریخ دریافت: ۱۴۰۴/۰۴/۲۵ ساعت ۰۹:۳۰
برچسبها: نیازمند اقدام، حساس به زمان
پیوست: bazresi-887.pdf
نکته
تفاوت «تاریخ نامه» و «تاریخ دریافت»
«تاریخ نامه» تاریخی است که فرستنده روی نامه زده؛ «تاریخ دریافت» زمانی است که نامه به دست شما رسیده. فاصلهٔ این دو در پیگیریهای حقوقی و مهلتهای قانونی اهمیت دارد، پس هر دو را دقیق ثبت کنید.
۲٫۳ ارجاع نامه به واحد و کارشناس¶
پس از ثبت، نامه باید به مسئول رسیدگی سپرده شود. روی دکمهٔ ارجاع در بالای فرم کلیک کنید. پنجرهٔ ارجاع باز میشود:
فیلد |
توضیح |
|---|---|
سند |
نامهٔ در حال ارجاع (فقطخواندنی) |
واحد مرتبط |
واحد سازمانی مسئول رسیدگی |
کاربر اقدامکننده (الزامی) |
کارشناسی که نامه به او سپرده میشود |
پس از تأیید پنجره:
وضعیت نامه به «در انتظار بررسی» تغییر میکند؛
واحد و کاربر مرتبط روی سند ثبت میشود؛
در کارتابل کارشناس یک فعالیت با عنوان «سند ارجاعشدهٔ جدید» ساخته میشود و یک اعلان نیز برای او ارسال میگردد؛
کارشناس بهصورت خودکار دنبالکنندهٔ نامه میشود تا حتی اگر دسترسی عمومی نداشته باشد، بتواند نامه را باز کند؛
یک ردیف در سوابق سند ثبت میشود.
هشدار
هنگام انتخاب کارشناس
فهرست «کاربر اقدامکننده» بر اساس واحد انتخابشده فیلتر میشود. اگر نام کارشناس مورد نظر را نمیبینید، ابتدا واحد سازمانی درست را انتخاب کنید، یا بررسی کنید که پروندهٔ پرسنلی آن شخص به واحد صحیح متصل و به یک کاربر سامانه لینک شده باشد.
نکته
ارجاع مجدد
اگر نامه به شخص اشتباهی ارجاع شد، کافی است دوباره دکمهٔ ارجاع را بزنید و شخص درست را انتخاب کنید. هر دو ارجاع در سوابق سند باقی میمانند و سابقه پاک نمیشود.
۲٫۴ مطالعهٔ نامه (تغییر خودکار وضعیت)¶
وقتی کارشناس گیرنده فرم نامه را باز کند، وضعیت بهصورت خودکار از «در انتظار بررسی» به «خواندهشده» تغییر میکند و در سوابق ثبت میشود. نیازی به زدن هیچ دکمهای نیست.
توجه
دقیقاً چه کسی نامه را «خواندهشده» میکند؟
فقط باز کردن فرم توسط همان کاربری که نامه به او ارجاع شده وضعیت را تغییر میدهد. اگر متصدی دبیرخانه یا مدیر، نامه را باز کند وضعیت دستنخورده میماند. این تضمین میکند که «خواندهشده» واقعاً به معنای مطالعهٔ شخص مسئول باشد.
۲٫۵ پاسخ به نامه¶
برای تهیهٔ پاسخ، روی دکمهٔ پاسخ کلیک کنید. سامانه یک نامهٔ صادرهٔ جدید باز میکند که این اطلاعات در آن از پیش پر شده است:
نوع گردش: صادره
فرستنده و گیرنده: جای آنها نسبت به نامهٔ اصلی جابهجا شده است
تاریخ نامه: تاریخ امروز
سند والد: همان نامهٔ وارده
تأییدکننده: مدیر مستقیم شما
بهمحض ذخیرهٔ نامهٔ پاسخ، وضعیت نامهٔ وارده بهصورت خودکار «پاسخ دادهشده» میشود و در فرم نامهٔ وارده، دکمهٔ آماری اسناد مرتبط ظاهر میشود که پاسخهای ثبتشده را نشان میدهد.
ادامهٔ مسیر پاسخ (تأیید، ارسال و ...) همان گردش نامهٔ صادره است.
هشدار
پیام خطا: «فقط اسناد خواندهشده قابل پاسخ هستند»
اگر این پیام را دیدید یعنی نامه هنوز در وضعیت «در انتظار بررسی» است و شما کاربر ارجاعشدهٔ آن نیستید. راهحل: کاربر مسئول یکبار نامه را باز کند تا «خواندهشده» شود، یا نامه به شما ارجاع داده شود.
۲٫۶ بایگانی¶
وقتی کار نامه تمام شد، مدیر دبیرخانه میتواند با دکمهٔ آرشیو آن را بایگانی کند. این دکمه در وضعیتهای «در انتظار بررسی»، «خواندهشده» و «پاسخ دادهشده» فعال است.
پس از بایگانی:
روی فرم، نوار قرمز «بایگانیشده» نمایش داده میشود؛
نامه از فهرست عادی کاربران دبیرخانه خارج میشود و فقط با فیلتر «بایگانیشده» (ویژهٔ مدیر) دیده میشود؛
دکمههای عملیاتی غیرفعال میشوند و پیوستها دیگر قابل تغییر نیستند.
نکته
روال پیشنهادی
نامهها را بلافاصله پس از پاسخ بایگانی نکنید؛ اجازه دهید تا پایان دورهٔ پیگیری در فهرست بمانند. بایگانی را بهصورت دورهای (مثلاً پایان هر ماه) روی نامههای «پاسخ دادهشده» انجام دهید.
۲٫۷ چاپ رسید نامهٔ وارده¶
برای تحویل رسید به آورندهٔ نامه، از منوی چاپ در بالای فرم گزینهٔ «چاپ رسید نامه» را انتخاب کنید. در رسید نامهٔ وارده این اقلام چاپ میشود: شمارهٔ نامه، تاریخ و ساعت دریافت، فرستنده، گیرنده، عنوان نامه، توضیح رسید و نام گیرنده جهت امضا.
توجه
فیلد «توضیح رسید»
در تب تحویل، فیلد «توضیح رسید» مخصوص نامهٔ وارده است؛ مثلاً «به همراه یک حلقه لوح فشرده و دو نسخه نقشه تحویل گرفته شد». همین متن روی برگهٔ رسید چاپ میشود.
۲٫۸ فهرست بازبینی روزانهٔ متصدی دبیرخانه¶
همهٔ نامههای رسیدهٔ امروز ثبت و اسکن شدهاند؟
هیچ نامهای در وضعیت «دریافتشده» بدون ارجاع باقی نمانده است؟ (فیلتر وضعیت وارده را ببینید)
نامههای «در انتظار بررسی» که چند روز است باز نشدهاند پیگیری شدهاند؟
نامههای فوری، برچسب و اولویت مناسب گرفتهاند؟
نامهٔ صادره¶
از پیشنویس تا تأیید، ثبت اطلاعات تحویل و ارسال نهایی.
۳٫۱ گردش کار در یک نگاه¶
پیشنویس ← ارجاع برای تایید ← در انتظار تأیید ← تأییدیه ← در انتظار ارسال ← ارسال ← ارسالشده
مسیرهای فرعی از «در انتظار تأیید»: ← نیازمند تغییر ← نیازمند تغییرات ← اصلاح و ارسال مجدد ← در انتظار تأیید ← ← رد ← رد شده
وضعیت |
معنا |
اقدام بعدی با کیست؟ |
|---|---|---|
پیشنویس |
نامه در حال تهیه است و هنوز کسی آن را ندیده |
تهیهکننده |
در انتظار تأیید |
نامه برای تأییدکننده ارسال شده است |
تأییدکننده |
نیازمند تغییرات |
تأییدکننده اصلاحاتی خواسته است |
تهیهکننده |
رد شده |
نامه رد شده و ادامه نمییابد |
— (پایان) |
در انتظار ارسال |
تأیید شده و شمارهٔ اندیکاتور گرفته؛ منتظر ارسال است |
دبیرخانه |
ارسالشده |
نامه با روش مشخص تحویل داده شده است |
— (پایان) |
۳٫۲ تهیهٔ پیشنویس¶
از روی جدید کلیک کنید. نوع گردش پیشفرض همان صادره است.
عنوان و خلاصه را وارد کنید.
فرستنده را انتخاب کنید. در نامهٔ صادره، فهرست فرستنده محدود به شرکت خودتان و واحدهای زیرمجموعهٔ آن است — یعنی نامه از طرف سازمان صادر میشود، نه از طرف یک شخص بیرونی.
گیرنده را انتخاب کنید (سازمان یا شخص مقصد).
تاریخ نامه را بگذارید.
به تب متن نامه بروید و متن کامل را بنویسید؛ همین متن روی سربرگ شرکت چاپ میشود.
در تب مربوط به و اطلاعات کارمند بررسی کنید که تأییدکننده درست باشد. سامانه بهطور خودکار مدیر مستقیم شما را قرار میدهد.
پیوستهای لازم را اضافه و سند را ذخیره کنید.
Example
عنوان: پاسخ به استعلام قیمت تجهیزات — نامهٔ شمارهٔ ۱۴۰۴/۲۳۱۵
خلاصه: ارائهٔ پیشنهاد فنی و مالی برای ۱۲ قلم تجهیز درخواستی، با اعتبار ۳۰ روزه
فرستنده: شرکت ما (واحد بازرگانی) — گیرنده: شرکت پترو صنعت
تأییدکننده: مدیر بازرگانی
سند والد: نامهٔ وارده «درخواست استعلام قیمت تجهیزات»
پیوست: proforma-1404-0117.pdf
نکته
دو راه برای نوشتن نامه
اگر میخواهید نامه در خود سامانه تولید و روی سربرگ چاپ شود، از تب متن نامه استفاده کنید. اگر نامه بیرون از سامانه تایپ و امضا شده، کافی است فایل نهایی را در پیوستها بگذارید. استفادهٔ همزمان از هر دو نیز اشکالی ندارد.
۳٫۳ ارسال برای تأیید¶
پس از آمادهشدن پیشنویس، دکمهٔ ارجاع برای تایید را بزنید.
وضعیت به «در انتظار تأیید» میرود؛
برای تأییدکننده یک فعالیت با عنوان «سند در انتظار تأیید شما» و یک اعلان ساخته میشود؛
تأییدکننده دنبالکنندهٔ نامه میشود و در سوابق سند ردیف جدیدی ثبت میگردد.
هشدار
خطای «لطفاً یک تأییدکننده متصل به کاربر انتخاب کنید»
این خطا زمانی رخ میدهد که فیلد تأییدکننده خالی است، یا کارمند انتخابشده به هیچ کاربر سامانه متصل نیست. راهحل: در تب «مربوط به و اطلاعات کارمند» تأییدکنندهٔ درست را انتخاب کنید؛ اگر مشکل ادامه داشت از مدیر سیستم بخواهید در پروندهٔ پرسنلی آن کارمند، «کاربر مرتبط» را تنظیم کند.
توجه
تغییر تأییدکننده
فیلد تأییدکننده را فقط کاربران گروه دبیرخانه میتوانند تغییر دهند. کاربر عادی این فیلد را میبیند اما نمیتواند ویرایش کند؛ در صورت نیاز به تغییر، از دبیرخانه کمک بگیرید.
۳٫۴ اقدام تأییدکننده¶
تأییدکننده پس از باز کردن نامه، سه گزینه دارد:
الف) تأیید¶
با دکمهٔ تأییدیه:
وضعیت به «در انتظار ارسال» میرود؛
شمارهٔ اندیکاتور نامه در همین لحظه ساخته میشود و در بالای فرم ظاهر میگردد؛
تهیهکننده اعلان «سند تأیید شد» دریافت میکند.
ب) درخواست اصلاح¶
با دکمهٔ نیازمند تغییر پنجرهای باز میشود که در آن باید دلیل (از فهرست آماده) و در صورت نیاز توضیح تکمیلی را وارد کنید.
وضعیت به «نیازمند تغییرات» میرود؛
دلیل و توضیح در تب «نیازمند تغییرات» فرم و نیز در سوابق سند ثبت میشود؛
تهیهکننده اعلان دریافت میکند و میتواند پس از اصلاح، دوباره ارجاع برای تایید را بزند.
ج) رد¶
با دکمهٔ رد و انتخاب دلیل، نامه به وضعیت «رد شده» میرود. برخلاف «نیازمند تغییرات»، نامهٔ رد شده به چرخه بازنمیگردد و فیلدهای اصلی آن قفل میشود.
نکته
رد یا اصلاح؟
اگر ایراد نامه قابل رفع است (غلط املایی، کمبود پیوست، قالب نادرست) از نیازمند تغییر استفاده کنید. رد را برای مواردی نگه دارید که اساس نامه منتفی است — مثلاً نامه به مرجع اشتباه نوشته شده یا موضوع آن دیگر موضوعیت ندارد. همیشه توضیح تکمیلی بنویسید؛ فقط انتخاب دلیل از فهرست، برای تهیهکننده گویا نیست.
۳٫۵ ارسال نهایی و ثبت اطلاعات تحویل¶
در وضعیت «در انتظار ارسال»، کاربر دبیرخانه دکمهٔ ارسال را میبیند. با کلیک روی آن پنجرهٔ اطلاعات تحویل باز میشود:
فیلد |
توضیح |
|---|---|
نوع تحویل (الزامی) |
روش ارسال؛ از فهرست پیکربندیشده انتخاب میشود |
توضیح تحویل |
جزئیات: شمارهٔ مرسولهٔ پستی، نام تحویلگیرنده، ساعت تحویل و ... |
روشهای تحویل آماده در سامانه عبارتاند از: تحویل فیزیکی از طریق پست سازمانی، تحویل الکترونیکی از طریق اتوماسیون اداری، میز خدمت دولت الکترونیک، پیک یا نامهرسان سازمانی، پست سفارشی/پیشتاز، نمابر، و تحویل مستقیم به دبیرخانهٔ مقصد.
پس از تأیید پنجره: وضعیت «ارسالشده» میشود، تاریخ ارسال برابر امروز ثبت میگردد، نوع و توضیح تحویل در تب «تحویل» ذخیره میشود، تهیهکننده اعلان «سند ارسال شد» میگیرد و ردیفی در سوابق ثبت میشود.
Example
مثال توضیح تحویل
«تحویل با پست پیشتاز، بارکد مرسوله ۹۹۲۳۴۵۶۷۸۱۲، رسید پستی در پیوست شماره ۲.»
یا: «تحویل مستقیم به دبیرخانهٔ شرکت پترو صنعت، تحویلگیرنده آقای رضایی، ساعت ۱۱:۱۵، رسید ممهور دریافت شد.»
هشدار
پس از ارسال
در وضعیت «ارسالشده»، عنوان، خلاصه، طرفین، متن نامه و پیوستها قفل میشوند. این محدودیت عمدی است تا نسخهٔ ارسالشده دستنخورده بماند. اگر پس از ارسال متوجه اشتباهی شدید، نامهٔ اصلاحی جدیدی صادر کنید و با فیلد «سند مرتبط» آن را به نامهٔ قبلی وصل نمایید.
۳٫۶ چاپ نامه¶
پس از تأیید (و گرفتن شماره)، از منوی چاپ گزینهٔ «چاپ نامه» را بزنید تا نامه روی سربرگ شرکت با تاریخ و شمارهٔ نامه در بالا و پاورقی شرکت در پایین چاپ شود. برای رسید تحویل نیز گزینهٔ «چاپ رسید نامه» در دسترس است.
۳٫۷ چند نکتهٔ عملی¶
پیش از ارسال برای تأیید، پیوستها را کامل کنید. شایعترین دلیل درخواست اصلاح، «نقص در مدارک و مستندات پیوست» است.
نامهٔ پاسخ را از روی نامهٔ وارده بسازید (دکمهٔ «پاسخ»)، نه از صفر؛ اینطور ارتباط دو نامه حفظ میشود و بعداً زنجیرهٔ مکاتبات قابل ردیابی است.
خلاصه را جدی بگیرید. در جستجوها، خلاصه هم بررسی میشود و یافتن نامه را بسیار سادهتر میکند.
در سوابق سند میتوانید ببینید نامه چند بار برای اصلاح برگشته و دلیل هر بار چه بوده است.
نامهٔ داخلی¶
مکاتبات درونسازمانی: تهیه، تأیید مدیر، مطالعه، پاسخ و بایگانی.
۴٫۱ نامهٔ داخلی چه فرقی با صادره دارد؟¶
نامهٔ داخلی برای مکاتبه بین واحدها و افراد درون سازمان است. تفاوتهای اصلی آن با نامهٔ صادره:
مرحلهٔ «ارسال» و ثبت اطلاعات تحویل ندارد؛ نامه از سازمان خارج نمیشود.
پس از تأیید مدیر، نامه مستقیماً «خواندهشده» و قابل پیگیری میشود.
شمارهگذاری آن الگوی مخصوص خود را دارد:
IND/INT/1404/0001.بایگانی آن نیاز به دسترسی مدیر دبیرخانه ندارد؛ کاربر مرتبط خودش میتواند بایگانی کند.
۴٫۲ گردش کار در یک نگاه¶
پیشنویس ← ارجاع برای تایید ← در انتظار بررسی ← تأیید ← خواندهشده ← پاسخ ← پاسخ دادهشده
اگر تأییدکننده بهجای تأیید، **نیازمند تغییر* را بزند، نامه به وضعیت پیشنویس بازمیگردد تا تهیهکننده آن را اصلاح و دوباره ارسال کند.*
وضعیت |
معنا |
اقدام بعدی با کیست؟ |
|---|---|---|
پیشنویس |
نامه در حال تهیه است |
تهیهکننده |
در انتظار بررسی |
برای تأیید مدیر ارسال شده است |
تأییدکننده |
خواندهشده |
تأیید شده و شمارهٔ اندیکاتور گرفته است |
تهیهکننده / گیرندگان |
پاسخ دادهشده |
برای این نامه پاسخی ثبت شده است |
— (قابل بایگانی) |
۴٫۳ ثبت نامهٔ داخلی¶
سند جدید بسازید و نوع گردش را روی داخلی بگذارید.
عنوان و خلاصه را وارد کنید.
فرستنده را انتخاب کنید. مانند نامهٔ صادره، فهرست فرستنده محدود به شرکت و واحدهای زیرمجموعهٔ آن است.
گیرنده را انتخاب کنید (واحد یا شخص مقصد در سازمان).
تاریخ نامه را وارد کنید و متن را در تب متن نامه بنویسید.
تأییدکننده را در تب «مربوط به و اطلاعات کارمند» بررسی کنید.
در صورت نیاز پیوست اضافه کنید و ذخیره نمایید.
Example
عنوان: درخواست تأمین اقلام مصرفی سهماههٔ سوم
خلاصه: درخواست خرید ۱۴ قلم اقلام مصرفی آزمایشگاه طبق فهرست پیوست، با اولویت اقلام ردیف ۱ تا ۵
فرستنده: واحد آزمایشگاه — گیرنده: واحد تدارکات
تأییدکننده: مدیر فنی
برچسب: اداری، نیازمند اقدام
پیوست: list-mavad-Q3.xlsx
۴٫۴ تأیید و مسیرهای بعدی¶
ارسال برای تأیید¶
تهیهکننده دکمهٔ ارجاع برای تایید را میزند. نامه به «در انتظار بررسی» میرود و برای تأییدکننده فعالیت و اعلان ساخته میشود.
تأیید¶
تأییدکننده دکمهٔ تأییدیه را میزند:
وضعیت به «خواندهشده» میرود؛
شمارهٔ اندیکاتور داخلی ساخته میشود؛
تهیهکننده اعلان تأیید دریافت میکند.
درخواست اصلاح¶
با دکمهٔ نیازمند تغییر و انتخاب دلیل، نامه به پیشنویس برمیگردد و دلیل و توضیح در سوابق سند ثبت میشود. تهیهکننده پس از اصلاح، دوباره برای تأیید میفرستد.
توجه
تفاوت با نامهٔ صادره
در گردش داخلی وضعیت جداگانهای به نام «نیازمند تغییرات» وجود ندارد؛ نامه مستقیماً به پیشنویس بازمیگردد. برای دیدن دلیل بازگشت، به تب سوابق سند مراجعه کنید.
۴٫۵ پاسخ و بایگانی¶
در وضعیت «خواندهشده»، کاربر مرتبط دو دکمه دارد:
پاسخ — یک سند جدید با جایگشت فرستنده و گیرنده باز میکند و نامهٔ فعلی را به «پاسخ دادهشده» میبرد. توجه کنید که سند پاسخ بهصورت پیشفرض از نوع صادره ساخته میشود؛ اگر پاسخ شما هم درونسازمانی است، نوع گردش آن را به داخلی تغییر دهید.
آرشیو — نامه را بایگانی میکند (در وضعیتهای «خواندهشده» و «پاسخ دادهشده» فعال است).
هشدار
این دو دکمه را فقط کاربر مرتبط میبیند
دکمههای «پاسخ» و «آرشیو» در گردش داخلی تنها برای کاربری نمایش داده میشود که در فیلد «کاربر مرتبط» ثبت شده است. اگر آنها را نمیبینید، بررسی کنید که کاربر مرتبط سند چه کسی است.
۴٫۶ چه زمانی داخلی و چه زمانی صادره؟¶
موقعیت |
نوع مناسب |
|---|---|
درخواست خرید از واحد تدارکات |
داخلی |
گزارش عملکرد ماهانه به مدیرعامل |
داخلی |
ابلاغ داخلی تغییر ساعت کاری |
داخلی |
نامه به شرکت پیمانکار |
صادره |
معرفینامهٔ کارمند به بانک |
صادره |
نامه به شرکت مادر یا شعبهٔ ثبتشده بهعنوان شرکت جداگانه در سامانه |
صادره |
مرجع کامل فرم سند¶
توضیح تکتک فیلدها، تبها و دکمههای فرم سند دبیرخانه.
۵٫۱ نوار بالای فرم¶
در نوار بالایی فرم، سمت راست نوار وضعیت (متناسب با نوع گردش) و سمت چپ دکمههای عملیاتی قرار دارند. دکمهها فقط زمانی دیده میشوند که هم وضعیت سند مناسب باشد و هم شما دسترسی لازم را داشته باشید.
دکمه |
در کدام گردش |
در کدام وضعیت |
چه کسی میبیند |
|---|---|---|---|
ارجاع برای تایید |
صادره |
پیشنویس، نیازمند تغییرات |
تهیهکننده (در صورت تعیین تأییدکننده) |
تأییدیه |
صادره |
در انتظار تأیید |
تأییدکننده یا کاربر/مالک دبیرخانه |
نیازمند تغییر |
صادره |
در انتظار تأیید |
تأییدکننده یا کاربر/مالک/مدیر دبیرخانه |
رد |
صادره |
در انتظار تأیید |
تأییدکننده یا کاربر/مالک دبیرخانه |
ارسال |
صادره |
در انتظار ارسال |
کاربر یا مالک دبیرخانه |
ارجاع |
وارده |
دریافتشده، در انتظار بررسی، خواندهشده |
کاربران دبیرخانه |
پاسخ |
وارده |
خواندهشده (یا در انتظار بررسی) |
کاربر مرتبط |
آرشیو |
وارده |
در انتظار بررسی، خواندهشده، پاسخ دادهشده |
مدیر دبیرخانه |
ارجاع برای تایید |
داخلی |
پیشنویس |
تهیهکننده |
تأییدیه |
داخلی |
در انتظار بررسی |
تأییدکننده یا کاربر/مالک دبیرخانه |
نیازمند تغییر |
داخلی |
در انتظار بررسی |
تأییدکننده یا کاربر/مالک/مدیر دبیرخانه |
پاسخ |
داخلی |
خواندهشده |
کاربر مرتبط |
آرشیو |
داخلی |
خواندهشده، پاسخ دادهشده |
کاربر مرتبط |
توجه
دکمهٔ آماری «اسناد مرتبط»
اگر برای این نامه پاسخی ثبت شده باشد، در بالای فرم دکمهای با تعداد پاسخها ظاهر میشود. با کلیک روی آن، فهرست همهٔ اسناد پاسخ باز میشود. اگر پاسخی وجود نداشته باشد، این دکمه نمایش داده نمیشود.
۵٫۲ بخش بالایی (اطلاعات اصلی)¶
فیلد |
توضیح |
نکته |
|---|---|---|
شمارهٔ سند |
شمارهٔ اندیکاتور که در بالای فرم نمایش داده میشود |
همیشه فقطخواندنی است؛ تا تولید نشدن، عبارت «جدید» دیده میشود |
نوع گردش |
وارده / صادره / داخلی |
فقط در وضعیت پیشنویس و فقط توسط کاربران دبیرخانه قابل تغییر است |
عنوان (الزامی) |
موضوع نامه |
در جستجوها بررسی میشود؛ گویا و کوتاه بنویسید |
خلاصه |
چکیدهٔ چند خطی محتوای نامه |
در جستجوها بررسی میشود؛ برای مرور سریع بایگانی بسیار مفید است |
فرستنده (الزامی) |
طرف صادرکنندهٔ نامه |
در صادره/داخلی محدود به شرکت و زیرمجموعههای آن؛ در وارده هر مخاطبی قابل انتخاب است |
شمارهٔ نامهٔ فرستنده |
شمارهای که خود فرستنده روی نامه زده است |
فقط در نامهٔ وارده نمایش داده میشود |
گیرنده |
مقصد نامه |
در وارده معمولاً شرکت خودمان؛ در صادره سازمان مقصد |
تاریخ نامه (الزامی) |
تاریخ درجشده روی خود نامه |
فقط در وضعیت پیشنویس قابل تغییر است |
تاریخ ایجاد |
زمان ثبت رکورد در سامانه |
خودکار و فقطخواندنی |
تاریخ دریافت |
زمان واقعی رسیدن نامه — فقط در نامهٔ وارده |
دستی وارد میشود؛ فقط در وضعیت پیشنویس |
تاریخ ارسال |
زمان ارسال — در صادره/داخلی |
هنگام تکمیل پنجرهٔ تحویل بهصورت خودکار ثبت میشود |
تاریخ مشاهده |
زمان مطالعهٔ نامه |
فقطخواندنی؛ در نامهٔ صادره نمایش داده نمیشود |
شرکت |
شرکت مالک سند |
فقط در حالت چندشرکتی نمایش داده میشود |
برچسبها |
برچسبهای دستهبندی |
چند برچسب همزمان مجاز است؛ در کانبان و جستجو کاربرد دارد |
پیوستها |
فایلهای ضمیمهٔ نامه |
پس از ارسال (صادره) یا بایگانی، قفل میشود |
بایگانیشده |
نشانگر بایگانی بودن سند |
فقط برای مدیر دبیرخانه قابل مشاهده و تغییر است |
۵٫۳ تب «متن نامه»¶
ویرایشگر متن غنی برای نوشتن متن کامل نامه. همین محتوا در گزارش «چاپ نامه» روی سربرگ شرکت چاپ میشود.
امکان قالببندی: تیتر، بولد، فهرست، جدول، تصویر و لینک.
پس از رسیدن سند به وضعیتهای «ارسالشده»، «رد شده» یا «پاسخ دادهشده» قفل میشود.
نکته
نکتهٔ قالببندی
متن را با فونت و اندازهٔ پیشفرض بنویسید و از چسباندن مستقیم متن از ورد با تمام قالببندیهایش پرهیز کنید؛ در چاپ روی سربرگ نتیجهٔ بهتری میگیرید. برای چسباندن متن بدون قالب از کنترل+شیفت+V استفاده کنید.
۵٫۴ تب «مربوط به و اطلاعات کارمند»¶
فیلد |
توضیح |
|---|---|
کاربر تأییدکننده |
کاربر متناظر با کارمند تأییدکننده؛ خودکار محاسبه میشود و فقطخواندنی است |
کارمند تأییدکننده |
کارمندی که باید نامه را تأیید کند؛ پیشفرض: مدیر مستقیم تهیهکننده. فقط کاربران دبیرخانه میتوانند آن را تغییر دهند. در نامهٔ وارده نمایش داده نمیشود |
کاربر مرتبط |
مسئول فعلی نامه؛ در وارده با ارجاع پر میشود و در صادره تهیهکننده است. فقطخواندنی |
واحد مرتبط |
واحد سازمانی مسئول؛ هنگام ارجاع تعیین میشود. فقطخواندنی |
مدل مرتبط و رکورد مرتبط |
اتصال نامه به هر رکورد دیگری در سامانه |
کاربرد «رکورد مرتبط»¶
با این دو فیلد میتوانید نامه را به یک رکورد مشخص در سامانه گره بزنید. ابتدا مدل مرتبط را انتخاب کنید (مثلاً «سفارش فروش») و سپس در رکورد مرتبط نمونهٔ دقیق آن را برگزینید.
Example
مثالهای کاربردی
نامهٔ ادعای خسارت مشتری ← اتصال به سفارش فروش مربوطه
ابلاغیهٔ مالیاتی ← اتصال به سند حسابداری یا اظهارنامهٔ مربوطه
نامهٔ درخواست مرخصی خارج از سامانه ← اتصال به پروندهٔ کارمند
مکاتبهٔ پیمانکار ← اتصال به سفارش خرید
۵٫۵ تب «امنیت و اولویت»¶
فیلد |
مقادیر |
اثر |
|---|---|---|
سطح امنیتی |
عادی / محرمانه / فوق محرمانه |
نامههای محرمانه و فوق محرمانه فقط برای مدیر دبیرخانه و افراد مستقیماً درگیر قابل مشاهدهاند. تنها مدیر دبیرخانه میتواند این فیلد را تغییر دهد. |
اولویت |
عادی / فوری |
نشانگر فوریت رسیدگی؛ در جستجو و مرتبسازی قابل استفاده است. |
هشدار
توجه به ترتیب نمایش
فهرست اسناد بهگونهای مرتب شده که نامههای با سطح امنیتی بالاتر ابتدا نمایش داده میشوند و سپس بر اساس تاریخ نامه (جدیدترین اول). اگر ترتیب فهرست برایتان غیرمنتظره بود، علتش همین است.
۵٫۶ تب «تحویل»¶
فیلد |
توضیح |
|---|---|
نوع تحویل |
روش ارسال نامهٔ صادره؛ هنگام زدن دکمهٔ «ارسال» پر میشود و پس از آن فقطخواندنی است |
توضیح تحویل |
جزئیات تحویل (شمارهٔ مرسوله، نام تحویلگیرنده و ...)؛ فقطخواندنی |
توضیح رسید |
مخصوص نامهٔ وارده؛ آنچه همراه نامه تحویل گرفته شده. روی برگهٔ رسید چاپ میشود |
سند مرتبط (پاسخ) |
نامهای که این سند پاسخ آن است. با دکمهٔ «پاسخ» خودکار پر میشود، اما دستی هم قابل تنظیم است |
نکته
اتصال دستی نامهها
اگر پاسخی را از صفر ساختهاید و فراموش کردهاید از دکمهٔ «پاسخ» استفاده کنید، همینجا در فیلد «سند مرتبط» نامهٔ اصلی را انتخاب کنید تا زنجیرهٔ مکاتبه کامل شود.
۵٫۷ تب «ارتباطات» — رونوشت پنهان¶
در این تب میتوانید کارمندانی را بهعنوان رونوشت پنهان اضافه کنید. این افراد نامه را میبینند اما:
تا زمانی که نامه در وضعیت پیشنویس است، آن را نمیبینند؛
پس از آن، نامه را فقط بهصورت فقطخواندنی مشاهده میکنند و امکان ویرایش هیچ فیلدی را ندارند.
Example
در نامهٔ صادرهای دربارهٔ تسویهحساب یک پیمانکار، مدیر مالی را در رونوشت پنهان بگذارید تا در جریان باشد، بدون آنکه نامش در نسخهٔ چاپی نامه بیاید یا بتواند محتوای نامه را تغییر دهد.
۵٫۸ تب «دلیل رد» و «نیازمند تغییرات»¶
این دو تب فقط زمانی ظاهر میشوند که نامه بهترتیب در وضعیت «رد شده» یا «نیازمند تغییرات» باشد. هر کدام شامل دلیل (از فهرست پیکربندیشده) و توضیح تکمیلی ثبتشده توسط تأییدکننده هستند و فقطخواندنیاند.
۵٫۹ تب «سوابق سند»¶
جدول کامل تاریخچهٔ اقدامات. برای هر اقدام مهم (ایجاد، ارجاع، ارسال برای تأیید، تأیید، رد، درخواست اصلاح، ارسال، بایگانی) یک ردیف ثبت میشود:
ستون |
معنی |
|---|---|
تاریخ ایجاد |
زمان دقیق ثبت اقدام |
تاریخ مشاهده |
زمان مطالعه، در صورت ثبت |
متن وضعیت |
وضعیت سند در آن لحظه |
کاربر ثبتکننده |
کسی که اقدام را انجام داده است |
کاربر اقدامکننده |
کاربر مرتبط سند در آن لحظه |
کارمند تأییدکننده |
تأییدکنندهٔ سند در آن لحظه |
دلیل و توضیح |
در ردیفهای رد یا درخواست اصلاح پر میشود |
واحد |
واحد سازمانی مرتبط در آن لحظه |
توجه
سوابق سند قابل دستکاری نیست
ردیفهای این جدول را نمیتوان ایجاد، ویرایش یا حذف کرد. این ویژگی عمدی است تا سوابق بهعنوان مدرک قابل استناد باقی بماند.
۵٫۱۰ بخش گفتوگو¶
پایین فرم، بخش گفتوگو قرار دارد که امکانات زیر را میدهد:
ارسال پیام برای دنبالکنندگان نامه؛
یادداشت داخلی که فقط همکاران داخلی میبینند؛
برنامهریزی فعالیت با تاریخ سررسید و مسئول مشخص؛
فهرست دنبالکنندگان و امکان افزودن یا حذف آنها؛
تاریخچهٔ تغییر وضعیت که بهصورت خودکار ثبت میشود.
نکته
تفاوت «سوابق سند» و «گفتوگو»
سوابق سند، ثبت رسمی و ساختاریافتهٔ گردش کار است. گفتوگو، فضای ارتباط انسانی و یادداشتهای آزاد. برای هماهنگیهای روزمره از گفتوگو و برای استناد رسمی از سوابق سند استفاده کنید.
نماها، جستجو و پیگیری¶
پیدا کردن سریع نامهها، فیلترهای آماده، گروهبندی و مدیریت کارتابل.
۶٫۱ سه نمای موجود¶
نمای کانبان (پیشفرض)¶
هر نامه بهصورت یک کارت نمایش داده میشود که شامل این اطلاعات است:
پیشنمایش تصویری نخستین پیوست (برای پیدیاف و تصویر)؛ اگر پیشنمایشی موجود نباشد، آیکون عمومی سند نشان داده میشود؛
عنوان نامه؛
وضعیت بهصورت برچسب رنگی، بههمراه تاریخ نامه و شمارهٔ سند؛
پیکان جهت: پیکان سبز رو به پایین یعنی وارده، پیکان قرمز رو به بالا یعنی صادره؛
فرستنده و گیرنده با تصویر مخاطب؛
برچسبها، نشانگر فعالیتها و تصویر کاربر مرتبط.
نکته
نشانگر فعالیت روی کارت
دایرهٔ رنگی فعالیت روی کارت، وضعیت کارهای معوق را نشان میدهد: سبز یعنی سررسید آینده، زرد یعنی امروز، قرمز یعنی عقبافتاده. با یک نگاه به کانبان میفهمید کدام نامهها معطل ماندهاند.
نمای فهرست¶
برای مرور انبوه و مقایسه مناسبتر است. ستونها: شمارهٔ سند، تاریخ نامه، نوع گردش، فرستنده، گیرنده، کاربر مرتبط، واحد و وضعیت.
نمای فرم¶
نمای کامل یک نامه، شامل همهٔ تبها و بخش گفتوگو. شرح کامل در فصل ۵.
۶٫۲ فیلترهای آماده¶
با کلیک روی فلش کنار نوار جستجو، فیلترهای زیر در دسترس است:
فیلتر |
چه چیزی نشان میدهد؟ |
|---|---|
وارده |
نامههای واردهٔ مرتبط با شما — یعنی نامههایی که به شما ارجاع شده یا به واحدی که مدیر آن هستید مربوط است |
واردههای من |
فقط نامههای واردهٔ ارجاعشده به شخص شما |
صادره |
نامههای صادرهٔ شما یا واحد تحت مدیریت شما |
صادرههای من |
فقط نامههای صادرهای که کاربر مرتبط آنها شما هستید |
تاریخ |
نامههایی که تاریخ نامهٔ آنها امروز است |
بایگانیشده |
نامههای بایگانیشده — فقط برای مدیر دبیرخانه |
توجه
تفاوت «وارده» و «واردههای من»
اگر مدیر یک واحد هستید، فیلتر «وارده» علاوه بر نامههای خودتان، نامههای ارجاعشده به واحد شما را هم نشان میدهد. برای تمرکز روی کارهای شخصی از «واردههای من» استفاده کنید.
۶٫۳ گروهبندی¶
گروهبندیهای آماده: نوع گردش، وضعیت وارده و وضعیت صادره.
هنگام ورود به فهرست اسناد، گروهبندی بر اساس نوع گردش بهصورت پیشفرض فعال است؛ بنابراین نامههای وارده، صادره و داخلی در دستههای جدا نمایش داده میشوند. برای دیدن همهٔ نامهها در یک فهرست، این گروهبندی را از نوار جستجو حذف کنید.
Example
مثال ترکیب فیلتر و گروهبندی
میخواهید ببینید چند نامهٔ صادره در انتظار تأیید مانده و هرکدام دست چه کسی است:
۱) فیلتر صادره را بزنید. ۲) گروهبندی وضعیت صادره را اضافه کنید. ۳) به نمای فهرست بروید.
حالا تعداد نامهها در هر وضعیت و ستون «کاربر مرتبط» را یکجا میبینید.
۶٫۴ جستجو¶
در نوار جستجو میتوانید بر اساس این فیلدها جستجو کنید: عنوان، فرستنده، گیرنده، نوع گردش، تاریخ نامه، وضعیت، کاربر مرتبط و واحد.
کافی است عبارت را تایپ کنید و از فهرست پیشنهادی، فیلد مورد نظر را انتخاب نمایید. مثلاً با تایپ «مالیات» میتوانید انتخاب کنید که در «عنوان» جستجو شود یا در نام «فرستنده».
نکته
ذخیرهٔ جستجوی پرتکرار
اگر ترکیب خاصی از فیلترها را مرتب استفاده میکنید، پس از اعمال آنها از منوی «علاقهمندیها ← ذخیرهٔ جستجوی فعلی» آن را ذخیره کنید تا دفعهٔ بعد با یک کلیک در دسترس باشد. با گزینهٔ «فیلتر پیشفرض» میتوانید کاری کنید که هر بار ورود به دبیرخانه، همین نما باز شود.
۶٫۵ کارتابل و پیگیری فعالیتها¶
سامانه در هر انتقال مهم، برای مسئول مرحلهٔ بعد یک فعالیت ایجاد میکند:
رویداد |
فعالیت برای چه کسی؟ |
عنوان فعالیت |
|---|---|---|
ارجاع نامهٔ وارده |
کارشناس گیرنده |
سند ارجاعشدهٔ جدید |
ارسال برای تأیید |
تأییدکننده |
سند در انتظار تأیید شما |
تأیید نامه |
تهیهکننده |
سند تأیید شد |
درخواست اصلاح |
تهیهکننده |
سند برای اصلاح بازگردانده شد |
رد نامه |
تهیهکننده |
سند رد شد |
ارسال نامه |
تهیهکننده |
سند ارسال شد |
فعالیتهای خود را از آیکون ساعت در نوار بالای سامانه میبینید. برای مرور نامههای معطل، در نمای کانبان یا فهرست از فیلترهای فعالیت («فعالیتهای عقبافتاده»، «فعالیتهای امروز») استفاده کنید.
هشدار
فعالیتها را ببندید
پس از انجام کار، فعالیت مربوطه را در بخش گفتوگو علامت «انجام شد» بزنید. در غیر این صورت کارتابل شما با کارهای انجامشده پر میشود و نشانگرهای قرمز معنای خود را از دست میدهند.
۶٫۶ نامههای یک مخاطب¶
در فرم هر مخاطب (کارت اطلاعات طرف مکاتبه)، دو شمارنده اضافه شده است: اسناد ارسالی و اسناد دریافتی. این اعداد نشان میدهند چند نامه از این مخاطب دریافت کردهاید و چند نامه برای او فرستادهاید — نمایی سریع از حجم مکاتبات با هر طرف.
توجه
توجه
این دو شمارنده جنبهٔ اطلاعرسانی دارند. برای دیدن فهرست واقعی نامههای یک مخاطب، به بروید و در نوار جستجو نام آن مخاطب را در فیلد «فرستنده» یا «گیرنده» جستجو کنید.
چاپ نامه و رسید¶
چاپ نامه روی سربرگ شرکت، چاپ رسید تحویل و تنظیم سربرگ و پاورقی.
۷٫۱ دو گزارش موجود¶
هر دو گزارش از منوی چاپ در بالای فرم سند در دسترساند. همچنین میتوانید در نمای فهرست، چند نامه را تیک بزنید و هر دو گزارش را بهصورت گروهی در یک فایل پیدیاف بگیرید.
گزارش |
کاربرد |
نام فایل خروجی |
|---|---|---|
چاپ نامه |
چاپ متن نامه روی سربرگ شرکت جهت امضا و ارسال |
|
چاپ رسید نامه |
برگهٔ رسید تحویل/دریافت جهت امضای طرفین |
|
۷٫۲ گزارش «چاپ نامه»¶
این گزارش، متن نوشتهشده در تب متن نامه را روی سربرگ سازمان چاپ میکند. ساختار صفحه:
بالای صفحه (سمت راست): لوگوی شرکت و در زیر آن، متن سربرگ شرکت (در صورت تنظیم)؛
بالای صفحه (سمت چپ): «تاریخ نامه» و «شماره نامه»؛
بدنه: متن کامل نامه، جداشده با یک خط افقی؛
پاورقی هر صفحه: متن پاورقی شرکت و شمارهٔ صفحه بهصورت «صفحهٔ جاری از تعداد کل صفحهها».
صفحه در قطع A4 عمودی و با چیدمان راستبهچپ آماده شده است.
هشدار
پیش از چاپ، حتماً بررسی کنید
شمارهٔ نامه ساخته شده باشد. نامهٔ صادرهٔ تأییدنشده هنوز شماره ندارد و کادر شماره خالی چاپ میشود. اول تأیید، بعد چاپ.
متن نامه در تب «متن نامه» نوشته شده باشد. اگر نامه را فقط بهصورت پیوست دارید، این گزارش صفحهٔ خالی چاپ میکند؛ در آن حالت خود فایل پیوست را چاپ کنید.
تنظیم سربرگ و پاورقی¶
لوگو، متن سربرگ و متن پاورقی از اطلاعات شرکت خوانده میشوند و مخصوص این ماژول نیستند. مدیر سیستم میتواند آنها را از مسیر ویرایش کند:
لوگو — تصویری با کیفیت مناسب؛ ارتفاع چاپی حدود ۵۶ پیکسل است، پس تصویر افقی نتیجهٔ بهتری میدهد.
سربرگ گزارش — مثلاً شعار یا نام کامل شرکت که زیر لوگو میآید.
پاورقی گزارش — نشانی، تلفن، کد پستی، نشانی وبسایت.
نکته
اگر کاغذ سربرگدار چاپی دارید
در آن صورت لوگو و پاورقی شرکت را در تنظیمات خالی بگذارید تا خروجی پیدیاف فقط شامل تاریخ، شماره و متن نامه باشد و روی کاغذ سربرگدار شما دوبارهکاری نشود. حتماً یک نسخهٔ آزمایشی چاپ بگیرید و حاشیهها را بررسی کنید.
۷٫۳ گزارش «چاپ رسید نامه»¶
یک برگهٔ کوچک کادردار برای تحویل به آورنده یا گیرندهٔ نامه. محتوای آن بر اساس نوع گردش تغییر میکند:
Example
کاربرد عملی
آورندهٔ نامهای از یک اداره به دبیرخانه مراجعه میکند. شما نامه را ثبت و ارجاع میدهید (تا شماره بگیرد)، در فیلد «توضیح رسید» مینویسید «به همراه دو نسخه نقشه»، سپس رسید را چاپ و پس از امضا به آورنده تحویل میدهید.
توجه
رسید نامهٔ صادره
در رسید صادره، «تاریخ و ساعت تحویل» از تاریخ ارسال سند خوانده میشود؛ بنابراین این رسید را پس از انجام مرحلهٔ ارسال چاپ کنید تا تاریخ روی آن درست باشد.
۷٫۴ چاپ گروهی¶
در نمای فهرست، چند سند را با تیک انتخاب کنید و از منوی چاپ گزارش دلخواه را بزنید. خروجی، یک فایل پیدیاف واحد شامل همهٔ اسناد انتخابشده خواهد بود.
نکته
کاربرد
در پایان روز، نامههای واردهٔ ثبتشدهٔ همان روز را فیلتر کنید، همه را انتخاب کنید و رسیدها را یکجا چاپ بگیرید.
۷٫۵ ذخیرهٔ پیدیاف یا ارسال با ایمیل¶
خروجی هر گزارش، یک فایل پیدیاف است که میتوانید ذخیره یا چاپ کنید. اگر میخواهید همان پیدیاف ضمیمهٔ سند بماند، آن را دانلود کرده و در بخش پیوستها بارگذاری کنید؛ این کار بهویژه برای نگهداری نسخهٔ نهایی امضاشدهٔ نامه توصیه میشود.
دسترسیها و محرمانگی¶
چه کسی چه نامهای را میبیند، گروههای کاربری و سطوح امنیتی.
۸٫۱ گروههای کاربری¶
دسترسی هر کاربر از مسیر و در بخش «دبیرخانه» تعیین میشود.
گروه |
مناسب برای |
دسترسی |
|---|---|---|
مالک دبیرخانه |
مسئولانی که باید بتوانند نامه را خودشان تأیید و ارسال کنند |
میتواند دکمههای تأیید، رد، درخواست اصلاح و ارسال را حتی وقتی تأییدکنندهٔ رسمی نیست ببیند و بزند. |
کاربر دبیرخانه؛ (اسناد غیرمحرمانه) |
متصدیان دبیرخانه و کارشناسان مکاتبات |
دسترسی به همهٔ نامههای با سطح امنیتی عادی که بایگانی نشدهاند؛ میتواند نوع گردش و تأییدکننده را تغییر دهد و نامه را ارسال کند. شامل دسترسیهای «مالک دبیرخانه» نیز هست. |
مدیر دبیرخانه |
مدیر یا مسئول ارشد دبیرخانه |
دسترسی کامل به همهٔ نامهها شامل محرمانه، فوق محرمانه و بایگانیشده. تنها گروهی که میتواند سطح امنیتی را تغییر دهد، نامهٔ وارده را بایگانی کند و دادههای پیکربندی (برچسب، نوع تحویل، دلیل رد) را مدیریت نماید. شامل دسترسیهای «کاربر دبیرخانه» نیز هست. |
کاربر عادی سازمان؛ (بدون گروه دبیرخانه) |
سایر کارکنان |
منوی دبیرخانه را نمیبیند، اما نامههای مرتبط با خودش را از طریق اعلان و فعالیت باز میکند و میتواند روی آنها اقدام کند. |
توجه
گروهها روی هم انباشته میشوند
«مدیر دبیرخانه» شامل «کاربر دبیرخانه» و آن نیز شامل «مالک دبیرخانه» است. لازم نیست چند گروه را همزمان به یک کاربر بدهید؛ بالاترین سطح لازم کافی است.
۸٫۲ کاربر عادی چه نامههایی را میبیند؟¶
کاربری که عضو گروههای دبیرخانه نیست، فقط نامههایی را میبیند که بهنوعی با او در ارتباطاند. دقیقتر، یکی از شرطهای زیر باید برقرار باشد:
کاربر مرتبط نامه، خودش باشد؛
کاربر مرتبط نامه، یکی از زیردستان مستقیم او باشد (مدیران، نامههای تیم خود را میبینند)؛
نامه را خودش ایجاد یا آخرین بار ویرایش کرده باشد؛
فرستنده یا گیرندهٔ نامه، مخاطب متصل به خود او (یا سازمان مادر آن مخاطب) باشد؛
دنبالکنندهٔ نامه باشد — سامانه در هر مرحله، مسئول آن مرحله را خودکار دنبالکننده میکند؛
در فهرست رونوشت پنهان نامه باشد و نامه از وضعیت پیشنویس خارج شده باشد.
نکته
چرا گاهی کاربری نامه را نمیبیند؟
شایعترین علت این است که هیچکدام از شرطهای بالا برقرار نیست. سادهترین راهحل: نامه را باز کنید و آن شخص را در بخش گفتوگو به دنبالکنندگان اضافه کنید. با این کار دسترسی خواندن پیدا میکند بدون آنکه لازم باشد به گروه دبیرخانه اضافه شود.
۸٫۳ سطوح امنیتی¶
سطح |
چه کسی میبیند؟ |
کاربرد |
|---|---|---|
عادی |
همهٔ کاربران دبیرخانه و افراد مرتبط |
مکاتبات روزمرهٔ سازمان |
محرمانه |
مدیر دبیرخانه و افراد مستقیماً مرتبط (کاربر مرتبط، تهیهکننده، دنبالکنندگان) |
موضوعات مالی حساس، قراردادها، مسائل پرسنلی |
فوق محرمانه |
مدیر دبیرخانه و افراد مستقیماً مرتبط |
موضوعات حقوقی، امنیتی و راهبردی |
هشدار
نکتهٔ کلیدی دربارهٔ محرمانگی
بهمحض آنکه سطح امنیتی نامهای از «عادی» بالاتر برود، آن نامه از فهرست عمومی کاربران دبیرخانه خارج میشود. اگر متصدی دبیرخانه هنوز باید روی آن کار کند، مطمئن شوید که او دنبالکننده یا کاربر مرتبط نامه است؛ در غیر این صورت پس از تغییر سطح امنیتی، دیگر به آن دسترسی نخواهد داشت.
تغییر سطح امنیتی فقط با مدیر دبیرخانه است و پس از رسیدن نامه به وضعیتهای پایانی (ارسالشده، رد شده، پاسخ دادهشده) قفل میشود.
۸٫۴ رونوشت پنهان¶
افراد فهرستشده در تب ارتباطات بهعنوان رونوشت پنهان:
تا وقتی نامه پیشنویس است، آن را نمیبینند؛
پس از خروج از پیشنویس، نامه را میبینند اما همهٔ فیلدها برایشان فقطخواندنی است — نه عنوان، نه متن، نه پیوست و نه هیچ فیلد دیگری قابل تغییر نیست؛
نامشان روی نسخهٔ چاپی نامه ظاهر نمیشود.
Example
مدیرعامل میخواهد از همهٔ مکاتبات مربوط به یک پروژهٔ حساس مطلع باشد بدون آنکه در گردش تأیید دخالت کند. او را در رونوشت پنهان آن نامهها قرار دهید.
۸٫۵ بایگانی و دسترسی¶
نامهٔ بایگانیشده از فهرست کاربران دبیرخانه خارج میشود و فقط مدیر دبیرخانه با فیلتر «بایگانیشده» میتواند آن را ببیند. این تفکیک باعث میشود فهرست کاری روزانه سبک بماند در حالی که سوابق کامل حفظ میشود.
۸٫۶ چه چیزهایی هرگز حذف نمیشوند¶
سوابق سند — قابل ایجاد، ویرایش یا حذف توسط هیچ کاربری نیست؛
پیامها و تغییرات ثبتشده در گفتوگو — تاریخچهٔ تغییر وضعیت بهصورت دائمی نگهداری میشود؛
شمارههای اندیکاتور مصرفشده — شمارهای که یکبار به سندی داده شد، دوباره تولید نمیشود.
۸٫۷ توصیههای راهاندازی برای مدیر¶
گروه «مدیر دبیرخانه» را فقط به یک یا دو نفر بدهید؛ این گروه به همهٔ نامههای محرمانه دسترسی دارد.
متصدیان دبیرخانه را در گروه «کاربر دبیرخانه» بگذارید؛ برای کار روزانه کافی است.
کارشناسان و مدیران واحدها معمولاً به هیچ گروه دبیرخانهای نیاز ندارند؛ از طریق ارجاع و دنبالکننده شدن، نامههای خود را میبینند.
مطمئن شوید هر کارمند در پروندهٔ پرسنلی خود، هم کاربر مرتبط و هم مدیر مستقیم را ثبت شده دارد؛ گردش تأیید بر پایهٔ همین دو تنظیم کار میکند.
پیکربندی¶
برچسبها، انواع تحویل، دلایل رد، شمارهگذاری و تنظیمات شرکت.
توجه
این فصل برای چه کسی است؟
مدیریت دادههای پیکربندی (برچسب، نوع تحویل، دلیل رد) فقط برای گروه مدیر دبیرخانه امکانپذیر است. سایر کاربران این فهرستها را فقط هنگام انتخاب میبینند.
۹٫۱ برچسبها¶
مسیر:
برچسبها ابزار دستهبندی آزاد نامهها هستند. هر برچسب یک نام و یک رنگ دارد و روی کارتهای نمای کانبان نمایش داده میشود.
برچسبهای آمادهٔ سامانه:
فوری · محرمانه · نیازمند اقدام · جهت اطلاع · اولویت بالا · نگهداری سوابق · حساس به زمان · گزارش · دارای پیوست · دعوتنامه · اداری · مالی · حقوقی · قراردادی · مهم · استعلام · اطلاعرسانی · تأییدیه
افزودن برچسب جدید¶
به فهرست برچسبها بروید و روی جدید کلیک کنید.
نام برچسب را وارد کنید (کوتاه و گویا).
رنگ آن را از انتخابگر رنگ برگزینید.
ذخیره کنید.
نکته
راهبرد برچسبگذاری
برچسب زیاد نسازید. یک مجموعهٔ محدود و پرکاربرد (زیر ۲۰ عدد) بسیار مفیدتر از دهها برچسبی است که هیچکس یکسان از آنها استفاده نمیکند. سه دستهٔ رایج: موضوع (مالی، حقوقی، اداری)، اقدام (نیازمند اقدام، جهت اطلاع) و فوریت (فوری، حساس به زمان).
توجه
بهجای حذف، غیرفعال کنید
اگر برچسبی دیگر استفاده نمیشود، آن را حذف نکنید — چون از روی نامههای قدیمی هم برداشته میشود. بهجای آن، از منوی چرخدنده گزینهٔ «بایگانی» را بزنید تا از فهرست انتخاب خارج شود ولی سوابق دستنخورده بماند.
۹٫۲ انواع تحویل¶
مسیر:
این فهرست هنگام ارسال نهایی نامهٔ صادره نمایش داده میشود. موارد آمادهٔ سامانه:
تحویل فیزیکی از طریق پست سازمانی
تحویل الکترونیکی از طریق سامانههای اتوماسیون اداری
تحویل از طریق میز خدمت دولت الکترونیک
تحویل توسط پیک یا نامهرسان سازمانی
تحویل از طریق پست سفارشی یا پیشتاز
تحویل با نمابر
تحویل مستقیم به دبیرخانهٔ مقصد
میتوانید موارد جدید (مثلاً «تحویل از طریق سامانهٔ ثنا» یا «ارسال با ایمیل سازمانی») اضافه کنید.
۹٫۳ دلایل رد و اصلاح¶
مسیر:
این فهرست هم در پنجرهٔ رد و هم در پنجرهٔ نیازمند تغییر استفاده میشود. موارد آماده:
دلایل مناسب برای رد |
دلایل مناسب برای درخواست اصلاح |
|---|---|
نقص در مدارک و مستندات پیوست |
اصلاح اشتباهات نگارشی یا محتوایی |
عدم انطباق محتوای نامه با قوانین و مقررات سازمانی |
بهروزرسانی اطلاعات بر اساس تغییرات جدید |
فقدان امضای مجاز یا مهر رسمی |
تطبیق با قالب استاندارد سازمانی |
مغایرت اطلاعات نامه با سوابق موجود |
افزودن جزئیات تکمیلی لازم |
ارسال نامه به واحد سازمانی نادرست |
تغییر مخاطب نامه بر اساس صلاحیتهای سازمانی |
توجه
یک فهرست مشترک
سامانه فهرست جداگانهای برای «رد» و «اصلاح» ندارد؛ هر دو از همین فهرست میخوانند. اگر میخواهید کاربران تشخیص دهند کدام دلیل برای کدام اقدام مناسب است، در نام دلیل پیشوند بگذارید — مثلاً «[رد] ...» و «[اصلاح] ...».
۹٫۴ شمارهگذاری اسناد¶
سامانه چهار توالی شمارهگذاری دارد:
توالی |
الگو |
چه زمانی استفاده میشود؟ |
|---|---|---|
شمارهٔ مشترک دبیرخانه |
|
وقتی گزینهٔ شمارهٔ متفاوت فعال باشد — برای همهٔ گردشها |
وارده |
|
وقتی گزینه غیرفعال باشد |
صادره |
|
وقتی گزینه غیرفعال باشد |
داخلی |
|
وقتی گزینه غیرفعال باشد |
تنظیم شیوهٔ شمارهگذاری¶
مسیر: ← گزینهٔ «شمارهٔ متفاوت برای اسناد وارده و صادره»
حالت |
نتیجه |
|---|---|
غیرفعال (پیشفرض) |
هر نوع گردش، توالی شمارهٔ مستقل خود را دارد. نامهٔ واردهٔ ۱ و نامهٔ صادرهٔ ۱ بهطور همزمان وجود دارند. |
فعال |
همهٔ نامهها — چه وارده، چه صادره، چه داخلی — از یک توالی مشترک شماره میگیرند؛ یعنی یک دفتر اندیکاتور واحد. |
هشدار
نام گزینه ممکن است گمراهکننده باشد
با وجود عنوان «شمارهٔ متفاوت»، فعال کردن آن یعنی استفاده از یک شمارهٔ مشترک برای همهٔ گردشها. پیش از تغییر، این جدول را دوباره بخوانید.
هشدار
این تنظیم را وسط سال تغییر ندهید
تغییر شیوهٔ شمارهگذاری پس از صدور تعدادی نامه، باعث ناپیوستگی در دفتر اندیکاتور میشود. بهترین زمان تغییر، ابتدای سال مالی و پیش از صدور اولین نامه است.
تغییر الگوی شماره¶
تغییر پیشوند، تعداد رقمها یا شیوهٔ شروع مجدد شمارهها از تنظیمات مدیریتی انجام میشود. برای جلوگیری از ناپیوستگی شمارهها، این تغییر را به مدیر سیستم بسپارید و ترجیحاً آن را پیش از صدور نخستین نامه در سال جدید انجام دهید.
نکته
شروع دوبارهٔ شمارهگذاری در هر سال
برای شروع شمارهگذاری از عدد ۱ در ابتدای هر سال، از مدیر سیستم بخواهید تنظیم شروع سالانهٔ شمارهها را برای گردشهای موردنیاز فعال کند.
۹٫۵ سربرگ و پاورقی چاپ نامه¶
لوگو، سربرگ و پاورقی از اطلاعات شرکت خوانده میشود؛ شرح کامل در فصل ۷ آمده است.
۹٫۶ فهرست بازبینی راهاندازی اولیه¶
لوگو، سربرگ و پاورقی شرکت را در اطلاعات شرکت تنظیم کنید.
شیوهٔ شمارهگذاری را انتخاب و در صورت نیاز الگوی توالیها را اصلاح کنید.
برچسبها را متناسب با سازمان خود بازبینی و اضافیها را بایگانی کنید.
انواع تحویل را با روشهای واقعی سازمان تطبیق دهید.
دلایل رد و اصلاح را بازبینی کنید.
ساختار واحدهای سازمانی و مدیران مستقیم را در ماژول کارکنان کامل کنید (پایهٔ گردش تأیید و ارجاع).
هر کارمند را به کاربر سامانهاش متصل کنید.
گروههای دسترسی دبیرخانه را طبق فصل ۸ به کاربران بدهید.
یک نامهٔ آزمایشی از هر سه نوع ثبت کنید و کل چرخه را تا انتها طی نمایید.
خروجی چاپ نامه و رسید را یکبار روی کاغذ بررسی کنید.
نکات، رفع اشکال و پرسشهای متداول¶
پیامهای خطا و راهحل، اشتباهات رایج و بهترین روشهای کار روزانه.
۱۰٫۱ پیامهای خطا و راهحل¶
پیام |
علت |
راهحل |
|---|---|---|
لطفاً یک کارمند تأییدکننده که به یک کاربر متصل است انتخاب کنید |
فیلد تأییدکننده خالی است یا کارمند انتخابشده به کاربر سامانه متصل نیست |
در تب «مربوط به و اطلاعات کارمند» تأییدکننده را تنظیم کنید؛ در صورت نیاز از مدیر سیستم بخواهید کاربر مرتبط آن کارمند را در پروندهٔ پرسنلی ثبت کند |
فقط اسناد خواندهشده قابل پاسخ هستند |
روی نامهٔ واردهٔ «در انتظار بررسی» دکمهٔ پاسخ زده شده |
کاربر مرتبط یکبار نامه را باز کند تا «خواندهشده» شود، سپس پاسخ دهید |
دسترسی به این رکورد وجود ندارد |
نامه محرمانه است یا شما با آن ارتباطی ندارید |
از مدیر دبیرخانه بخواهید شما را دنبالکنندهٔ نامه کند یا نامه را به شما ارجاع دهد |
فیلدهای الزامی پر نشدهاند |
یکی از فیلدهای عنوان، تاریخ نامه، نوع گردش، فرستنده یا شرکت خالی است |
فیلدهای قرمزشده را کامل کنید |
۱۰٫۲ «دکمهٔ فلان را نمیبینم»¶
نمایش هر دکمه هم به وضعیت سند بستگی دارد و هم به نقش شما. جدول زیر شایعترین موارد را پوشش میدهد:
دکمهای که نمیبینید |
احتمالاً چون… |
|---|---|
ارجاع برای تایید |
سند در وضعیت پیشنویس نیست، یا تأییدکننده تعیین نشده است |
تأییدیه / رد / نیازمند تغییر |
سند در وضعیت «در انتظار تأیید» نیست، یا شما تأییدکنندهٔ آن نیستید و در گروه دبیرخانه هم نیستید |
ارسال |
سند هنوز تأیید نشده، یا شما در گروه «کاربر/مالک دبیرخانه» نیستید |
ارجاع (وارده) |
نوع گردش سند وارده نیست، یا سند بایگانی شده است |
آرشیو (وارده) |
شما مدیر دبیرخانه نیستید |
پاسخ / آرشیو (داخلی) |
شما «کاربر مرتبط» آن سند نیستید |
هیچ دکمهای |
شما فقط در فهرست رونوشت پنهان هستید؛ دسترسی شما فقطخواندنی است |
۱۰٫۳ پرسشهای متداول¶
چرا نامهٔ صادرهٔ من هنوز شماره ندارد؟¶
شمارهٔ نامهٔ صادره در لحظهٔ تأیید ساخته میشود، نه هنگام ذخیره. تا آن زمان در بالای فرم عبارت «جدید» دیده میشود.
نامهای را اشتباه ثبت کردم؛ میتوانم نوع گردش آن را عوض کنم؟¶
بله، تا وقتی سند در وضعیت پیشنویس/دریافتشده است و شما عضو گروه دبیرخانه هستید. پس از خروج از پیشنویس، نوع گردش قفل میشود؛ در آن صورت سند را باطل و نامه را از نو ثبت کنید.
نامه را به شخص اشتباهی ارجاع دادم.¶
دوباره دکمهٔ «ارجاع» را بزنید و شخص درست را انتخاب کنید. هر دو ارجاع در سوابق سند ثبت میمانند.
چطور بفهمم نامهٔ ارجاعشده خوانده شده یا نه؟¶
وضعیت نامه را ببینید: «در انتظار بررسی» یعنی هنوز باز نشده، «خواندهشده» یعنی کاربر مسئول آن را باز کرده است. زمان دقیق در تب سوابق سند ثبت است.
میتوانم نامه را بدون تأیید ارسال کنم؟¶
خیر، مسیر تعریفشده از تأیید میگذرد. اما اگر عضو گروه «مالک دبیرخانه» یا بالاتر باشید، میتوانید خودتان دکمهٔ تأیید را بزنید و بلافاصله ارسال کنید — یعنی نقش تهیهکننده و تأییدکننده در یک نفر جمع میشود.
پس از ارسال، متوجه اشتباه در متن نامه شدم.¶
نامهٔ ارسالشده قفل است و عمداً قابل ویرایش نیست. نامهٔ اصلاحی جدیدی صادر کنید و در فیلد «سند مرتبط» آن را به نامهٔ قبلی وصل نمایید تا زنجیره روشن باشد.
میتوانم نامه را برای چند نفر همزمان ارجاع دهم؟¶
فیلد کاربر مرتبط فقط یک نفر را میپذیرد — یعنی همیشه یک مسئول مشخص وجود دارد. برای مطلع کردن دیگران، آنها را در بخش گفتوگو به دنبالکنندگان اضافه کنید یا در فهرست رونوشت پنهان بگذارید.
پیشنمایش پیوست در کانبان نمایش داده نمیشود.¶
پیشنمایش فقط برای فایلهای پیدیاف و تصویری ساخته میشود و ممکن است لحظاتی طول بکشد. برای فایلهای ورد، اکسل و مانند آنها، آیکون عمومی سند نمایش داده میشود — این رفتار طبیعی است.
نامهٔ محرمانهای را نمیبینم که قبلاً میدیدم.¶
احتمالاً سطح امنیتی آن از «عادی» بالاتر رفته یا نامه بایگانی شده است. با مدیر دبیرخانه تماس بگیرید.
تفاوت «تاریخ نامه» و «تاریخ ایجاد» چیست؟¶
«تاریخ نامه» تاریخی است که روی خود نامه درج شده و شما وارد میکنید؛ «تاریخ ایجاد» زمانی است که رکورد در سامانه ساخته شده و خودکار ثبت میشود.
۱۰٫۴ اشتباهات رایج¶
اشتباه |
پیامد |
بهجای آن |
|---|---|---|
ثبت نامهٔ رسیده با نوع «صادره» |
فیلدهای وارده ظاهر نمیشوند و شماره از توالی اشتباه گرفته میشود |
پیش از هر کار، نوع گردش را بررسی کنید |
ساختن نامهٔ پاسخ از صفر |
ارتباط دو نامه گم میشود و نامهٔ اصلی هرگز «پاسخ دادهشده» نمیشود |
از دکمهٔ «پاسخ» روی نامهٔ اصلی استفاده کنید |
عنوانهای کلی مثل «نامه» یا «پیرو مذاکرات» |
یافتن نامه در آینده تقریباً غیرممکن میشود |
عنوان مشخص با موضوع و در صورت لزوم شمارهٔ مرجع بنویسید |
خالی گذاشتن توضیح هنگام رد یا درخواست اصلاح |
تهیهکننده نمیداند دقیقاً چه چیزی را اصلاح کند |
همیشه در کنار دلیل، توضیح تکمیلی بنویسید |
حذف برچسبهای بلااستفاده |
برچسب از روی نامههای قدیمی هم برداشته میشود |
برچسب را بایگانی (غیرفعال) کنید |
بیتوجهی به فعالیتهای باز |
کارتابل پر میشود و هشدارهای واقعی گم میشوند |
پس از انجام هر کار، فعالیت را «انجام شد» علامت بزنید |
بالا بردن سطح امنیتی بدون افزودن متصدی به دنبالکنندگان |
دبیرخانه دسترسی خود را به نامه از دست میدهد |
پیش از تغییر سطح امنیتی، افراد لازم را دنبالکننده کنید |
۱۰٫۵ روال پیشنهادی روزانه¶
متصدی دبیرخانه¶
نامههای رسیدهٔ امروز را ثبت، اسکن و پیوست کنید.
هر نامه را بلافاصله به واحد و کارشناس مربوطه ارجاع دهید.
رسیدهای لازم را چاپ و تحویل دهید.
نامههای صادرهٔ «در انتظار ارسال» را با ثبت اطلاعات تحویل، ارسال کنید.
نامههای «در انتظار بررسی» که چند روز راکد ماندهاند را پیگیری کنید.
کارشناس¶
کارتابل فعالیتها را باز کنید و نامههای ارجاعشده را مطالعه نمایید.
برای نامههایی که پاسخ میخواهند، از دکمهٔ «پاسخ» پیشنویس بسازید.
پیشنویس آماده را برای تأیید بفرستید و فعالیت خود را ببندید.
تأییدکننده¶
فهرست «در انتظار تأیید» را مرور کنید.
متن و پیوستها را بررسی و در صورت تأیید، دکمهٔ تأییدیه را بزنید.
در صورت ایراد، با ثبت دلیل و توضیح روشن، درخواست اصلاح دهید.
۱۰٫۶ نکات کوتاه¶
پیش از ثبت مخاطب جدید، جستجو کنید؛ مخاطب تکراری، آمار مکاتبات را دو تکه میکند.
نام فایلهای پیوست را گویا بگذارید:
ghardad-1404-0117.pdfبهتر ازscan001.pdfاست.در خلاصهٔ نامه، شمارهٔ مرجع طرف مقابل را هم بنویسید تا در جستجو پیدا شود.
برای نامههای دارای مهلت، در بخش گفتوگو یک فعالیت با تاریخ سررسید برنامهریزی کنید.
پیش از هر اقدام روی نامهای که سابقهٔ رفتوبرگشت دارد، یک نگاه به تب «سوابق سند» بیندازید.
توجه
این نسخه بر اساس امکانات توصیفشده در فایلهای راهنمای ماژول دبیرخانه تهیه شده است. نام فایلها، قالبهای شمارهگذاری و میانبرهای صفحهکلید فقط در جاهایی حفظ شدهاند که کاربر در کار روزانه به آنها نیاز دارد.